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Cómo Adaptavist ayudó a Froghop a implementar monday.com para mejorar la gestión de los clientes y la productividad
Descubre cómo Adaptavist transformó la cartera de clientes de Froghop con monday.com, reduciendo a la mitad su carga administrativa y agilizando sus operaciones cotidianas. Esto permitió al equipo centrarse en la innovación y el crecimiento.
Sobre el cliente
Froghop es una consultora de desarrollo de productos alimenticios y bebidas que ayuda a particulares y empresas de todos los tamaños a llevar sus alimentos y bebidas de la idea al lanzamiento y más allá, apoyándoles en cada paso del proceso. El equipo de Froghop está formado por expertos en desarrollo de productos con amplia experiencia en ciencia de los alimentos, nutrición y marketing. Entre sus clientes hay start-ups, PYMEs y multinacionales de alimentación y bebidas.
Industria: Desarrollo de productos alimenticios y bebidas
Herramientas: monday.com (incluyendo una integración con HubSpot y Xero)
Número de trabajadores: 10
Resumen de las necesidades
Froghop necesitaba una solución de flujo de clientes que les permitiera:
Organizar, hacer un seguimiento y priorizar los clientes potenciales
Automatización de las tareas repetitivas como e-mails de seguimiento y generación de facturas
Mantener el contacto con el cliente a través de comprobaciones de estado automatizadas
Eliminar trabajo administrativo para tener más tiempo para el crecimiento del negocio en nuevas direcciones
Almacenaje de todos los documentos de proyectos, como los resúmenes, los presupuestos y los comentarios de los clientes en un único lugar
Almacenaje de todos los documentos de proyectos, como los resúmenes, los presupuestos y los comentarios de los clientes en un único lugar
Visión general
Una gestión de clientes sólida y eficaz es fundamental para el éxito de cualquier empresa de consultoría. Sin embargo, existe un dilema: muchos intentan atraer toda la atención posible, pero tienen dificultades para seguir el ritmo de la afluencia de consultas. Sin los recursos y herramientas adecuados para gestionar las oportunidades, es fácil que los potenciales clientes se escapen o que acaben en la competencia.
Froghop, una pequeña y ambiciosa empresa de desarrollo de productos alimentarios, se enfrentaba exactamente a este reto. Por ello, decidió asociarse con Adaptavist para transformar su cartera de clientes y su proceso de seguimiento de clientes potenciales utilizando monday.com. ¿El resultado? Gracias a una serie de automatizaciones inteligentes, Froghop ha reducido el tiempo de seguimiento a la mitad, lo que deja más tiempo al equipo para cultivar las relaciones con los clientes y desarrollar nuevos productos.
El reto
Como empresa ambiciosa y en crecimiento, Froghop se enfrentaba a un aumento de las consultas de clientes, sobre todo de empresas de alimentación y bebidas que buscaban su ayuda para sacar nuevos productos al mercado.
“Estábamos inundados de consultas todos los días, lo que, por supuesto, era un problema positivo. Sin embargo, depender de Google Sheets para gestionarlo todo no era lo ideal. Sabíamos que hacer un seguimiento rápido de los clientes potenciales era crucial para generar confianza y, en última instancia, conseguir el negocio, pero, en realidad, eso significaba un flujo interminable de correos electrónicos, comprobaciones de estado, seguimientos y presupuestos. Intentar estar al tanto de todo era casi imposible”, explica Nell Head, Directora de Desarrollo de Froghop.
Nell y su equipo se dieron cuenta de que necesitaban un proceso más fluido y automatizado para:
- Responder más rápido a las consultas
- Hacer un seguimiento de cada oportunidad
- Facilitar la transición de nuevos clientes al equipo de entrega de proyectos
Además de mantenerse al día de las consultas entrantes, también necesitaban un proceso más eficaz y profesional para convertirlas en proyectos reales.
“Nuestro objetivo era encontrar una solución que nos permitiera evaluar la capacidad, hacer un seguimiento de los progresos y registrar los pasos dados, de modo que cuando una consulta se convierta en un proyecto real, toda la información esté fácilmente disponible”, explica Nell.
Nuestro objetivo era encontrar una solución que nos permitiera evaluar la capacidad, hacer un seguimiento de los progresos y registrar los pasos dados, de modo que cuando una consulta se convierta en un proyecto real, toda la información esté fácilmente disponible
Nell Head
Directora de Desarrollo de Froghop
La solución
Froghop unió fuerzas con Adaptavist para transformar su canal de ventas utilizando monday.com, integrándolo a la perfección con su base de datos de clientes HubSpot y su cuenta Xero para facturación y presupuestos.
