İş yönetimini basitleştirin: pazarlama ekipleri için 5 adım

Araçların çokluğu ve yaygınlığı, işlevler arası ve çok düzeyli iletişimle birleşince kaçınılmaz olarak bazı önemli zorluklar ortaya çıkmaktadır. Şimdi en yaygın olanlardan bazılarına bakalım.

Öncelikle araçları ele alalım. Bu büyüklükteki kuruluşlar genellikle diğer görevlerin yanı sıra müşteri ilişkilerini yönetmek, potansiyel müşterileri puanlamak, kampanyalar başlatmak ve bunların etkilerini analiz etmek için çeşitli araçlar kullanmaktadır. Bununla birlikte, sorunsuz bir entegrasyon olmadan bilgi akışı tıkanabilir veya bu araçlarla sınırlı kalabilir, bu da müşteri davranışlarını ve tercihlerini anlamayı zorlaştırır. Bu nedenle, pazarlama ekipleri ayrıntılı work flow'ları yönetmek, iletişimi iyileştirmek ve etkili iş birliğini beslemekten oluşan karmaşık bir görevle karşı karşıyadır. Geleneksel proje yönetimi araçları, günümüzün dinamik ortamında pazarlama ekiplerinin özel taleplerini karşılamakta yetersiz kalabilir. Neden? Bu araçlar genellikle her zaman kullanışlı olmayan özel, tek kullanımlık işlevlere sahiptir. Entegre edilmeleri gerekir ya da bu zorlukların bir araya gelmesi, güncellemeleri birden fazla yerde tekrarlayarak zaman kaybına ve sinir bozucu araç değişimlerine yol açar.

Tipik bir pazarlamacı araç seti şunları içerebilir:

Belirli iş yönetimi araçları ile work flow'lar, görev takibi, otomasyonlar, kaynak yönetimi, iletişim ve iş birliği tek bir yerde yapılabilir, bu da çok önemli stratejik düşünme ve yaratıcılığa alan açarak kullanılan araç sayısını azaltır. İş yönetimi araçları, tüm iş faaliyetlerini yönetmek için tek bir platform sağlayarak günlük pazarlama görevlerinin neden olduğu kaosa ve heyecana düzen getirmeye yardımcı olur.

Ekiplerinizin ne kadar çok araç kullandığını (veya neredeyse hiç kullanmadığını), departmanınızın ne kadar çok para harcadığını ve bu araçları ekipleriniz için tedarik etmek, uygulamak ve sürdürmek üzere ne kadar çok kaynak gerektiğini hatırlayalım.

Ayrıca, bir yerde birikip dışarı kapalı olanlar yalnızca araçlar değildir. Artan sistem sayısıyla (ve insan sayısıyla) birlikte, tüm bilgileri ve bunların nasıl birbirine bağlandığını ele almak zor olabilir. Pazarlama bölümünün her şeyi bilmesi gerekmese de (örneğin, satış rakamlarından çok müşteri verileriyle ilgilenirsiniz) veri toplama, depolama ve kullanma konusunda net bir yönetişim bulunan merkezî bir sisteme sahip olmak çok önemlidir.

Bir kuruluş belirli bir boyuta ulaştığında gereken görevlerin hacmi ve genişliği, hedef kitleleri manuel olarak bölümlere ayırmak ve temas noktalarında eş zamanlı kampanyalar başlatmak gibi manuel işleri zorlaştırabilir.

Otomasyon ve yapay zekâ, veri toplama, hatta içerik oluşturma gibi konularda size yardımcı olabilir. Sorunları azaltmaya ve emek israfını ortadan kaldırmaya yardımcı olur. Anketimiz, pazarlamacıların %75'inin çalışma ortamlarında üretkenliği desteklemek için otomasyon araçlarını zaten yararlı bulduğunu gösterdi. Gartner'ın CMO'lar için tahminlerine göre 2025 yılına kadar, pazarlama görevinde yapay zekâ kullanan kuruluşlar, personellerinin faaliyetlerinin %75'ini üretimden daha stratejik faaliyetlere kaydıracak. Pazarlamada yapay zekânın benimsenmesi, pazarlama yaklaşımında önemli bir değişiklik olacak.

