Guía de introducción sobre Lean Portfolio Management

Seis pasos para empezar a usar Lean Portfolio Management

1. Reúne a tu mejor equipo
   Para que LPM tenga éxito, hay que contar con las personas adecuadas, que tengan las capacidades y los conocimientos apropiados. Tus gestores de carteras deben ser expertos en la recogida de datos, supervisar el rendimiento del proyecto e influir en los responsables de la gestión de prioridades.
   
2. Consigue los fondos necesarios
   Como es de esperar, poner en práctica una estrategia empresarial conlleva costes. Encontrar financiación suele implicar trabajar con los recursos existentes, averiguar qué parte del presupuesto puede asignarse a un determinado proyecto, identificar posibles lagunas y determinar si el proyecto necesita reestructurarse. Identifica los proyectos más costosos y prioritarios para los diferentes equipos y evalúa el presupuesto para asignar fondos.
   
3. Define un plan de acción
   El siguiente paso es diseñar una estructura operativa, que definirá la estrategia del proyecto. ¿En qué área empezarás a trabajar primero? ¿Trabajarán juntos los miembros del equipo o se centrarán en diferentes partes del proyecto? Recuerda los cinco principios de la metodología Lean que ya hemos visto e identifica las prácticas ineficientes en tu método original de gestión de carteras.
   
4. Define un flujo de trabajo Lean
   El siguiente paso es definir un flujo de trabajo eliminando las ineficiencias y todo lo que obstaculice el proceso de gestión de carteras. Identifica tus errores pasados y prueba con un enfoque diferente. Por ejemplo, en lugar de que todo el equipo trabaje en una misma función, tarea o área, puedes asignar diferentes funciones a los miembros del equipo para agilizar las operaciones. Puedes configurar un sistema de notificaciones para saber cuándo se completa cada etapa del proceso, o puedes probar un software de gestión de carteras, herramientas Kanban o diagramas de Gantt para visualizar las diferentes etapas.
   
5. Mejora tu flujo de trabajo
   La implementación de iniciativas Lean supone un gran ajuste en los procesos de la organización, por lo que es probable que tengas que realizar mejoras y modificaciones. Es recomendable abordar el proceso con una mentalidad flexible centrada en la mejora continua.
   
6. Celebra tu éxito
   Aun cuando las cosas no salen según lo previsto, la ejecución de una estrategia empresarial y la implementación de los principios Lean son logros que merece la pena celebrar. Los errores que cometas pueden servirte de lección para optimizar y perfeccionar el proceso para la próxima vez.

Problemas habituales

• Problemas de alineación: si los distintos niveles de la organización están desarticulados, es más difícil comunicar una estrategia común o progresar hacia los objetivos que se hayan definido.
• Problemas de previsibilidad: si los equipos están aislados y trabajan con lagunas en los datos que necesitan, el lanzamiento de productos se vuelve más complejo y los KPI pueden descuidarse.
• Problemas de gobernanza: las organizaciones tienen que enfrentarse a retos relacionados con la agilidad cuando las métricas, los informes y la supervisión están mal controlados.

¿Todo listo para aumentar la agilidad de tu empresa?