Aprovechar el poder de la plataforma
Adaptavist proporciona servicios gestionados de Atlassian para la John Lewis Partnership
Comenzando con el diseño y el despliegue de una plataforma integral para las herramientas de Atlassian en 2013, Adaptavist ha establecido una relación a largo plazo con John Lewis Partnership (JLP), uno de los grupos minoristas emblemáticos del Reino Unido.
Hoy en día, esta plataforma admite a más de 2000 usuarios de los equipos técnicos y empresariales de la Partnership, y es la columna vertebral de un servicio totalmente gestionado prestado por Adaptavist. El servicio abarca la gestión diaria de back-end, el soporte respaldado por SLA para evitar los problemas de rendimiento y el mantenimiento continuo para garantizar que las herramientas puedan escalar y satisfacer las necesidades comerciales en evolución. Esto incluye la mejora de la funcionalidad nativa de Jira con las aplicaciones Adaptavist ScriptRunner y Test Management para Jira, que ayudan a John Lewis Partnership a aprovechar al máximo su plataforma Atlassian.
Acerca de John Lewis Partnership
John Lewis Partnership posee y opera dos de las marcas minoristas más apreciadas de Gran Bretaña: John Lewis & Partners y Waitrose & Partners. Este Partnership, que comenzó como una idea radical hace casi un siglo, es ahora la empresa propiedad de empleados más grande de Reino Unido, con 83.900 empleados que participan en el negocio y comparten sus ganancias.
La Partnership opera sobre principios democráticos sólidos, lo que significa que cada socio tiene voz y voto en la forma en que se gestiona la organización. El negocio tiene ventas brutas anuales de más de 11.700 millones de libras, 400 tiendas y un negocio online líder. Su estrategia comercial se centra en la diferenciación más que en la escala, a través de la inversión en innovación y el servicio dirigido por los socios.
Resumen de requisitos
Un socio capaz
para ofrecer la implementación y la gestión continua de un conjunto completo de herramientas de Atlassian
Utilización muy alta del sistema
respaldado por SLA fiables, capacidad para la asistencia y una sólida provisión de recuperación ante desastres
Consultoría continua
para garantizar que las herramientas puedan escalar y satisfacer las necesidades empresariales en evolución
Reemplazo del legado monolítico
herramientas de prueba con tecnología moderna y compatible con Jira
La capacidad de automatizar
solicitudes de configuración de Jira más complejas para gestionar las necesidades de los usuarios
La solución
Una plataforma de servicios gestionados a medida respaldada por un paquete de asistencia integral, aplicaciones Adaptavist y consultas para garantizar el escalado y la optimización de la herramienta a largo plazo.
El reto
Antes de comprometerse con Adaptavist, John Lewis Partnership (JLP) usaba versiones en la nube de Jira y la herramienta ágil Greenhopper, introducidas por empresas externas que trabajaban en johnlewis.com. Debido a los cambios en Greenhopper, el equipo decidió pasarse a Jira Server. La perspectiva de hacerlo, sin embargo, planteó una serie de preguntas.
«Nos enfrentamos a todo tipo de consideraciones», explica Claire Nelson, socia y responsable técnica de Métodos y Herramientas de la John Lewis Partnership. «¿Dónde se ubicarían los servidores? ¿Qué equipos internos los gestionarían? ¿A qué beneficios podríamos acceder al contar con un experto que cuide nuestras herramientas?».
Esto llevó al equipo a buscar un socio de entrega estratégico para gestionar el nuevo sistema, uno que pudiera ofrecer alojamiento, asistencia y consultoría en toda la serie de Atlassian. El JLP también buscaba un mayor control tanto sobre sus aplicaciones de Atlassian como sobre los acuerdos de nivel de servicio (SLA, por sus siglas en inglés), y quería un socio que pudiera ayudarlos a obtener el máximo valor de las herramientas.
El equipo preseleccionó a tres socios acreditados de Atlassian, y Adaptavist se convirtió en el favorito debido a su pasión por el conjunto de herramientas de Atlassian y sus estrechos vínculos con el equipo de Atlassian.
Y, con aquello, nació una asociación.
El enfoque
El compromiso comenzó con una serie de talleres estructurados para identificar los requisitos de JLP. Al adoptar un enfoque abierto y transparente, Adaptavist se aseguró de que las partes interesadas tuvieran una comprensión clara de la plataforma que se estaba construyendo y de cómo beneficiaría a sus equipos.
«Un requisito clave para nosotros era una interrupción mínima del negocio», explica Claire. «Queríamos que la gente entrara en el lanzamiento el lunes y comenzara a trabajar sin notar nada diferente. Los filtros, los favoritos del panel y la información del perfil tenían que verse exactamente como los usuarios los habían dejado cuando cerraron la sesión el viernes anterior. Eso era muy importante». También fue, como señala Claire, «un trabajo increíblemente difícil de lograr».
Además de construir la plataforma, Adaptavist mapeó el perfil de cada usuario individual para cumplir los estrictos requisitos de seguridad de la información de JLP. «La cantidad de trabajo que se realizó es otro ejemplo en el que Adaptavist demostró lo excelente que es. Hacían mucho trabajo de limpieza de fondo básicamente sin obtener ganancias, y era muy complicado», continúa Claire.
