Cómo William Hill utiliza la información en tiempo real para crear una cultura de mejora continua
Descubre cómo Adaptavist ayudó a William Hill a combinar los beneficios de Advanced Roadmaps con eazyBI y Jira para convertir la mejora continua en el centro de su negocio.
Acerca de William Hill
William Hill es líder en la industria global de las apuestas deportivas y los juegos de azar. Fundada en 1934 en el Reino Unido y con licencia en 12 países de todo el mundo, tiene el objetivo de convertirse en la marca de juegos de azar virtuales más reconocida del mundo.
La organización se encuentra inmersa en un emocionante viaje de transformación que la llevará más allá de sus tradicionales casas de apuestas físicas para convertirse en un negocio a gran escala, digitalizado y diversificado a nivel internacional.
En un sábado cualquiera, William Hill procesa el mismo número de apuestas deportivas online por segundo que los pedidos que procesa Amazon UK en su día más activo del año.
Sector: apuestas deportivas y juegos de azar a nivel internacional
Enfoque basado en datos para lograr una mejora continua
Adaptavist colabora con William Hill desde 2019 para proporcionar licencias y servicios gestionados de Atlassian a 10.000 usuarios, manteniendo las herramientas fundamentales para la organización activas las 24 horas del día. Como parte de este compromiso, Adaptavist también proporciona servicios de consultoría sobre Atlassian para ayudar al equipo a optimizar su plataforma.
Resumen de requisitos
Capacidad para planificar y realizar un seguimiento del progreso en varios equipos e iniciativas.
Una forma fiable de pronosticar la capacidad para planificar sprints ágiles.
Dar a los equipos las herramientas necesarias para visualizar las métricas más importantes con facilidad y para usar esos datos con el fin de fomentar una mejora continua.
El reto
Para adaptarse al futuro y ofrecer la mejor experiencia posible al cliente, William Hill necesita mejorar e innovar continuamente.
"Nuestro objetivo es crear una cultura de mejora continua en William Hill siguiendo un enfoque común para lograr la excelencia desde la concepción hasta la entrega a nuestros clientes", explica Laurence Wood, Director de Coaching de William Hill.
Adoptar un enfoque más amplio para gestionar el ciclo de vida de los productos
Para mejorar la velocidad de comercialización y maximizar la eficiencia, la empresa tenía que transformar su forma de gestionar el ciclo de vida de los productos (PLM, por sus siglas en inglés) y, en concreto, su manera de planificar, priorizar y monitorizar las hojas de ruta de los productos. La solución de PLM que tenían en ese momento solo la utilizaban unos pocos equipos de la empresa y había varios obstáculos que impedían implantarla en el resto de la organización.
Reducción de costes y mejora de la eficiencia
Para empezar, como su diseño no era intuitivo, habría sido necesario invertir mucho tiempo y muchos recursos para implantar la solución con éxito en toda la organización. La integración con otras herramientas tampoco era sencilla y el nivel de licencias que requerían habría supuesto un obstáculo para rentabilizar la inversión en la medida que le interesaba a la empresa. Había llegado el momento de replantearse sus necesidades y cambiar de estrategia.
Organizarse en torno a un objetivo común
Al sustituir su antigua solución de gestión del ciclo de vida de los productos por otra más adecuada a sus necesidades futuras, William Hill quería reducir costes, mejorar la productividad y, a largo plazo, transformar el funcionamiento de la empresa en su conjunto.
Para empezar, era fundamental comprender qué necesitaba William Hill de esta nueva solución y cómo podía adaptarse para ayudar a la empresa a alcanzar algunos de sus objetivos comerciales más generales.
"... Cuando surgió esta iniciativa, reunimos a todos los jefes de producto para que nos explicaran sus necesidades y analizar cómo podía ayudar a sus equipos la nueva solución. Era importante que todo el mundo participase en el proceso desde el principio", afirma Olivia Wildey, Responsable de Producto (Gestión del Ciclo de Vida del Producto) de William Hill.
