Cómo Adaptavist ayudó a WD-40 Company a ser más ágil
WD-40 quería mejorar la relación entre los equipos técnicos y las partes interesadas del negocio para entregar proyectos de alta calidad en menos tiempo.
Resumen
- Resumen de requisitos
- Maximizar la adopción de una metodología ágil en toda la empresa.
- Aumentar la eficiencia de la gestión de carteras de proyectos de IT
- Conocer con claridad y en tiempo real el rendimiento del proyecto.
- Establecer una retroalimentación entre los equipos técnicos y las partes interesadas del negocio.
La solución: los Servicios Profesionales de Adaptavist
Adaptavist ayudó a WD-40 a impulsar la adopción de una metodología ágil para mejorar el compromiso de las partes interesadas y entregar proyectos de alta calidad a escala. Obtén más información sobre los Servicios Profesionales de Adaptavist.
Resumen de los resultados
- Mayor previsibilidad de los plazos de finalización de los proyectos.
- Visibilidad completa de las solicitudes de los proyectos para poder analizar los costes y beneficios.
- Informes de los proyectos en tiempo real para monitorizar el trabajo en relación con los gastos operativos y de capital.
- Mejora de la colaboración entre los equipos técnicos y las partes interesadas del negocio incorporando Jira y Confluence en toda la empresa.
El cliente
La empresa WD-40 Company, con sede en San Diego, California, se dedica a fabricar productos domésticos y multiusos, incluido su lubricante estrella, WD-40 (que significa Water Displacement, 40th formula). La fórmula desengrasante y antioxidante característica de WD-40 se desarrolló en un principio para la industria aeroespacial en 1953, pero acabó llegando al gran público en 1957.
Desde entonces, la empresa no ha hecho más que crecer. Con un equipo de casi 450 personas, la empresa WD-40 ahora comercializa con éxito sus productos en más de 176 países y territorios de todo el mundo.
El reto
Una visión más clara
Tener una visibilidad clara y en tiempo real de todos los proyectos de IT, desde la concepción hasta la ejecución, era uno de los principales motivos por los que WD-40 quería ser una empresa más ágil. Cuando Adaptavist conoció al Director de Estrategia de IT de WD-40, Doug Cyphers, se dio cuenta de que la falta de visibilidad en toda la cartera de proyectos de IT estaba impidiendo a su equipo evaluar los requisitos comerciales con precisión y pronosticar los plazos de entrega.
La agilidad como estándar
Establecer una fuerte relación entre el personal técnico y las partes interesadas del negocio fue clave para garantizar una transparencia total. La empresa ya había invertido en la herramienta de colaboración líder de Atlassian, Jira, pero necesitaba fomentar la adopción de una metodología ágil para sacar el máximo partido a la herramienta. Estaba claro que WD-40 necesitaba ayuda para ser realmente ágil, aprovechar todo el potencial de Jira e implementar una metodología más efectiva para gestionar su cartera de proyectos de IT.
La solución
El compromiso de Adaptavist con WD-40 comenzó con una tarea: conocer a fondo sus requisitos y objetivos antes de acordar los servicios que le prestaría. Codo con codo, Adaptavist y WD-40 hicieron presentaciones a los equipos relevantes sobre el uso de Jira y les explicaron cómo podía ayudar a adoptar una metodología ágil en toda la empresa.
Se comunicó a los miembros de los equipos lo que tendrían que hacer y los beneficios que aportaría el nuevo enfoque. Tal y como afirmó Doug Cyphers, "el equipo cree en una metodología ágil y tiene una amplia experiencia demostrable y el convencimiento necesarios" para garantizar el éxito.
Unas semanas más tarde, se organizaron otras reuniones, sesiones informativas y demostraciones de productos con el equipo de WD-40 para que sus miembros pudieran hacer preguntas y plantear cualquier problema o las cuestiones que les preocuparan. Para entonces, Adaptavist ya había creado espacios para el cliente en Confluence y Jira para ayudar al equipo a visualizar y supervisar el progreso de las entregas. "Básicamente", dice Cyphers, "nos ayudasteis a adaptar la herramienta a la visión que teníamos".
Comunicarse para conseguir el cambio
Una buena comunicación fue crucial en toda la relación. El equipo de WD-40 pudo enviar solicitudes y preguntas a Adaptavist a través del chat, lo que le permitió darnos feedback e información útil mientras se trabajaba en el despliegue de nuevos procesos y comportamientos.
