Estandarización de procesos sin sacrificar la productividad
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Estandarización de procesos sin sacrificar la productividad
Danny Coleman
5 de marzo de 2024
8 min de lectura
Danny Coleman
5 de marzo de 2024
8 min de lectura
Si bien el correo electrónico sigue siendo un elemento básico en el lugar de trabajo, nuestro informe "La productividad no es un lugar" sugiere que, gracias a sus opciones de personalización, a su facilidad de uso y a sus funciones de seguridad, las herramientas de mensajería instantánea se están imponiendo lentamente al resto de los canales. Es evidente que las herramientas de gestión del trabajo son cada vez más frecuentes en el ámbito laboral, y la mayoría de las empresas las utilizan e invierten en ellas para mejorar la colaboración y la comunicación.
Al considerar distintas soluciones tecnológicas, la estrategia que suelen seguir las empresas para elegir herramientas que cumplan sus requisitos es elegir la mejor de su categoría y estandarizarlas en toda la organización. Esta estrategia tiene muchas ventajas, pero no siempre es la solución. La finalidad de las herramientas de gestión del trabajo es ayudarte a ti y a tus equipos a ser más productivos, lo que no significa necesariamente que tengas que estandarizar el conjunto de herramientas que usas. No hay una solución única para todos los casos, lo que significa que tienes que adoptar una estrategia específica para tu organización.
En este blog cuestionamos el status quo en torno a la estandarización de herramientas. Estudiamos las ventajas y los retos, y nos preguntamos por qué deberían estandarizarse. Profundicemos en ello.
En este blog cuestionamos el status quo en torno a la estandarización de herramientas. Estudiamos las ventajas y los retos, y nos preguntamos por qué deberían estandarizarse. Profundicemos en ello.
Ventajas de la estandarización de herramientas
Si decides estandarizar, tendrás muchas ventajas. Veamos algunas de las más importantes.
- Colaboración eficaz: la estandarización ayuda a los equipos a trabajar de manera eficaz con otros equipos. Facilita la comunicación y la colaboración dentro de un mismo sistema, sin que ninguna de las partes tenga que cambiar de aplicación ni adaptarse a distintas soluciones, por lo que puedes subir documentos y chatear sin salir de una plataforma centralizada. Al unificar las herramientas, también es más fácil para aquellos que teletrabajan o trabajan de forma híbrida hacer un seguimiento de las comunicaciones en tiempo real en un mismo espacio digital.
- Cuando es fácil intercambiar información, se define una forma estándar y repetible de compartir información tanto dentro de los equipos como entre equipos diferentes, ya que todo el mundo puede usar las mismas herramientas, procesos y flujos de trabajo.
- Reducción del cambio de contexto: los equipos no necesitan cambiar de herramienta, sino que pueden tenerlo todo en un solo lugar, lo que aumenta su capacidad para centrarse en el trabajo.
- Optimización de costes: la gestión y el mantenimiento de sistemas complejos puede ser costoso, y cuantas más herramientas tengas que manejar, más tendrás que invertir en licencias, formación y asistencia. Si solo unas pocas personas usan una herramienta, no tiene sentido adquirir licencias para empresas. La estandarización optimiza el uso del software de pago, simplifica la facturación y la adquisición e implica menos costes de actualización.
- Mayor visibilidad: cuando todos los equipos usan las mismas herramientas, es más sencillo supervisar el trabajo, lo que facilita la obtención de información valiosa que permita tomar decisiones reales, así como el acceso a informes y a análisis de datos. Al alinear tus procesos, todo el mundo puede colaborar en una estrategia común antes de implementar una herramienta de gestión del trabajo. Nuestro reciente caso de éxito del equipo de marketing encontrarás más información.
Los retos de la estandarización de herramientas
En aras del equilibrio, es fundamental tener en cuenta los inconvenientes de la estandarización. Veamos algunos de los retos más importantes.
- Limitación de la creatividad: al estandarizar las herramientas e imponer su adopción se elimina la libertad de elección, lo que puede perjudicar la creatividad y la innovación de tus equipos.
- Falta de consideración acerca de las necesidades específicas de los diferentes equipos: los departamentos funcionan de manera diferente y, por tanto, tienen requisitos únicos. Si no les dejas elegir, puedes ignorar las preferencias de los distintos equipos, que pueden tener opiniones diferentes sobre las herramientas que les gustaría utilizar. Esta situación puede llevarles a buscar soluciones alternativas o reducir su eficacia si las herramientas no se adaptan a sus necesidades.
- Aumento de la inversión inicial: sin duda, la tecnología es cara. La estandarización puede requerir una inversión significativa, ya sea inicial o continua. Puede que tengas que pagar una licencia, una suscripción, el mantenimiento de la herramienta que elijas y su personalización, y puede que también tengas que afrontar costes adicionales de formación, integración o migración. Sin embargo, también es importante tener en cuenta la reducción de costes. La estandarización de herramientas en una única solución supone un ahorro para muchas empresas.
- Interrupción de los procesos: las herramientas de gestión del trabajo están repletas de funciones para optimizar la ejecución de proyectos. Sin embargo, cambiar de herramienta suele implicar una interrupción breve de los procesos y de los flujos de trabajo, y es importante recordar que las herramientas están diseñadas para funcionar en procesos bien definidos. Aun así, primero se deben sentar las bases necesarias para la transición.
Herramientas de gestión del trabajo
Hay muchas herramientas de gestión del trabajo entre las que elegir, por lo que a veces es difícil saber por dónde empezar. Gracias a nuestra experiencia y a nuestra colaboración con los principales proveedores de tecnología del mundo, podemos recomendarte las soluciones más adecuadas para tus necesidades.
Puede que tu mejor opción sea una herramienta como monday.com, que ofrece fantásticas capacidades de integración para que puedas seguir trabajando con las herramientas que más te gustan, o Jira de Atlassian, que combina funciones técnicas y empresariales para que todos los miembros de la organización puedan colaborar en las herramientas de Atlassian.
Consideraciones finales
Cuando hablamos de las herramientas de gestión del trabajo, el objetivo es la productividad. ¿Qué estrategia permitirá a tus equipos aprovechar al máximo su trabajo diario? Tenlo en cuenta a la hora de plantearte si la estandarización es lo más adecuado para tu empresa. También es importante tener en cuenta tu cultura, tus objetivos y tus procesos, y evaluar en qué áreas tiene más sentido aplicar esta unificación. No hay una solución única para todos los casos, por lo que la decisión de estandarizar debe ser exclusiva para tu organización.
¿Tienes más preguntas sobre la estandarización de las herramientas de gestión del trabajo?
¿Tienes más preguntas sobre la estandarización de las herramientas de gestión del trabajo?
Sabemos que no hay dos organizaciones iguales, así que nos encantaría que compartieses tus necesidades con nosotros. Nuestros expertos pueden ayudarte a decidir cuándo recurrir a la estandarización o cuándo evitarla, independientemente del equipo en el que estés. Podemos ayudarte a tomar la decisión correcta y a encontrar las herramientas adecuadas.
Escrito por
Danny Coleman
Responsable de servicios de información empresarial
Como responsable de servicios de información empresarial, Danny se dedica a ampliar los servicios de monday.com. Su forma de liderar, comprometida con la mejora de los procesos empresariales y la dinámica de equipo, se centra en la excelencia operativa, la autenticidad y la transparencia con el objetivo de influir positivamente en la experiencia laboral de su equipo.
Gestión del trabajo