Como resultado, Froghop es ahora capaz de gestionar todas las oportunidades de clientes y proyectos sin problemas y eficientemente desde la consulta hasta la finalización, un cambio que Nell describe como “una revolución para todo el equipo”.
El nuevo tablero de monday.com de Froghop, desarrollado en colaboración con Adaptavist, permite al equipo automatizar los correos electrónicos, recordatorios y alertas de los clientes, por lo que pueden hacer un seguimiento y controlar cada oportunidad desde un único lugar.
Hemos configurado cerca de 70 automatizaciones en el tablero monday.com de Froghop, lo que puede parecer enorme para una empresa pequeña, pero el proceso de ventas de Froghop es bastante detallado y sofisticado, y hay puntos de contacto críticos en cada fase del proceso. Con su nuevo tablero monday.com, esas actividades están ahora mucho más optimizadas o incluso totalmente automatizadas.
Seguimiento en tiempo real entre monday.com, HubSpot y Xero
Las tareas de ventas de Froghop no solo están más automatizadas, sino que la información importante sobre contactos y acuerdos ahora se mueve sin problemas entre su pila tecnológica: monday.com, Hubspot y Xero. Por ejemplo, cuando una oportunidad se convierte en un proyecto, se envía a Xero la información de facturación. Se crea un nuevo contacto en Xero y se genera una factura para el cliente en la que se detallan todos los servicios acordados. En cuanto se recibe el pago, Xero envía esa información a monday.com, lo que desencadena la creación automática de un nuevo proyecto en el tablón de seguimiento del equipo de Froghop. El equipo de ejecución del proyecto recibe una notificación automática que le permite ponerse en marcha: se acabaron los correos electrónicos perdidos y perseguir a compañeros por el pasillo.
Resumen de los resultados
Al crear un nuevo flujo de trabajo con los clientes y un sistema de seguimiento de clientes potenciales con monday.com, Adaptavist ha ayudado a Froghop a automatizar muchas de las tediosas tareas administrativas que les impedían avanzar.
Reducción del 50% de la carga administrativa
Una solución única para gestionar el flujo de clientes de la empresa
Acciones lógicas y automatizadas que permiten generar respuestas rápidas a las consultas entrantes
Un proceso optimizado de gestión y seguimiento de clientes potenciales
Mejor comunicación y transición entre las fases de investigación y de proyecto
Más enfoque en innovación llevando nuevos productos al mercado
Realmente ha transformado nuestra forma de trabajar. Sin monday.com no podríamos trabajar con la eficacia que lo hacemos ahora
Nell Head
Directora de Desarrollo de Froghop
Ahora, con un proceso más eficiente, Froghop ha podido contratar a un nuevo gestor de desarrollo de negocio para ayudar al crecimiento de la empresa. Como explica Nell, “Como recibimos tantas solicitudes, hemos contratado a un nuevo gestor de desarrollo de negocio para gestionar nuestro flujo de nuevos clientes. Con un enfoque estándar y una mejor comunicación, podrán ponerse al día mucho más rápido”.
Potenciar los esfuerzos donde más se necesitan
La nueva solución de Froghop permite al equipo centrarse en otros aspectos importantes del negocio con la confianza de que las consultas se gestionan de forma eficaz y profesional.
“Ahora, con tiempo extra disponible, podemos centrarnos en otras tareas, como actualizar nuestra web y ampliar los esfuerzos de divulgación a las principales empresas alimentarias y actores del sector para dar a conocer mejor nuestro negocio”, afirma Nell.
Nell y el equipo han quedado muy impresionados con el apoyo que recibieron de Adaptavist a lo largo del proyecto, y Nell comentó que el equipo “hizo cambios increíbles en la empresa en un tiempo extraordinariamente corto”,
Otro aspecto destacado para Nell fue trabajar con Meghan Kutz de Adaptavist: “Meghan es increíble. Ha sido una estrella absoluta en este proyecto. No solo es un placer trabajar con ella, sino que entiende perfectamente lo que intentamos conseguir y siempre está ahí para apoyarnos cuando lo necesitamos.”
El futuro
Froghop tiene previsto seguir trabajando con Adaptavist para mejorar y ampliar su cartera de nuevos clientes. Con la ayuda del registro de actividad de monday.com, el equipo de Adaptavist ha podido entender cómo utiliza la solución el equipo de Nell para poder sugerir nuevos ajustes y mejoras.
Como resume Nell: “Ha sido increíble trabajar con Adaptavist para crear algo tan valioso para nuestra organización que hemos podido poner en práctica tan rápidamente. A medida que vayamos creciendo, nos gustaría estudiar la posibilidad de implantar rutas críticas para nuestros proyectos y más funciones de elaboración de informes y análisis que nos ayuden a priorizar nuestros proyectos. Ahora que tenemos una base sólida, todo es posible”.