Mejora de las ventas al por menor en tiempo real
Uno de los principales requisitos de Andrew Hughes, Director de Distribución Minorista, y de su equipo, era poder utilizar la nueva solución para mejorar las entregas en toda la sección minorista de William Hill. "... La primera vez que hablamos con Laurence y Olivia, nuestro objetivo estaba claro: queríamos encontrar una forma de automatizar nuestros procesos y acceder a los datos de nuestros sprints ágiles en tiempo real para mejorar la planificación y la previsión", explica Andrew.
Hasta este momento, Andrew y su equipo creaban los informes manualmente utilizando hojas de cálculo, exportando datos de Jira a Excel, manipulándolos y luego subiéndolos a Confluence. Además de ser un proceso increíblemente largo y trabajoso, los datos extraídos solo representaban una instantánea en el tiempo y no mostraban la situación general.
Resumen de los resultados
Solución de PLM (Gestión del Ciclo de Vida del Producto, por sus siglas en inglés) totalmente integrada para mejorar la transparencia entre los equipos y las iniciativas.
Hilo conductor visible desde la creación del código hasta los criterios estratégicos para alcanzar el éxito.
Paneles de datos en tiempo real para una previsión precisa y una toma de decisiones rápida.
La solución
Advanced Roadmaps e eazyBI para Jira
William Hill decidió sustituir la solución de gestión del ciclo de vida de sus productos que utilizaba hasta entonces por una solución más sólida con la que pudieran planificar, priorizar y realizar un seguimiento del trabajo en toda la empresa. La nueva solución combinaría las ventajas de Jira, una herramienta que ya utilizaban, con los beneficios añadidos de Advanced Roadmaps para Jira y las potentes funciones de visualización de eazyBI.
Al tener ya una relación consolidada con William Hill, Adaptavist era la elección obvia para ayudar a la empresa a implantar y poner en marcha con éxito la nueva solución. "... Adaptavist se mostró abierto y flexible en todo momento: desde las sesiones de planificación hasta las conversaciones del día a día, todo fue rodado", explica Laurence Wood, Director de Coaching de William Hill.
Formación para facilitar la adopción
Una vez concluida con éxito la prueba de concepto en toda la empresa, el siguiente paso para el equipo de William Hill fue comprometerse con las distintas áreas de negocio y acordar un orden de prioridades para desplegar la nueva solución.
Para garantizar una implantación rápida y sin contratiempos, el equipo de Adaptavist ofreció a William Hill un completo programa de formación. "... Trabajando codo con codo con Laurence y Olivia, y con todo el equipo de Jira de William Hill, pudimos diseñar una estrategia para pasar rápidamente de una prueba de concepto de alto nivel a un producto mínimo viable y, por último, a la puesta en marcha. Al trabajar como un solo equipo, complementando la experiencia interna de William Hill con nuestras mejores prácticas y conocimientos, pudimos avanzar a gran velocidad y ofrecer el mejor resultado posible a la empresa", afirma Richard Crampton, Especialista en Soluciones de Adaptavist.
... Toda la formación sobre el producto y las demostraciones que nos ofreció Adaptavist estuvieron a la altura de las circunstancias y fueron bien recibidas por nuestros equipos. La flexibilidad forma parte de la filosofía de Adaptavist, por lo que nuestro equipo siempre pudo contar con ellos para resolver todas las dudas que surgieron más adelante...
Olivia Wildey
Responsable de Producto (PML, o Gestión del Ciclo de Vida del Producto, por sus siglas en inglés), William Hill
Un hilo conductor de datos
Para William Hill, la nueva solución creará un potente hilo conductor para seguir todo el progreso, desde el código que crean los desarrolladores hasta los resultados empresariales que ayuda a conseguir. "... La nueva solución nos permitirá coordinar nuestros objetivos y resultados clave (OKR, por sus siglas en inglés) con nuestros objetivos estratégicos generales, lo que nos permitirá filtrar y realizar un seguimiento de los progresos iniciativa por iniciativa", explica Olivia Wildey, Responsable de Producto (Gestión del Ciclo de Vida del Producto) de William Hill.
