Osam načina da dotjerate svoj Lean Portfolio Management

Proširenje Lean metodologije, Lean Portfolio Management (LPM) je primjena agilnih praksi diljem velikog portfelja poslovnih ciljeva. Njegov je glavni cilj smanjenje traćenja resursa i postupaka i nemarne potrošnje, kroz pomaganje organizacijama da povećaju učinkovitost i vrijednost.

Kao i s većinom stvari u životu, s LPM-om dobivate onoliko koliko uložite. Važno je precizno podesiti svoje LPM procese kako biste oslobodili njihov puni potencijal. U ovom ćemo blogu istražiti najbolje načine za to.

Za pregled LPM-a pročitajte naš blog: Uvod u Lean Portfolio Management. Da biste istražili razlike između strateškog portfelja i portfelja projekta, kliknite ovdje.

1. Usvojite agilne i Lean prakse

LPM je izgrađen na agilnim i Lean praksama koje oboje koristi za poticanje učinkovitosti i responzivnosti. Prihvaćanje agilnih metodologija kao što su Scrum i Kanban omogućuje timovima da često isporučuju vrijednost, reagiraju na povratne informacije i brzo se prilagođavaju promjenjivim okolnostima.

2. Upotrijebite Kanban za vizualizaciju i upravljanje zavisnostima

Zavisnosti mogu utjecati na kvalitetu, brzinu i opseg vašeg rada, stvaranjem uskih grla ili kašnjenja ako se njima ne upravlja na odgovarajući način. Kanban vam može pomoći u vizualizaciji i upravljanju zavisnostima. Njegov sustav temeljen na protoku pomaže timovima da vizualiziraju i razumiju svoj tijek rada, optimiziraju učinkovitost i neprekidno se poboljšavaju. Kroz zajedničke Kanban ploče i grafikone, dionici bolje razumiju kako se njihovi prioriteti uklapaju u ukupnu sliku. Osim toga, lakše je upravljati očekivanjima dionika kada imaju uvid u puni opseg radnog opterećenja i u važnost drugih zahtjeva za resursima. Zahvaljujući njezinoj iznimnoj razini vidljivosti, metodu Kanban usvajaju mnoge organizacije kako bi im pomogla u usvajanju Lean i agilnih načela i ona se širi na različite dijelove poslovanja.

3. Primijenite Lean upravljanje

LPM utjelovljuje upravljačke strukture lake kategorije koje osnažuju timove i promiču decentralizirano donošenje odluka, što omogućuje brže odgovore, pojednostavljuje donošenje odluka, smanjuje birokratske troškove i potiče kulturu vlasništva i odgovornosti.

4. Uspostavite agilnost u cijelom portfelju

Portfelj je uspješan samo onoliko koliko je uspješan njegov najslabiji tim. Voditelji moraju uspostaviti čvrstu i agilnu kulturu sa svim timovima u cijelom portfelju. Opsežan portfelj zahtijeva agilne principe koji se koriste na razini tima kako bi se skalirali, slijedili i dijelili u cijeloj organizaciji.

5. Upotrijebite ograničenja za rad u tijeku (WIP)

Postavljanje WIP ograničenja znači uštedu vremena i novca. WIP ograničenje određuje maksimalnu količinu rada u svakom tijeku rada. Ograničavanje količine rada u tijeku olakšava prepoznavanje neučinkovitosti u tijeku rada tima. Pretpostavimo da se u popis zadataka WIP-a unese previše stavki. U tom se slučaju timovi mogu naći pred prevelikim brojem stavki, što može dovesti do štetnih posljedica kao što su uska grla i nizak moral. Uz WIP ograničenje možete upravljati time koliko se posla odrađuje kroz vaš proces. Količina projekata kojom se može upravljati u datom vremenu olakšava određivanje prioriteta među projektima, a timovi mogu ukloniti one koji više nisu potrebni s popisa zadataka.

6. Usvojite raznolikost timova

Svaki tim u organizaciji treba razumjeti i raditi na glavnim ciljevima i viziji tvrtke. Međutim, pojedinačne timove treba potaknuti da razviju vlastitu metodu optimizacije procesa i isporuke. Na primjer, agilni timovi imaju različite kulture objavljivanja: Scrum timovi često objavljuju softver na kraju svakog sprinta, dok Kanban timovi prakticiraju kontinuirano objavljivanje. Na razini portfelja, timovi mogu imati različite tijekove rada i procese, čak i kad oba odjela ujedinjeno slijede agilna načela. Raznolikost velikim agilnim portfeljima daje dar zajedničkog znanja i promiče veću fluidnost i kretanje znanja.

7. Potičite suradnju i komunikaciju

Organizacije koje su ovladale uspješnom komunikacijom u cijelom portfelju dijele znanje, ruše prepreke između organizacijskih silosa i redovito dijele kontekst unutar cijele organizacije. Neka vam ciljevi, napredak i prepreke budu transparentni za sve kako biste ojačali kulturu transparentnosti. To njeguje poštovanje među članovima tima i kolegama izvan tima, bez obzira na ulogu u organizaciji.

8. Uspostavite sustave mjerenja i petlje povratnih informacija

Ako želite mjeriti uspjeh i učinak portfelja, bitan je relevantan sustav mjerenja poslovanja i toka – on vam može pomoći u procjeni napretka, donošenju odluka temeljenih na podacima i utvrđivanju područja koja se mogu poboljšati. Za početak možete postaviti redovite petlje povratnih informacija i mehanizme pregleda.

LPM nije nešto što organizacije provode brzo ili bez značajnog planiranja. Svi dionici u svim poslovnim područjima moraju se posvetiti konceptu, što zahtijeva predanost ulaganju u pristup kako bi se osigurao uspjeh. Ali Adaptavist vam može pomoći da poboljšate vidljivost, strateško usklađivanje i prilagodljivost poduzeća kako biste ubrzali svoju digitalnu transformaciju.

Da biste saznali više o LPM-u uz pomoć alata Jira Align, pogledajte naš webinar, Lean Portfolio Management Masterclass, s našom stručnjakinjom za Agile Tinom Behers.