Adaptavist estuvo a su disposición para hacer los cambios necesarios para alcanzar los objetivos de la empresa. Entre otras cosas, creamos campos personalizados en Jira que eran fundamentales para satisfacer las necesidades de WD-40, pero que no estaban disponibles de forma inmediata. Se celebraron reuniones de seguimiento quincenales entre Adaptavist y los líderes de TI de WD-40 para tratar los posibles problemas, buscar soluciones y hacer los cambios necesarios.
Al colaborar codo con codo, ambos equipos pudieron recopilar nuevas ideas para mejorar y desarrollar la forma en que utilizaban Jira.
Uno de los mejores aspectos de la metodología ágil es que cada dos semanas puedes ver el trabajo que has completado y los beneficios. Empiezas a entender lo que puedes completar en un sprint. Y todo eso contribuye a que el equipo asuma sus compromisos con diligencia y determinación. Los informes muestran todo lo que se ha conseguido y la metodología ágil se convierte en una gran herramienta para colaborar y comunicarse con las partes interesadas.
Doug Cyphers
Jefe de Estrategia de IT
El resultado
Tan solo ocho semanas después de las primeras reuniones introductorias, el equipo técnico de WD-40 Company había completado dos sprints ágiles de dos semanas, y ambos recibieron un feedback fantástico de los equipos involucrados.
Por otro lado, Cyphers cree que la implementación tuvo éxito porque demostró que la metodología ágil es adaptar el marco establecido para satisfacer las necesidades de cada equipo específico. Es decir, que cada aplicación es diferente. Los equipos tienen que desarrollar sus propias normas y flujos de trabajo en un marco ágil común. WD-40 no quería decirles a los miembros de su equipo lo que tenían que hacer, sino preguntarles cómo creían que podría beneficiarles todo eso.
Y a Cyphers le pareció que Adaptavist "se adaptó a la perfección" a ese enfoque colaborativo. Recuerda que, cada vez que un miembro del equipo tenía una pregunta, normalmente tardaba muy poco en recibir una respuesta. "Se notaba lo comprometidos que estabais con el éxito de nuestro proyecto".
Alaba sobre todo lo colaborativo que le pareció el enfoque:
"Muchas empresas solo quieren venderte su formato estándar a toda costa: fase de descubrimiento, planificación, implementación y ya está. A mí todo eso me parece un poco parafernalia. El equipo de Adaptavist estaba dispuesto a escucharnos y se centró en buscar una solución adaptada a nosotros en lugar de intentar convencernos de cuáles eran nuestras necesidades. Y todo salió de maravilla". Doug Cyphers, Jefe de Estrategia de IT de WD-40.
Se insistió mucho en que el equipo tenía que hacer suya la metodología ágil y creo que dio muy buenos resultados. Los miembros del equipo vieron que no se trataba de un proyecto pasajero más y tuvieron claro que sacarían provecho a esta iniciativa.
Doug Cyphers
Jefe de Estrategia de IT
Adaptarse a los cambios en las necesidades
Cyphers cree que Adaptavist ha ido más allá de lo esperado. "Cuando trabajas con ciertas empresas", dice, "solo te dan lo que se estipula en el acuerdo de colaboración. Adaptavist nos ofreció lo que habíamos acordado y cubrió todas las demás necesidades que teníamos". Además, añade: "A veces no queda más remedio que desviarse del acuerdo de colaboración inicial porque vas aprendiendo cosas a lo largo del proceso. Adaptavist tuvo una dedicación absoluta durante todo el proyecto e hizo todo lo necesario para ayudarnos a triunfar".
Adaptavist ayudó a WD-40 a seguir un enfoque personalizado para adoptar una metodología ágil y Jira con el fin de satisfacer sus necesidades. Cyphers cree que es uno de los lanzamientos más rápidos y directos de Jira y de la metodología ágil que ha visto jamás, y atribuye ese éxito a la "colaboración y a la forma en que Adaptavist y WD-40 nos hemos complementado al trabajar juntos".
Le presenté a Adaptavist a otro departamento que estaba en proceso de adoptar un formato ágil. Les mostré lo que habíamos hecho con ellos y se quedaron muy impresionados con lo lejos que habíamos llegado y lo rápido que lo habíamos conseguido.
Doug Cyphers
Jefe de Estrategia de IT
Acerca de Adaptavist
Adaptavist es una empresa con sede en Londres que presta servicios de tecnología de la información. Fundada en 2005, ofrece servicios profesionales de primer nivel, así como asistencia, alojamiento y productos con licencia a un amplio abanico de clientes nacionales e internacionales, incluidas más de la mitad de las empresas de Fortune 500. Adaptavist, "Atlassian Platinum and Enterprise Partner", goza de un amplio reconocimiento como el socio empresarial con los mayores avances técnicos del ecosistema de Atlassian.
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