Gracias a la perfecta integración con eazyBI, William Hill tiene al alcance de la mano una visualización de los datos muy potente: "... eazyBI nos ayuda a visualizar todo lo que estamos haciendo, es el broche de oro para ayudarnos a ver el progreso en tiempo real en todo nuestro negocio", añade Olivia Wildey, Responsable de Producto (Gestión del Ciclo de Vida del Producto) de William Hill.
La nueva solución también ha dado a William Hill la oportunidad de detectar problemas en una fase temprana y abordar cualquier ineficacia que pueda surgir en la empresa.
Ahora podemos entregarlo todo más rápido, que es el objetivo final que queríamos alcanzar. Tener los datos en eazyBI nos ha permitido segmentarlos y clasificarlos en función de nuestras necesidades, tanto para hacer previsiones especulativas como para identificar problemas o mejoras. En última instancia, la siguiente fase es que el resto del equipo empiece a profundizar en los datos y a analizar sus propias áreas de mejora continua.
Andrew Hughes
Responsable de Entrega de William Hill Reino Unido – Venta al por menor
Adiós a las hojas de cálculo estáticas. Hola, paneles dinámicos.
Gracias a la nueva solución, en William Hill ahora disponemos de mejores datos, y eso nos está ayudando a optimizar los informes y la visualización de los datos.
"... Nuestro objetivo es que la gente deje de utilizar informes estáticos en hojas de cálculo y PowerPoint, y pueda crear paneles dinámicos a través de portales de autoservicio. Es decir, dar al equipo información procesable cuando y donde la necesite", añade Olivia Wildey, Responsable de Producto (Gestión del Ciclo de Vida del Producto) de William Hill.
La transparencia por bandera
El equipo minorista, que antes dependía de datos perdidos en hojas de cálculo, ahora puede generar informes dinámicos con solo pulsar un botón: "... Antes, cuando cerrábamos un sprint, tardábamos un día y medio en recopilar todos los datos y estadísticas. Ahora, los datos están listos en tiempo real y podemos empezar a analizarlos de inmediato", explica Andrew Hughes, Responsable de Entrega de William Hill Reino Unido – Venta al por menor.
Tener una visibilidad y una transparencia completas ahora es la norma. "... Con la nueva solución podemos identificar las mejoras que necesitamos y centrarnos en aplicarlas. Y en el futuro, podremos volver atrás y analizar si esas mejoras han surtido efecto", añade Andrew.
El futuro
Crear una cultura de mejora continua
Para William Hill, ahora el objetivo es garantizar que la mejora continua esté en el centro de todo lo que hacen como empresa.
"... Antes no teníamos forma de validar las mejoras que íbamos introduciendo ni de evaluar si estaban teniendo algún impacto. Ahora que usamos Jira, Advanced Roadmaps e eazyBI, ya no tenemos que hacer conjeturas. Podemos ayudar a nuestros equipos a ver de primera mano el valor que están aportando", añade Dorota Sternalska, Coach Agile en Grand Parade, William Hill.
El resto de la comunidad de William Hill dedicada a la mejora continua está aprovechando la dinámica que han conseguido con la nueva solución para optimizar los procesos en toda la empresa.
... El mundo está cambiando a pasos agigantados, y como organización nosotros también tenemos que evolucionar y mejorar. El siguiente paso lógico para nosotros es utilizar los poderosos datos a los que ahora podemos acceder a través de Advanced Roadmaps para Jira e eazyBI para mejorar de forma sustancial y sostenible nuestra forma de operar como empresa.
Dorota Sternalska
Coach Agile en Grand Parade, William Hill