Ana içeriğe atla
Üretkenlikten ödün vermeden süreçleri standartlaştırın
Sosyal medyada paylaşın

Üretkenlikten ödün vermeden süreçleri standartlaştırın

Danny Coleman
Danny Coleman
5 Mart 2024
7 dakikalık okuma
Farklı araçlarla farklı yerlerde çalışan insanlar
Danny Coleman
Danny Coleman
5 Mart 2024
7 dakikalık okuma
E-posta iş yerinin vazgeçilmezi olmaya devam ederken, Üretkenlik yere bağlı değildir raporumuz tercih, kullanım kolaylığı ve güvenlik sayesinde anlık mesajlaşma araçlarının yavaş yavaş öne çıktığını öne sürüyor. İş yerinde iş yönetimi araçlarının daha yaygın hâle geldiği ve çoğu şirketin iş birliğini ve iletişimi desteklemek amacıyla bu araçları kullanıp bunlara yatırım yaptığı açıktır.
Teknoloji ararken, yaygın bir yaklaşım türünün en iyisi stratejisini izlemektir. Bu doğrultuda gereksinimlerinizi en iyi şekilde karşılayan araçları seçmek ve ardından bunları kuruluş genelinde standart hâle getirmek gerekir. Bu yaklaşımın birçok avantajı vardır ancak her zaman çözüm değildir. İş yönetimi araçları, ekiplerinizin ve sizin daha üretken olmanıza yardımcı olmayı amaçlar ancak bu araç setinizi otomatik olarak standartlaştırmak anlamına gelmez. Herkese uyan tek bir çözüm yoktur, yani yaklaşımınızın kuruluşunuza özgü olması gerekir.

Bu blog yazısında, araç standardizasyonuyla ilgili hâkim görüşe meydan okuyoruz. Avantajları ve zorlukları inceleyerek "Neden standartlaştırmanız gerekiyor?" sorusunu ele alıyoruz. Haydi başlayalım.
Araç standardizasyonunun faydaları
Standartlaştırmayı seçerseniz sizi bekleyen pek çok avantaj vardır. Önemli olanlardan bazılarına göz atalım.
  1. Etkili iş birliği: Standardizasyon ekiplerin diğer ekiplerle etkili bir şekilde çalışmalarına yardımcı olur. Her iki tarafın da geçiş yapmasını veya uyum sağlamasını gerektirmeden aynı araç içinde iletişimi ve iş birliğini kolaylaştırır. Yani platformdan ayrılmadan belge yükleyebilir ve sohbet edebilirsiniz. Ayrıca, uzaktan ve hibrit çalışanlar için aynı dijital alanda gerçekleştikleri için konuşmaları takip etmek daha kolaydır.
  2. Kolay bilgi paylaşımı,herkes aynı araçları, süreçleri ve work flow'ları kullandığındanekipler içinde ve arasında bilgi paylaşımı için standart, tekrarlanabilir bir yol oluşturur.
  3. Daha az bağlam değişimiyleekiplerin araçları değiştirmesi gerekmez ve her şeyi tek bir yerde bulabilirler, bu da işe odaklanma yeteneklerini artırır.
  4. Maliyetlerin düzenlenmesi yoluylakarmaşık sistemleri yönetmenin ve sürdürmenin maliyetlerini azaltabilir. Aynı anda yönetmeniz gereken ne kadar çok aracınız olursa lisanslara, eğitime ve desteğe o kadar çok harcama yaparsınız. Bir aracı yalnızca birkaç kişi kullandığında kurumsal lisanslardan yararlanamazsınız. Standardizasyon, ücretli yazılımınızı kullanma şeklinizi optimize eder, faturalandırmayı ve tedariği basitleştirir ve daha düşük yükseltme maliyetleri sunar.
  5. Daha fazla görünürlük:sayesinde tüm ekipler aynı araçları kullandığında, takip ve izleme işi kolaylaşır ve değerli, eyleme geçirilebilir bilgiler elde etmeyi, veri analizine ve raporlarına erişmeyi kolaylaştırır. Süreçlerinizi uyumlu hâle getirmek, bir iş yönetimi aracını uygulamadan önce herkesin ortak bir strateji doğrultusunda çalışmasını sağlar. Bizim pazarlama ekibi case study'miz daha fazlasını açıklıyor.
Araç standardizasyonunda yaşanan zorluklar
Dengeyi sağlamak adına standardizasyonun dezavantajlarını da göz önünde bulundurmak gerekir. Kritik zorluklardan bazılarına göz atalım.
  1. Yaratıcılığın sınırlanması:Araçları zorunlu kılmak ve standartlaştırmak seçme özgürlüğünü ortadan kaldırır, bu da ekiplerinizin yaratıcılığına ve inovatif yönüne zarar verebilir.
  2. Farklı ekiplerin benzersiz gereksinimlerini göz ardı etme:Departmanlar farklı şekilde çalışır, dolayısıyla da benzersiz gereksinimleri vardır. Tercih yetilerini ortadan kaldırarak hangi araçları kullanmak istedikleri konusundafarklı fikirleri olabilecek ayrı ekip tercihlerini göz ardı edebilirsiniz. Sonrasında araçların ihtiyaçlarına uymaması durumunda geçici çözümlere başvurulabilir veya verimlilik düşebilir.
  3. Yüksek ön yatırım:Şüphesiz teknoloji pahalıdır. Standardizasyon, önemli tutarda ön veya sürekli yatırım gerektirebilir. Aracın lisansı, aboneliği, bakımı veya özelleştirilmesi için ödeme yapmanız ve ek eğitim, entegrasyon veya geçiş maliyetlerine bütçe ayırmanız gerekebilir. Bununla birlikte, maliyet tasarrufunu göz önünde bulundurmak da önemlidir. Bazı işletmelerde, tek bir araçta standardizasyon para tasarrufu sağlar.
  4. Sürecin kökten değişmesi:İş yönetimi araçları, projelerinizin sorunsuz yürütülmesine yardımcı olacak özelliklerle doludur. Ancak bir araç değişikliği genellikle work flow'larda ve süreçlerde kısa süreli aksamalara neden olur ve araçların sağlam süreçleri desteklediğini unutmamak önemlidir. Yine de önce temellerin atılması gerekir.
İş yönetimi araçları
Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok iş yönetimi aracı vardır ve bazen nereden başlayacağınızı bilmek zordur.. Uzmanlığımız ve dünyanın önde gelen teknoloji sağlayıcılarıyla yaptığımız iş ortaklıklarımızın birleşimiyle, sizi ihtiyaçlarınızı karşılayacak en iyi çözümlere yönlendirebiliriz.
Sizin için uygun olan, tercih ettiğiniz araçlarla çalışmanıza olanak tanıyan harika entegrasyon özellikleri sunan monday.comgibi bir araç olabilir. Alternatif olarak, Atlassian Jirateknik ve iş ekipleri arasında köprü kurarak bir kuruluştaki herkesin Atlassian araçlarını kullanarak etkili bir şekilde iş birliği yapmasına olanak tanır.