Pero este trabajo valió la pena: el día del lanzamiento, unos 500 usuarios hicieron la transición sin problemas a la nueva plataforma. Aquí podían compartir información de forma rápida y sencilla, acceder a la gama completa de aplicaciones de Atlassian y completar el trabajo de manera eficiente en cualquier momento y desde cualquier lugar.
La colaboración fluida es un beneficio clave para los usuarios, como explica Claire: «Puedes poner cualquier cosa: es una excelente manera de compartir conocimientos y trabajar cuando no te sientas junto a la persona con la que estás trabajando». La plataforma también aloja todos los procesos operativos de JLP, lo que garantiza que todos los usuarios de las empresas y los departamentos puedan encontrar y cumplir fácilmente los protocolos estandarizados.
Para garantizar una alta disponibilidad, se establece un SLA del 99,9 % de tiempo de actividad, un objetivo que se evalúa periódicamente para garantizar la coherencia. Todo el sistema también está respaldado con una sólida solución de recuperación ante desastres, lo que brinda tranquilidad a JLP.
Desde el despliegue, todas las demás instancias de Jira Cloud se han fusionado en la nueva plataforma, que Claire dice que se ha convertido en «una herramienta de asociación general con más de 2000 usuarios» en John Lewis & Partners y Waitrose & Partners IT, junto con otros departamentos comerciales.
«Cada uno de estos equipos tiene requisitos diferentes», explica, «por lo que utilizamos Adaptavist y su experiencia para asegurarnos de que los apoyamos para que utilicen las herramientas de la manera más productiva».
Dada esta escala de adopción, es esencial que las herramientas puedan integrarse sin problemas entre sí, sin dejar de resultar fáciles de usar para todos. Para respaldar esto, Adaptavist continúa manejando la gestión diaria de la plataforma, y brinda un servicio de calidad que ve los problemas y las preguntas el mismo día en que se plantean, independientemente de la prioridad del SLA.
«Acceder al apoyo de personas de toda la organización es un gran valor añadido», señala Claire. «Los equipos dedicados y la baja rotación hacen que, si surge un problema más de una vez, tengamos continuidad y no tengamos que revisar las solicitudes históricas. El equipo conoce el sistema de dentro hacia fuera, por lo que cada vez que hay un problema, saben exactamente dónde mirar.
«Cuando intentas mantener contentos a 2.000 usuarios, siempre habrá personas que necesiten que algo se resuelva al instante», continúa.
Adaptavist siempre responderá las preguntas y volverá hasta que el usuario haya dicho: «Sí, estoy contento».
Claire Nelson
Responsable técnico de Métodos y Herramientas
Un enfoque pragmático El equipo de JLP recibe un informe detallado cada mes que cubre las incidencias que se han planteado y cerrado, y se reúne dos veces al año para diseñar una hoja de ruta de seis meses. Una retrospectiva que examine cómo han madurado los equipos de JLP en este tiempo ayuda a garantizar que las herramientas continúen satisfaciendo las necesidades de los usuarios, mientras destaca las áreas para la optimización continua. Esto ha llevado a proyectos impulsados por la demanda, incluida una migración a un servidor de especificaciones más altas para Jira en respuesta al creciente número de usuarios.
«El equipo siempre nos explica cómo actuar ante las solicitudes de una manera perfecta que no afecte a nuestros usuarios», dice Claire. «Fue una transición completamente fluida a nuevo servidor».
Otro proyecto reciente es la implementación de la aplicación de inicio de sesión único Umbrella SSO de Adaptavist para inicios de sesión centralizados, que ha simplificado el acceso y reducido la carga administrativa. «También nos ayuda a garantizar que la desvinculación cumpla con las necesidades de cumplimiento, que es una consideración clave para el negocio», explica.
Ir más allá
A medida que el uso del software de Atlassian ha seguido evolucionando, Adaptavist proporciona consultoría y asesoramiento continuos para ayudar a JLP a asegurarse de que los usuarios aprovechen al máximo la plataforma, todos los días.
Esto ha incluido pasar de las herramientas independientes heredadas a las aplicaciones que se integran con Jira y permiten que los equipos trabajen sin problemas. Al recurrir al mercado de Atlassian, el equipo descubrió que «las aplicaciones de Adaptavist realmente destacan».
Un enfoque clave fue la gestión de pruebas, que dependía de herramientas caras con una funcionalidad cada vez más obsoleta.
«Teníamos algunas herramientas que en su día fueron populares, como Quality Center, pero eran caras por los beneficios que ofrecían. Necesitábamos algo más moderno y rentable», dice Hector Lira, responsable de pruebas de la John Lewis Partnership.
«Nos mudamos a TestRail como puente y, aunque nos dio algunas características que necesitábamos desesperadamente, seguía sin ser suficiente: lo que necesitábamos era una herramienta que se integrara completamente con Jira. Ahí es cuando encontramos Adaptavist Test Management para Jira (TM4J)».