Ancak unutmayın, doğru kültür, uygulamalar ve araçlar kullanılmıyorsa bu süreçleri ölçeklendirirken sorunlar ortaya çıkabilir.

Kaynak talebi arttıkça, yönetim karmaşıklaşabilir ve özellikle çalışanlar birden fazla yerde ve saat diliminde çalışıyorsa iletişim bozulabilir. Bu talep meşgul, verimsiz ekiplere, yinelenen çalışmalara ve departmanın hedefleriyle uyumlu olmayan projelere boşa zaman harcanmasına yol açabilir.

Ne yazık ki, anketimizi dolduran pazarlama ekiplerinin ve departmanlarının ancak yarısından azı (%48) ekiplerindeki, departmanlarındaki veya kuruluşlarındaki iş birliği ve iletişim düzeyini "çok iyi" olarak değerlendirdi.

Ekiplerin bu zorluklarla doğrudan yüzleşmesine yardımcı olan önemli bir alan, pazarlama çalışması yönetimidir (MWM). MWM, üretkenliği artırmak için rutin ve geçici görevleri basitleştirir ve genellikle monday.com veya JIRA Work Management gibi pazar lideri bir araçla desteklenir.

Pazarlama ekiplerinizin daha verimli iş birliği yapmaları ve tüm araçlarınızı tek bir yerde bir araya getirmeleri için bir yapı oluşturmanıza yardımcı olur. Görünürlük elde etmek, gerekli bilgileri bulmak ve işinizi bitirmek için artık farklı sistemler arasında gidip gelmek yok. İş yönetiminin bu zorlukları doğrudan nasıl ele aldığına bakalım.

Birbiriyle bağlantısı olmayan çok sayıda araçla uğraşmaktan bıktınız mı? İş yönetimi çözümleri, tüm uygulamalarınızı bir araya getirir, böylece ihtiyacınız olan tüm bilgi ve işlevler tek bir yerde olur. Bu birleştirme araç geçişlerini de azaltır, dolayısıyla çalışanlarınız işlerini yapmak için daha fazla zaman harcayabilir.

Pazarlama departmanı ile işletmenin diğer bölümleri arasındaki bu iletişim tıkanıklıklarına veda edebilirsiniz. İş yönetimi ile, hedefleri ve en iyi uygulamaları uyumlu hâle getirmek ve işi yapmak için görevler arası ekipler oluşturmak çok daha kolaydır.

Tam görünürlükle, gerçek zamanlı verilere dayanarak iş yüklerini izleyebilir ve ekiplerinize atayabilirsiniz. Bu genel bakış aynı zamanda bütçeleri yönetmeyi, ilerlemeyi izlemeyi ve güvenle raporlamayı da kolaylaştırır (daha fazla tahmine gerek yoktur).

Doğru iş yönetimi çözümü ve uygulamalarıyla, kaynaklarınızdan en iyi şekilde yararlanabilirsiniz ve ekiplerinizin mümkün olduğunca verimli olmaları için ihtiyaç duydukları her şeye sahip olur. Süreçleri basitleştirmek ve manuel çabaları minimuma indirmek için otomatik work flow'ları da kullanabilirler.

Pazarlamacılara, ekiplerinin veya departmanlarının üretkenliğine hangi faktörlerin olumlu katkıda bulunduğunu sorduğumuzda, %75'i amaç ve hedeflere ilişkin net bilgiye sahip olmanın öneminden söz etti. %90'ı ise iş birliği araçlarına güveniyor. Çalışanların yaptıkları işlere ve bunların arkasındaki nedenlere ilişkin görünürlüğün, etkili bir şekilde çalışabilme gibi o işe ilişkin verimliliği ve hevesi önemli ölçüde etkilediği açıktır.

İş yönetimi araçları, iletişimi geliştirmeye ve dağıtılmış ekiplerde iş birliğini teşvik etmeye yardımcı olarak herkesi daha bağlı ve motive durumda tutar. Motivasyon eksikliğini önlemeye yardımcı olur ve daha sağlıklı, daha mutlu ekipler oluşturmanızı sağlar.