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Pacific Wild se centra en lo que importa con monday.com
Sobre Pacific Wild
Pacific Wild es una organización benéfica de Canadá que lidera la conservación de la fauna salvaje en la costa oeste del país. Su objetivo es inspirar y motivar a los ciudadanos de todo el mundo para que apoyen la protección de las especies y los ecosistemas amenazados y en peligro de extinción, centrando su labor en la investigación científica y la divulgación con acciones visualmente atractivas.
Pacific Wild creó una campaña para proteger el bosque local Great Bear Rainforest, dando lugar a uno de los mayores acuerdos de protección de los bosques canadienses hasta la fecha. También participó en la prohibición de la caza recreativa de osos pardos. La organización trabaja para proteger a gran escala zonas marinas y boscosas, así como especies clave como osos, lobos y salmones salvajes.
Industria: tercer sector
Sede Central: Victoria, Columbia Británica, Canadá.
Resumen de los resultados
Ahorro de tiempo: reducción de un 20% del tiempo dedicado a buscar actualizaciones.
Mejora de la colaboración: Mayor alineación de los proyectos concurrentes y vinculados
Mejora de la visibilidad central de los estados y bloqueadores de los proyectos
Claridad en el seguimiento: Seguimiento directo de las solicitudes creativas
Claridad en el seguimiento: Seguimiento directo de las solicitudes creativas
Mejora del trabajo en equipo: Reducción de la confusión y la frustración
El reto
Pacific Wild tiene un equipo fijo pequeño, como muchas organizaciones sin ánimo de lucro, pero también recibe subvenciones para proporcionar prácticas a estudiantes durante el verano, por lo que el tamaño del equipo fluctúa a lo largo del año. Suelen ejecutar hasta 20 proyectos a la vez, y con algunos miembros del equipo trabajando totalmente en remoto y otros presencialmente, y la necesidad de incorporar rápidamente a nuevos miembros, una gestión eficaz del trabajo y una comunicación ágil son esenciales para que las cosas funcionen sin problemas.
Sin embargo, debido a una difícil combinación de plataformas para comunicarse internamente, realizar seguimiento de los proyectos, crear comentarios y aprobaciones, y registrar dónde se localizan los activos, había mucha confusión. El equipo no controlaba donde estaban las últimas versiones y perdía tiempo valioso buscando actualizaciones.
Algunos miembros del equipo ya habían propuesto monday.com como solución y habían empezado a configurarlo, pero sin tiempo ni conocimientos profundos para dedicar a la configuración y la formación interna, la aceptación era limitada y el equipo seguía trabajando por los otros canales. Deseosos de ver si una configuración adecuada de monday.com podía resolver sus problemas, la directora de proyectos de Pacific Wild, Natasha Wehn, se puso en contacto con Adaptavist, y empezamos a trabajar con ellos.
Intentamos utilizar tutoriales para hacer la configuración nosotros mismos, pero monday.com tiene tantas opciones y es tan personalizable que nos resultó difícil saber por dónde empezar. En realidad, no tenemos un equipo técnico, como ocurre con muchas ONGs, sino que todo el mundo toca varios palos. Necesitábamos a alguien que nos lo configurara tal como nosotros necesitábamos.
Natasha Wehn
Directora de Proyectos
La solución
Como Advanced Delivery Partners de monday.com, creamos una solución de gestión del trabajo a medida para monday.com que incorporaba todo lo que el equipo de Pacific Wild necesitaba para organizar y gestionar sus campañas. Empezamos por profundizar en los detalles rutinarios de lo que hace Pacific Wild, en cómo trabaja el equipo para entender realmente sus objetivos y dónde pueden estar fallando las cosas o causando dificultades.
Se subrayó el requisito de vincular y automatizar los distintos elementos de las campañas y los tableros de monday.com, de modo que si se realizaba una actualización en un lugar, se reflejara automáticamente en todos los demás lugares pertinentes de monday.com. Esta automatización se implementó para ahorrar una enorme cantidad de búsquedas manuales y eliminar la necesidad de que los miembros del equipo tuvieran que hacer lo mismo en varios lugares al realizar cambios y dar su opinión.
También identificamos varias oportunidades para crear integraciones con otros sistemas que utilizaba el equipo, como incorporar días o semanas importantes para las campañas desde sus calendarios de Google, por ejemplo, el Día Internacional del Lobo. Garantizamos la sincronización entre monday.com y los canales de Slack y los hilos de correo electrónico pertinentes, manteniendo las actualizaciones y alimentando las conversaciones que estaban teniendo lugar.
Por último, el equipo de Pacific Wild pudo empezar a utilizar los formularios de monday.com para crear peticiones, aprovechando aún más las nuevas formas de trabajar que implementamos para ellos y garantizando que todo el trabajo fluye ahora a través del sistema de monday.com, donde se sigue, se asigna correctamente y se actualiza en cada etapa.
Adaptavist nos escuchó y nos explicó en qué punto nos encontrábamos. Puede ser difícil saber lo que necesitas si eres muy nuevo o no tienes conocimientos técnicos, así que fue genial que el equipo de Adaptavist convirtiera nuestras frustraciones en un plan.
Natasha Wehn
Directora de Proyectos
Aumentar la eficiencia para centrarse en lo importante
Con un historial de fatiga y problemas técnicos con las herramientas que llevaban a una baja aceptación de cualquier nuevo sistema introducido, creamos un marco de trabajo en el que el equipo de Pacific Wild confiaba y encontraba fiable y agradable de usar. Con una notable mejora en la gestión del trabajo, han liberado tiempo y recursos para dedicarlos directamente a sus campañas y, por tanto, han podido ampliar sus operaciones. Están entusiasmados con las posibilidades futuras, y sobre todo han destacado lo altamente personalizable y flexible que es la plataforma monday.com.
Como dice Natasha: “Veo muchas posibilidades en la plataforma monday.com y estoy deseando tomarme un respiro y sumergirme un poco más en ella ahora que he visto algunas de las opciones que ofrece. Quiero explorar algunas de las nuevas integraciones y automatizaciones disponibles desde que empezamos a trabajar juntos. Parece un universo gigantesco y ¡sólo estamos viendo una pequeña estrella!”.
El equipo, además, tiene interés en evaluar cómo sus diversas plataformas de recaudación de fondos podrían optimizarse e integrarse con monday.com, impulsando su alcance y abriendo la posibilidad de que las donaciones que reciben tengan un impacto aún mayor.
Por último, Natasha compartió algunos comentarios positivos para el equipo del proyecto Adaptavist:
Recomendaría sin dudar Adaptavist a otras personas... Fue muy agradable ver el interés que mostraron por nuestras campañas; a veces, olvidamos que no todo el mundo está tan metido en lo que hacemos. Todo el equipo de Adaptavist fue muy amable y acogedor, pero también comprensivo y paciente con nosotros. Nuestros plazos han cambiado mucho y a veces ha habido largos intervalos entre una reunión y la siguiente, así que ha sido estupendo trabajar con un equipo tan servicial... Ha sido un apoyo en el que podemos confiar.
Natasha Wehn,
Directora de Proyectos
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