Cómo Adaptavist integró Jira en el sistema de subvenciones públicas del ayuntamiento de Reikiavik
Un caso de éxito sobre la forma en que Adaptavist ayudó a integrar Jira en el sistema de solicitud de subvenciones públicas del ayuntamiento de Reikiavik, con lo que consiguió que fuera más preciso, más eficaz en el tiempo y mejor en las comunicaciones.
Acerca del cliente
El ayuntamiento de Reikiavik es la autoridad del gobierno local de la capital de Islandia. Su sitio web permite a los habitantes de la ciudad acceder a portales sobre gobernanza, vivienda, educación, ayudas económicas y otra información útil sobre servicios públicos. La organización se dedica a mejorar la vida de los habitantes de la ciudad, fomentar el sentido de comunidad y promover el desarrollo sostenible para hacer de Reikiavik una ciudad mejor en la que vivir.
Sector: servicios públicos
Solución: Jira Service Management
El reto
El ayuntamiento de Reikiavik quería modernizar y mejorar su sistema de solicitud de subvenciones públicas. Las personas interesadas presentan sus solicitudes mediante el sistema y los datos se envían a los especialistas en subvenciones. La anticuada versión actual consistía en una hoja de cálculo de Excel, lo que obligaba a su equipo a repetir de forma manual muchas tareas que se querían automatizar, al tiempo que aumentaba la probabilidad de que se produjeran errores humanos. La hoja de cálculo no facilitaba una visión clara de las solicitudes de subvención ni de los distintos sectores, lo que exigía más tiempo para clasificarlas y gestionarlas manualmente.
Otros departamentos del ayuntamiento de Reikiavik ya utilizaban el generador My Pages para sus desarrollos de front end, así que al equipo de subvenciones le interesaba utilizarlo para facilitar la integración en toda la organización. Necesitaban una herramienta especializada para el back end que sustituyera la función de Excel en el sistema de solicitudes.
La solución
Como expertos integrales en Jira, Adaptavist adaptó Jira Service Management para responder mejor a las necesidades del ayuntamiento de Reikiavik. Muchos de los especialistas en subvenciones pensaban de forma distinta sobre lo que querían, así que el responsable técnico de Adaptavist tuvo que consolidar las distintas expectativas y los múltiples conceptos en una única solución.
Los plazos eran ajustados y el tiempo del proyecto escaso, por lo que Adaptavist tuvo que llevar a cabo el trabajo con rapidez. Nuestro director técnico se reunía con el equipo a diario en lugar de semanalmente, dando prioridad al proyecto para acelerar el desarrollo y garantizando que todo el mundo se mantuviera al tanto de las tareas diarias, a la vez que se aseguraba de que el cliente estuviese satisfecho con el progreso del proyecto.
Los resultados
La integración de Jira Service Management con My Pages proporcionó las siguientes ventajas al ayuntamiento de Reikiavik:
- Una API garantiza que toda la información que envíe el solicitante pase automáticamente a Jira dentro de los campos personalizados asignados adecuados.
- Permitió a los especialistas en subvenciones ponerse en contacto con los solicitantes directamente a través de Jira.
- Ofreció una visión útil y clara de todos los sectores de los solicitantes de subvenciones, lo que permitió ahorrar tiempo respecto al procesamiento manual de estos datos.
- Los historiales de los solicitantes y las solicitudes relacionadas podrían almacenarse de manera accesible y recuperarse rápidamente en un solo lugar, una característica primordial para el sector público.
- La calidad de los datos mejoró, era más fácil trabajar con ellos y el equipo podía confiar en que eran precisos.
Conclusión
La amplia experiencia de Adaptavist y su uso de Jira contribuyeron a que el proyecto de integración avanzara rápidamente y se completara con un nivel de calidad muy alto. En la actualidad, el proceso de solicitud de subvenciones públicas del ayuntamiento de Reikiavik es más transparente, proporciona información general accesible y facilita el contacto con los solicitantes.
Adaptavist rebasó las expectativas del ayuntamiento de Reikiavik con una gestión del proyecto dedicada y una comunicación diaria. El éxito de los clientes con Jira les ha animado a utilizar más la herramienta. Su curva de aprendizaje baja y su facilidad de uso facilitan la formación: muchas personas de la organización ya han adoptado el producto y lo están integrando en diversos proyectos.
El ayuntamiento de Reikiavik nos reconoce nuestro enfoque proactivo, elegir a los mejores talentos para el proyecto, celebrar reuniones diarias con el equipo de implementación, informar continuamente a las partes interesadas y crear una solución extraordinariamente acertada. Recomendarían a Adaptavist como los mejores especialistas en Atlassian.
Mira el vídeo
Mira el vídeo para escuchar al director de Proyectos del ayuntamiento de Reikiavik, Salvör, y a la responsable de Asuntos Digitales, Lara, hablar sobre la colaboración con Adaptavist en su sistema de solicitud de subvenciones públicas.