Standardizacija procesa bez žrtvovanja produktivnosti
Podijelite na društvenim mrežama
Standardizacija procesa bez žrtvovanja produktivnosti
Danny Coleman
5. ožujka 2024.
7 min čitanja
Danny Coleman
5. ožujka 2024.
7 min čitanja
Iako email ostaje neizostavni dio radnog mjesta, naše izvješće „Produktivnost nije mjesto rada” sugerira da zahvaljujući preferencijama, jednostavnosti upotrebe i sigurnosti, alati za razmjenu izravnih poruka polako prevladavaju. Očito je da alati za upravljanje radom sve češće prevladavaju na radnom mjestu, a većina tvrtki upotrebljava ih i ulaže u njih kako bi podržala suradnju i komunikaciju.
U potrazi za tehnologijom čest je pristup slijediti najbolju strategiju, odabrati alate koji će zadovoljiti vaše zahtjeve i zatim ih standardizirati u cijeloj organizaciji. Ovaj pristup ima brojne prednosti, ali nije uvijek najbolji odgovor. Cilj alata za upravljanje radom jest pomaganje vama i vašim timovima da budete produktivniji, što ne podrazumijeva automatsku standardizaciju vašeg skupa alata. Ne postoji jedinstveno rješenje koje odgovara svima, što znači da bi vaš pristup trebao biti jedinstven za vašu organizaciju.
U ovom blogu osporavamo uvriježeno mišljenje u vezi sa standardizacijom alata. Istražujemo prednosti i izazove i postavljamo pitanje: „Zašto se trebate standardizirati?” Krenimo.
U ovom blogu osporavamo uvriježeno mišljenje u vezi sa standardizacijom alata. Istražujemo prednosti i izazove i postavljamo pitanje: „Zašto se trebate standardizirati?” Krenimo.
Prednosti standardizacije alata
Ako se odlučite za standardizaciju, postoje brojne prednosti koje možete očekivati. Pogledajmo neke od najvećih.
- Učinkovita suradnjaStandardizacija pomaže timovima učinkovito surađivati s drugim timovima. Omogućava komunikaciju i suradnju unutar istog alata bez prebacivanja ili prilagođavanja bilo koje strane, što znači da možete prenositi dokumente i razgovarati s drugima bez napuštanja platforme. Zaposlenicima koji rade na daljinu i u hibridnom načinu rada također je jednostavnije pratiti razgovore koji se odvijaju u istom digitalnom prostoru.
- Jednostavno dijeljenje informacija stvara standardan, ponovljiv način dijeljenja informacija unutar tima i s drugim timovima jer svi upotrebljavaju iste alate, procese i tijekove rada.
- Smanjeno prebacivanje kontekstaTimovi ne moraju mijenjati alate, ali mogu imati sve na jednom mjestu, što povećava njihovu sposobnost da se usredotoče na posao.
- Optimizirani troškoviUpravljanje složenim sustavima i njihovo održavanje može biti skupo, a što je broj alata kojima morate baratati veći, više ćete morati trošiti na licence, edukaciju i podršku. Ne možete iskoristiti prednosti licenci za velike tvrtke kada se samo nekoliko ljudi koristi jednim alatom. Standardizacija optimizira način na koji upotrebljavate softver koji plaćate, pojednostavljuje naplatu i nabavu te predstavlja niže troškove nadogradnje.
- Veća vidljivostPraćenje i nadzor rada jednostavan su zadatak za sve timove koji upotrebljavaju iste alate, što olakšava stjecanje vrijednih, djelotvornih uvida te pristup analizi podataka i izvješćima. Usklađivanje procesa osigurava da svi rade u skladu sa zajedničkom strategijom prije implementacije alata za upravljanje radom. Naš nedavni case study marketinškog tima otkriva više pojedinosti.
Izazovi standardizacije alata
U interesu ravnoteže, ključno je razmotriti nedostatke standardizacije. Pogledajmo neke od kritičnih izazova.
- Ograničavanje kreativnostiPropisivanjem i standardizacijom alata uklanja se sloboda izbora, što može naštetiti kreativnosti i inovativnosti vaših timova.
- Zanemarivanje jedinstvenih zahtjeva različitih timovaSvaki odjel radi drukčije i stoga ima jedinstvene zahtjeve. Uklanjanjem mogućnosti odabira možete zanemariti preferencije pojedinih timova, koji mogu imati različita mišljenja o tome kojim se alatima žele koristiti. To može dovesti do zaobilaznih rješenja ili smanjene učinkovitosti ako alati ne odgovaraju njihovim potrebama.
- Visoka početna ulaganjaBez sumnje, tehnologija je skupa. Standardizacija može iziskivati značajno ulaganje, bilo unaprijed ili u tijeku implementacije. Možda ćete morati platiti licencu, pretplatu, održavanje ili prilagodbu alata i snositi dodatne troškove edukacije, integracije ili migracije. Međutim, važno je uzeti u obzir i uštede troškova. Nekim će tvrtkama standardizacija upotrebom jednog alata uštedjeti novac.
- Poremećaji procesaWork Management alati puni su značajki koje će vam pomoći pri neometanom odvijanju projekata. Međutim, promjena alata obično rezultira kratkoročnim poremećajima u radnim tijekovima i procesima, a važno je imati na umu da alati podržavaju robusne procese. Ipak, najprije je potrebno postaviti temelje.
Work Management alati
Postoje brojni Work Management alati koje možete odabrati, a ponekad je teško znati odakle početi.. Zahvaljujući kombinaciji naše stručnosti i partnerstva s vodećim svjetskim pružateljima tehnoloških usluga, možemo vam pokazati najbolja rješenja koja odgovaraju vašim potrebama.
Mogao bi vam odgovarati alat kao što je monday.com, koji nudi fantastične mogućnosti integracije i omogućava rad s alatima koji su vam najdraži, ili pak Atlassianova Jira, koja premošćuje jaz između tehničkog i poslovnog aspekta, omogućujući svima u organizaciji da surađuju na Atlassianovim alatima.
Završna razmatranja
Produktivnost je cilja kada se radi o Work Management alatima. Koji će pristup omogućiti vašim timovima da maksimalno profitiraju od svojeg svakodnevnog rada? Imajte to na umu dok razmatrate je li standardizacija pravi pristup za vašu organizaciju. Također, važno je uzeti u obzir vlastitu kulturu, ciljeve i procese te procijeniti gdje ta kohezija ima najviše smisla. Ne postoji jedinstveno rješenje koje odgovara svima, što znači da bi vaša odluka o tome želite li provesti standardizaciju trebala biti jedinstvena za vašu organizaciju.
Imate li još pitanja o standardizaciji Work Management alata?
Imate li još pitanja o standardizaciji Work Management alata?
Svjesni smo činjenice da se svaka organizacija razlikuje, pa vas potičemo da razgovarate o svojim potrebama. Naši stručnjaci mogu vam pomoći da odlučite kada bi standardizacija mogla imati smisla, bez obzira u kojem ste timu. Možemo vam pomoći u donošenju prave odluke i pronalasku pravih alata za vaše zadatke.
Napisao/la
Danny Coleman
Voditelj poslovnih informacijskih usluga
Kao voditelj poslovnih informacijskih usluga Danny se uglavnom bavi proširenjem usluga na platformi monday.com. Posvećen je poboljšanju poslovnih procesa i dinamike tima, a u svome poslu naglasak stavlja na operativnu izvrsnost, autentičnost i transparentnost, pokušavajući pozitivno utjecati na radno iskustvo svoga tima.
Work management