Simplifica la gestión del trabajo: 5 pasos para los equipos de marketing

La multitud y proliferación de herramientas, combinadas con una comunicación multifuncional y multinivel, plantean con razón varios retos importantes. Vamos a ver algunos de los ejemplos más habituales.

En primer lugar, vamos a hablar de las herramientas. Las organizaciones de este tamaño suelen haber acumulado un buen número de herramientas para gestionar la relación con los clientes, puntuar a potenciales clientes, lanzar y analizar el impacto de sus campañas, entre otras cosas. Sin embargo, la información puede estar aislada o enterrada en ellas sin una integración perfecta, lo que dificulta la comprensión del comportamiento y las preferencias de los clientes. Por lo tanto, los equipos de marketing se enfrentan a la compleja tarea de gestionar flujos de trabajo elaborados, mejorar la comunicación y fomentar una colaboración eficaz. Las herramientas convencionales para la gestión de proyectos pueden quedarse cortas a la hora de satisfacer las demandas específicas de los equipos de marketing en el entorno dinámico actual. ¿Por qué? Tienen una funcionalidad particular de un solo uso, funcionalidad que no es del todo útil, sus herramientas necesitan integrarse, o una combinación de estos retos, lo que supone una pérdida de tiempo, duplicando actualizaciones en varios lugares y suponiendo un molesto cambio de herramientas.

Un conjunto de herramientas de marketing típico puede incluir:

Con herramientas específicas de gestión de trabajo, los flujos de trabajo, el seguimiento de tareas, las automatizaciones, la gestión de recursos, la comunicación y la colaboración podrían realizarse en un solo lugar, dejando espacio para el pensamiento estratégico y la creatividad más importantes y reduciendo el número de herramientas en uso. Las herramientas de gestión de trabajo ayudan a poner un poco de orden en el caos y la diversión de las tareas diarias de marketing, proporcionando una plataforma única para gestionar todas las actividades laborales.

Recordemos que cuantas más herramientas utilicen tus equipos (o apenas utilicen), más dinero gastará su departamento y más recursos necesitará para adquirir, implantar y mantener esas herramientas para tus equipos.

Y no solo las herramientas pueden quedarse aisladas. Con el creciente número de sistemas, y de personas, puede ser difícil manejar toda la información y cómo se interconecta. Aunque la función de marketing no necesita saberlo todo (a ti te interesa más los datos de los clientes que las cifras de ventas, por ejemplo), es esencial disponer de un sistema centralizado con una gobernanza clara en torno a la recopilación, el almacenamiento y el uso de los datos.

El volumen y la amplitud de las tareas necesarias una vez que una organización alcanza un tamaño específico pueden hacer que el trabajo manual sea arduo, como segmentar manualmente las audiencias y lanzar simultáneamente campañas en todos los puntos de contacto.

La automatización y la IA pueden ayudar en este sentido, por ejemplo, con la recopilación de datos e incluso la creación de contenidos. Ayuda a reducir la fricción y a eliminar el trabajo desperdiciado. Nuestra encuesta mostró que el 75 % de los profesionales del marketing ya encuentran útiles las herramientas de automatización para apoyar la productividad en su entorno de trabajo. Según las predicciones de Gartner para los CMO, para 2025, las organizaciones que utilicen la IA en toda la función de marketing desplazarán el 75 % de las operaciones de su personal de la producción a actividades más estratégicas. La adopción de la IA en el marketing supondrá un cambio considerable en el enfoque del marketing.

Pero recuerda que pueden surgir problemas a la hora de escalar esos procesos si no se cuenta con la cultura, las prácticas y las herramientas adecuadas.

A medida que aumenta la demanda de recursos, la gestión puede volverse más compleja y la comunicación puede romperse, sobre todo si las personas trabajan en distintos lugares y zonas horarias. Esta demanda puede dar lugar a equipos ocupados e improductivos, duplicación de tareas y tiempo dedicado a proyectos que no se ajustan a los objetivos del departamento.

Desafortunadamente, menos de la mitad (48 %) de los equipos y departamentos de marketing que respondieron a nuestra encuesta calificarían de “muy bueno” el nivel de colaboración y comunicación en su equipo, departamento u organización.

Un área importante que está ayudando a los equipos a hacer frente a estos desafíos es la gestión del trabajo de marketing (MWM, cuyas siglas vienen de la forma inglesa “marketing work management”). El MWM simplifica las tareas rutinarias y ad hoc para impulsar la productividad, normalmente con el apoyo de una herramienta líder en el mercado como monday.com o Jira Work Management.

Ayuda a crear una estructura para que tus equipos de marketing colaboren de manera más eficiente y a que todas las herramientas estén en un solo lugar. Se acabaron los saltos entre distintos sistemas para obtener visibilidad, encontrar la información necesaria y terminar el trabajo. Vamos a ver cómo la gestión del trabajo aborda directamente estos retos.

¿Te has cansado de tener tantas herramientas no conectadas? Las soluciones de gestión del trabajo integran todas tus aplicaciones, de modo que toda la información y funcionalidades que necesites estén en el mismo sitio. Esta consolidación también reduce el cambio de herramientas, para que tu personal pueda dedicar más tiempo a hacer su trabajo.

Y ya puedes decir adiós a esas barreras entre el departamento de marketing y otras partes de la empresa. Con la gestión del trabajo, alinear los objetivos y las mejores prácticas y crear equipos multifuncionales para realizar el trabajo es mucho más fácil.

Con una visibilidad total, puedes hacer seguimiento, supervisar y asignar cargas de trabajo a tus equipos basándote en datos en tiempo real. Esta visión del conjunto también facilita la gestión de presupuestos, el seguimiento del progreso y la elaboración de informes con confianza. Se acabaron las conjeturas.

Con la solución y las prácticas de gestión del trabajo adecuadas en marcha, podrás sacar el máximo partido de tus recursos y tus equipos tendrán todo lo que necesitan para ser lo más eficientes posible. También pueden utilizar flujos de trabajo automatizados para simplificar los procesos y reducir al mínimo los trabajos manuales.

Cuando preguntamos a los profesionales del marketing qué factores habían contribuido positivamente a la productividad de su equipo o departamento, el 75 % mencionó la claridad de metas y objetivos. Y el 90 % de ellos confía en las herramientas de colaboración. Está claro que la visibilidad sobre el trabajo que hace la gente, y por qué lo hace, influye significativamente en la eficiencia y el entusiasmo por ese trabajo, al igual que su capacidad para trabajar juntos de forma eficiente.

Las herramientas de gestión del trabajo ayudan a mejorar la comunicación y fomentan la colaboración entre equipos distribuidos, manteniendo a todos más comprometidos y motivados. Ayudan a erradicar el desgaste profesional y permiten crear equipos más sanos y felices.