Yalın Portföy Yönetiminizi geliştirmenin sekiz yolu

Yalın metodolojinin bir uzantısı olan Yalın Portföy Yönetimi (LPM), agile uygulamaların geniş çaplı iş hedefleri portföyünde uygulanmasıdır. Ana hedefi, israfı ve dikkatsiz harcamaları en aza indirerek kuruluşların verimliliği ve değeri en üst düzeye çıkarmasına yardımcı olmaktır.

Hayattaki çoğu şeyde olduğu gibi LPM konusunda da ne ekerseniz onu biçersiniz. Tam potansiyellerini ortaya çıkarmak için LPM süreçlerinize ince ayar yapmak önemlidir. Bu blog yazısında bunu yapmanın en iyi yollarını keşfedeceğiz.

LPM'ye genel bir bakış için şu blog yazımızı okuyun: Yalın Portföy Yönetimine Başlama. Stratejik Portföy ile Proje Portföyü arasındaki farkları keşfetmek için buradan okuyabilirsiniz.

1. Agile ve Yalın uygulamaları benimseyin

LPM, hem verimliliği hem de duyarlılığı artırmak için Agile ve Yalın uygulamalar üzerine inşa edilmiştir. Scrum ve Kanban gibi Agile metodolojilerini benimsemek, ekiplerin sık sık değer sunmasına, geri bildirime yanıt vermesine ve değişen koşullara hızlı bir şekilde uyum sağlamasına olanak tanır.

2. Bağımlılıkları görselleştirmek ve yönetmek için Kanban'ı kullanın

Bağımlılıklar çalışmanızın kalitesini, hızını ve kapsamını etkileyebilir ve doğru yönetilmezse darboğazlar veya gecikmeler oluşturabilir. Kanban, bağımlılıkları görselleştirmenize ve yönetmenize yardımcı olmak için devreye girebilir. Akış tabanlı sistemi, ekiplerin work flow'larını görselleştirmelerine ve anlamalarına, verimliliği optimize etmelerine ve durmaksızın gelişmelerine yardımcı olur. Paydaşlar, ortak Kanban panoları ve çizelgeleri aracılığıyla önceliklerinin genel resme nerede uyum sağladığını daha iyi anlar. Ayrıca ekrandaki iş yükünün tam kapsamı hakkında bilgi sahibi olduklarında ve diğer kaynak taleplerinin önemini anladıklarında paydaş beklentilerini yönetmek daha kolaydır. Olağanüstü görünürlük seviyesi sayesinde Kanban, yalın ve Agile ilkelerini benimsemelerine yardımcı olmak için birçok kuruluş tarafından benimseniyor ve işin farklı bölümlerine yayılıyor.

3. Yalın yönetişim uygulayın

LPM; ekipleri güçlendiren ve merkezî olmayan karar vermeyi destekleyen, daha hızlı yanıtlar sağlayan, karar vermeyi kolaylaştıran, bürokratik genel yükü azaltan ve bir sahiplik ve hesap verebilirlik kültürünü teşvik eden hafif yönetişim yapılarını bünyesinde barındırır.

4. Portföy genelinde çeviklik oluşturun

Portföy ancak en zayıf ekibi kadar başarılıdır. Liderler, portföy genelinde tüm ekiplerle sağlam ve Agile bir kültür oluşturmalıdır. Kapsamlı bir portföy, ekip düzeyinde kullanılan Agile ilkelerinin kuruluş genelinde ölçeklendirilmesini, izlenmesini ve paylaşılmasını gerektirir.

5. Devam Eden Çalışma (WIP) sınırlarını kullanın

WIP sınırı belirlemek, zamandan ve paradan tasarruf etmek anlamına gelir. WIP sınırı, her work flow'daki maksimum çalışma miktarını belirler. Devam eden çalışma miktarını sınırlamak, bir ekibin work flow'daki verimsizliği belirlemeyi kolaylaştırır. WIP kuyruğuna çok fazla öge beslendiğini varsayalım. Bu durumda, ekipler kendilerini darboğazlar ve düşük moral gibi olumsuz sonuçlara yol açabilecek çok sayıda unsurla uğraşırken bulabilirler. WIP sınırı ile ne kadar işin sürecinizden geçeceğini yönetebilirsiniz. Bir seferde yönetilebilir sayıda proje, projelere öncelik vermeyi kolaylaştırır ve ekipler artık gerekli olmayanları birikmiş işlerden kaldırılabilir.

6. Ekip çeşitliliğini benimseyin

Bir kuruluştaki her ekip, kapsayıcı şirket hedeflerini ve vizyonunu anlamalı ve bunlar doğrultusunda çalışmalıdır. Bununla birlikte, ekipler tek tek süreçleri ve teslimatı optimize etme yöntemlerini geliştirmeye teşvik edilmelidir. Örneğin, Agile ekipleri farklı yayım kültürlerine sahiptir: Scrum ekipleri genellikle her sprintin sonunda yazılım yayımlarken Kanban ekipleri sürekli yayımı uygular. Portföy düzeyinde, her iki departman da Agile ilkelerini takip etmede birleşmiş olsa da ekipler farklı work flow'lara ve süreçlere sahip olabilir. Çeşitlilik; büyük Agile portföylerine ortak bilgiyi sunar, daha fazla bilgi akıcılığını ve hareketliliğini teşvik eder.

7. İş birliğini ve iletişimi geliştirin

Portföy genelinde başarılı iletişimde ustalaşmış kuruluşlar bilgi paylaşır, kurumsal silolar arasındaki engelleri aşar ve kuruluş genelinde bağlamı düzenli olarak paylaşır. Şeffaflık kültürünü güçlendirmek için hedefleri, ilerlemeyi ve engelleri herkes için şeffaf hâle getirin. Bu, kuruluş içindeki rolden bağımsız olarak ekip arkadaşları ve ekip dışındaki iş arkadaşları arasında saygıyı artırır.

8. Ölçümler ve geri bildirim döngüleri oluşturun

Portföyün başarısını ve performansını ölçecekseniz ilgili iş ve akış ölçümleri hayati önem taşır; ilerlemeyi değerlendirmenize, veri odaklı kararlar almanıza ve iyileştirme alanlarını belirlemenize yardımcı olabilirler. Başlamak için düzenli geri bildirim döngüleri ve gözden geçirme mekanizmaları kurabilirsiniz.

LPM, kuruluşların hızlı bir şekilde veya önemli bir planlama yapmadan uyguladığı bir şey değildir. Tüm iş alanlarındaki tüm paydaşların, başarı sağlamak için yaklaşıma yatırım yapma taahhüdü gerektiren konsepte bağlı kalması gerekir. Ancak Adaptavist, dijital dönüşümünüzü hızlandırmak için görünürlüğü, stratejik uyumu ve işletme uyarlanabilirliğini artırmanıza yardımcı olabilir.

Jira Align ile LPM hakkında daha fazla bilgi edinmek için Agile uzmanımız Tina Behers ile Lean Portfolio Management Masterclass (Yalın Portföy Yönetimi Özel Dersi) adlı web seminerimiziizleyin.