Kako je Adaptavist integrirao Jiru u sustav javnih potpora grada Reykjavika
Case study o tome kako je Adaptavist pomogao integrirati Jiru u aplikacijski sustav javnih bespovratnih sredstava gradske uprave Reykjavíka zbog čega je točniji, vremenski učinkovitiji i bolji u komunikaciji.
O klijentu
Grad Reykjavik tijelo je lokalne uprave glavnog grada Islanda. Njegova internetska stranica stanovnicima grada omogućuje pristup portalima za upravljanje, stanovanje, obrazovanje, financijsku potporu i druge korisne informacije o javnim uslugama. Organizacija želi poboljšati život stanovnika grada, potaknuti osjećaj zajedništva i promicati održiv razvoj kako bi Reykjavik postao bolji grad za život.
Industrija: Javni sektor
Rješenje: Jira Service Management
Izazov
Grad Reykjavik želio je modernizirati i poboljšati svoj sustav prijave za javna bespovratna sredstva. Podnositelji zahtjeva podnose svoje prijave putem sustava, a podaci idu stručnjacima za dodjelu bespovratnih sredstava. Postojeća zastarjela verzija sastojala se od proračunske tablice u Excelu, zbog čega su njihovi zaposlenici morali ručno ponavljati mnoge zadatke koje su željeli automatizirati, a što je istodobno povećavalo vjerojatnost ljudske pogreške. Proračunska tablica nije mogla pružiti jasan pregled zahtjeva za bespovratna sredstva ni različitih industrija, što je tražilo više vremena za njihovo ručno razvrstavanje i rješavanje.
Drugi odjeli u gradu Reykjaviku već su koristili alat za izradu My Pages za razvoj pristupnog dijela, pa ga je tim za dodjelu bespovratnih sredstava želio koristiti za olakšavanje integracije u cijeloj organizaciji. Trebao im je specijalizirani alat za pristupnu stranu sustava koji bi zamijenio Excel u aplikacijskom sustavu.
Rješenje
Kao sveobuhvatni stručnjak za Jiru Adaptavist je prilagodio Jira Service Management kako bi zadovoljio potrebe grada Reykjavika na najbolji mogući način. Nekoliko stručnjaka za bespovratna sredstva imalo je različite ideje o tome što žele, pa je Adaptavistovo tehnološko vodstvo moralo objediniti različita očekivanja i koncepte u jedno rješenje.
Rokovi su bili kratki i nije bilo puno vremena za provedbu projekta, pa je Adaptavist morao brzo dovršiti posao. Naš se tech lead svakodnevno sastajao s timom, a ne na tjednoj bazi, te je davao prednost projektu kako bi se ubrzao razvoj, osiguravajući da su svi informirani o svakodnevnim zadacima i provjeravajući je li klijent zadovoljan napretkom projekta.
Rezultati
Jira Service Management integriran sa sustavom My Pages osigurao je sljedeće pogodnosti za grad Reykjavík:
- API osigurava da sve informacije koje je dostavio podnositelj zahtjeva automatski idu u Jiru unutar ispravno dodijeljenih posebnih polja.
- Stručnjacima za bespovratna sredstva omogućeno je da kontaktiraju podnositelje zahtjeva izravno putem Jire.
- Osiguran je koristan i jasan pregled svih industrija podnositelja zahtjeva za bespovratna sredstva, štedeći vrijeme u odnosu na ručnu obradu tih podataka.
- Povijest podnositelja zahtjeva i povezane aplikacije mogu se lako pohraniti, ali i brzo pronaći na jednom mjestu, što je najvažnija značajka za javni sektor.
- Kvaliteta podataka se poboljšala, bilo je lakše raditi s njima, a tim se mogao osloniti na činjenicu da su podaci točni.
Zaključak
Adaptavistova velika stručnost i upotreba Jire omogućili su da integracija projekta brzo provede te da po završetku zadovoljava iznimno visoke standarde. Sada je postupak podnošenja zahtjeva za javna bespovratna sredstva grada Reykjavika transparentniji, pruža pristupačne prikaze te olakšava kontaktiranje podnositelja zahtjeva.
Adaptavist je nadmašio očekivanja grada Reykjavika svojom posvećenošću pri upravljanju projektom i svakodnevnom komunikacijom. Uspjeh klijenta s Jirom inspirirao ih je da prošire svoju upotrebu alata. Alat je lako savladiv i jednostavan za korištenje pa su ga mnogi ljudi u organizaciji usvojili ovaj proizvod i integriraju ga u različite projekte.
Grad Reykjavik pohvaljuje Adaptavist zbog našeg proaktivnog pristupa, odabira najboljih zaposlenika za projekt, održavanja dnevnih sastanaka s timom za provedbu, kontinuiranog informiranja dionika i stvaranja zbilja uspješnog rješenja. Oni bi preporučili Adaptavist kao vrhunske stručnjake za Atlassian.
Pogledajte video
Pogledajte video da vidite kako voditelj projekta grada Reykjavika, Salvör i voditelj digitalnih proizvoda, Lara, razgovaraju o radu s Adaptavistom na njihovom sustavu prijave za javna bespovratna sredstva.