Son hususlar
İş yönetimi araçları söz konusu olduğunda, hedef üretkenliktir. Ekiplerinizin günlük çalışmalarından en fazlasını elde etmesini sağlayacak yaklaşım hangisidir? Standardizasyonun kuruluşunuz için doğru yaklaşım olup olmadığını düşünürken bunu aklınızda bulundurun. Kültürünüzü, hedeflerinizi ve süreçlerinizi hesaba katmak ve bu uyumun en anlamlı olduğu durumu değerlendirmek de önemlidir. Herkese uyan tek bir çözüm yoktur, yani standardizasyon kararınızın kuruluşunuza özgü olması gerekir.

İş yönetimi aracının standardizasyonu hakkında daha fazla sorunuz mu var?
Her kuruluşun farklı olduğunu biliyoruz, bu nedenle ihtiyaçlarınızı bizimle görüşmenizi öneriyoruz. Uzmanlarımız hangi ekipte olursanız olun, ne zaman standartlaştırma yapacağınıza ve bunun ne zaman uygun olmayacağına karar vermenize yardımcı olabilir. Sizi doğru karara yönlendirebilir ve iş için doğru araçları bulmanıza yardımcı olabiliriz.
Yazan
Danny Coleman
Danny Coleman
İşletme Bilgi Hizmetleri Müdürü
Danny, İşletme Bilgi Hizmetleri Müdürü olarak monday.com hizmetlerini genişletmeye odaklanmaktadır. İş süreçlerini ve ekip dinamiklerini geliştirmeye kendini adamış bir lider olarak operasyonlarda mükemmelliği, özgünlüğü ve şeffaflığı vurgular. Amacı, ekibinin iş deneyimine olumlu etki etmektir.
Work management