El equipo evaluó TM4J, con una comparación directa que reveló una funcionalidad comparable con la ventaja adicional de la integración completa con Jira. Después de una recepción exitosa, TestRail ahora ya se ha dado de baja, con todos los activos migrados a TM4J. El uso del centro de calidad también está llegando a su fin.
«La integración completa en Jira significa que no se requiere un inicio de sesión por separado, lo que minimiza los gastos generales de administración de usuarios», dice Hector. Otros aspectos destacados para el equipo son la interfaz fácil de usar para la creación de pruebas simples, la capacidad de importar casos de prueba de las herramientas existentes y una mejor visibilidad de la actividad de prueba y los resultados en todos los equipos.
JLP también se beneficia de la participación continua a medida que la aplicación se desarrolla: «Nos encanta que Adaptavist responda y esté abierto a sugerencias para mejorar continuamente el producto. Podemos tener conversaciones abiertas y nos alegramos de estar a bordo mientras pruebas tu hoja de ruta», continúa Hector.
Es genial poder pasar tiempo con el equipo para asegurarnos de que estamos utilizando la herramienta correctamente y aprovechando al máximo la funcionalidad.
Claire Nelson
Responsable técnico de Métodos y Herramientas
El poder de la automatización, con el creciente número de usuarios diversos de la plataforma, y lidiar con la demanda de personalización se convirtió en otro desafío para el equipo.
«Estábamos utilizando los flujos de trabajo predeterminados de Jira, pero esta capacidad lista para usar estaba muy enlatada. Significaba que la gente no podía ver el beneficio real de Jira, que era igual para todos cuando la gente quería flujos de trabajo ingeniosos y notificaciones por correo electrónico más inteligentes», explica Claire.
Con el aumento de las solicitudes de personalizaciones, el equipo recurrió al mercado para obtener capacidad de automatización. Optaron por ScriptRunner, ya que «destacó con creces como la mejor opción». La aplicación se integró y desde entonces se ha aceptado en lo que Hector describe como una «forma realmente natural y orgánica».
Al permitir la personalización rápida y fácil de los proyectos, Adaptavist ScriptRunner ha ayudado a los usuarios de la Partnership a comprender cómo el nuevo sistema puede funcionar para ellos, ofreciendo un gran valor de las herramientas. La funcionalidad adicional en los filtros también ayuda a los equipos a ser más productivos, al simplificar la extracción de información esencial de las incidencias.
«También está bien respaldado, con documentación fantástica», continúa Claire. «Como clientes de la aplicación Adaptavist, estamos totalmente respaldados con actualizaciones, lo que nos brinda una verdadera tranquilidad».
El apoyo continuo del equipo de ScriptRunner ha sido fundamental para garantizar que la Partnership continúe utilizando la aplicación al máximo, como explica Claire: «Recientemente nos encontramos en una posición en la que sabíamos que había muchas funciones que ya utilizábamos, pero también muchas que no. Es genial poder pasar tiempo con el equipo para asegurarnos de que estamos utilizando la herramienta correctamente y aprovechando al máximo la funcionalidad».
Los resultados
Prácticamente un tiempo de actividad del 100 % para los usuarios
El acceso a la orientación para gestionar los problemas y las mejoras del sistema, junto con la supervisión continua, garantiza casi un tiempo de actividad del 100 % para los usuarios, explica Claire. «También significa que podemos brindar a los usuarios el uso acelerado de la funcionalidad que requieren, ayudándoles a aprovechar al máximo sus herramientas y hacer las cosas de manera que les sirvan».
Consulta continua
Garantiza que JLP siempre optimice sus herramientas y se mantenga un paso adelante a medida que el negocio continúa en evolución, incluida la racionalización y el endurecimiento de los derechos de acceso y la seguridad.
Administradores de Jira
alrededor de 20 solicitudes de configuración avanzada cada semana con las capacidades de automatización de ScriptRunner, y las pruebas se han vuelto más simples y transparentes con la incorporación de Test Management para Jira, que elimina los obstáculos y ayuda a los equipos a realizar los lanzamientos más rápido. «Las aplicaciones de Adaptavist también nos han ayudado a garantizar que toda la información requerida llegue a los equipos adecuados la primera vez», ofrece Claire. «Como ya no se requieren controles de ida y vuelta, los equipos ahorran tiempo y se vuelven más eficientes».
Nuevo enfoque de colaboración
Otro beneficio único para el equipo de JLP es la naturaleza recíproca de la colaboración. «Tenemos una relación honesta con la comunicación bidireccional. Adaptavist comparte consejos, áreas de mejora y mejores prácticas y, a su vez, nos escucha cuando retroalimentamos y contribuimos a las hojas de ruta del producto. Eso ha generado mucha confianza. El éxito de la colaboración se reduce a la honestidad de ambas partes». Concluye Claire. En el futuro, JLP desea agregar más procesos en torno al mantenimiento diario de la plataforma y explorar más a fondo el potencial de la automatización, todo ello mientras continúa operando la tecnología que a los equipos de Partnership les encanta usar.
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