Sun Life migriert zur Atlassian Cloud, um die digitale Transformation voranzutreiben
Basierend auf der Atlassian-Fallstudie hier.
Der Versicherungsriese Sun Life ist ein Synonym für Innovation und Fortschritt in der Branche. Seit der Gründung im Jahr 1865 in Kanada hat sich das Unternehmen von einer Versicherungsgesellschaft zu einem integrierten globalen Finanzdienstleistungskonglomerat entwickelt.
Gemäß der Überzeugung, dass anhaltender Erfolg vom Blick nach vorne abhängt, ist Sun Life nun auf dem Weg, sich selbst neu zu erfinden. Das Unternehmen will die digitale Transformation nutzen, um den internen Betrieb zu verbessern und ein erstklassiges Endkundenerlebnis zu bieten.
Im Rahmen dieser Transformation führte Sun Life in Zusammenarbeit mit Adaptavist eine sorgfältig geplante, reibungslose Migration zur Atlassian Cloud durch. So konnte der Versicherer die Teamarbeit stärken, die Agilität erhöhen und sich besser für zukünftiges Wachstum rüsten.
Die Herausforderung
Sun Life hat es sich zur Aufgabe gemacht, seinen Kunden zu helfen, lebenslange finanzielle Sicherheit zu erreichen und ein gesünderes Leben zu führen. Um Fortschritte bei dieser Mission zu erzielen, waren eine digitale Transformation und ein Upgrade der internen Systeme erforderlich – für mehr Effizienz im Betrieb und ein herausragendes Kundenerlebnis.
Das Team nutzte seit 2008 die serverbasierte Jira-Software und Confluence und stieg später auf das Atlassian Data Center auf AWS um. Als das Unternehmen dann die digitale Transformation anstieß, sollte sich auch das Mindset ändern. Das Team sollte mit Cloud-basierten Tools ausgestattet werden, um die Zusammenarbeit zu stärken, die Agilität zu erhöhen und besser auf neue Kundenanforderungen zu reagieren.
Die Migration zur Atlassian Cloud, um die Anwendungsumgebung (Jira und Confluence) zu modernisieren, war ein logischer Schritt. Auf diese Weise könnte Sun Life seine internen Systeme vereinfachen, um Informationen zu zentralisieren, seinen Teams eine bessere Geschwindigkeit und Leistung sowie eine nahtlose Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum zu bieten.
Als Confluence Cloud Technical Product Owner bei Sun Life bildeten Cynthia Brind’Amour und ihr Team die Spitze der Cloud-Migrationsreise des Unternehmens.
Als Cynthia den Zustand der Systeme von Sun Life prüfte, stellte sie fest, dass die Teams eine Vielzahl von Tools nutzten, um ihre Arbeit zu erledigen. Das Problem: Durch die Verwendung getrennter Tools war es schwierig, einen Überblick darüber zu erhalten, wo sich Informationen befinden.
Obwohl Confluence und Jira in den IT- und Ops-Teams beliebte Tools waren, war es üblich, dass einige Teammitglieder ihre eigenen Workflows und Softwarelösungen (Lotus Notes, SharePoint, Microsoft Excel, Microsoft Project usw.) nutzten.
Es mussten also sowohl die Plattform von Sun Life als auch die Prozesse überarbeitet werden. Der Wechsel zur Atlassian Cloud würde Informationen aus unterschiedlichen Silos in einer zusammenhängenden Plattform zentralisieren und die Zusammenarbeit und Effizienz im Team verbessern.
Wie Adaptavist eine reibungslose Confluence-Cloud-Migration ermöglichte
Adaptavist führte zunächst eine umfassende Bewertung der vorhandenen Confluence-Instanzen von Sun Life sowie der damit verbundenen Prozesse und Workflows durch. Nach Abschluss der Bewertung wurde eine schrittweise Migrationsstrategie entwickelt, um das Risiko zu minimieren und einen reibungslosen Umzug in die neue Umgebung zu gewährleisten.
Im Rahmen dieser Strategie wurde die Migration von Daten in fünf klar definierte Phasen bzw. Wellen unterteilt. Während jeder Welle, die jeweils zwei Wochen dauerte, wurden Standortgruppen aus ihrer Data-Center-Umgebung in die Atlassian Cloud migriert.
Jedes Inkrement oder jede Aktualisierung der neuen Umgebung wurde gründlich getestet, um Probleme und Herausforderungen zu identifizieren und zu lösen, bevor die nächste Phase begann. Adaptavist hat während jeder Welle neue Instanzen in ihrer Sandbox erstellt und sie zur Demo in die Sandbox von Sun Life verschoben – für Benutzer, zur Fehlerbehebung, zum Testen und zur endgültigen Migration.
Dies ermöglichte es allen in den eigenen Teams, sich allmählich mit der neuen Umgebung vertraut zu machen und das Maß an Verwirrung und/oder Risiko möglichst gering zu halten. Jedes Problem, das auftrat, wurde gelöst, bevor es sich auf weitere Bereiche des Unternehmens auswirken konnte.
Die Migration wurde innerhalb kurzer Zeit mit minimalen Unterbrechungen für die Teams durchgeführt. Cynthia sagte: „Ich habe vier Migrationen bei Sun Life durchgeführt. Diese war die erfolgreichste. Es war schön zu hören, wie Leute, die auch die anderen Migrationen miterlebt hatten, sagten: ‚Diese hier verlief reibungslos‘.“
Die gründliche Planung, Vorbereitung und Prüfung hatte einen großen Einfluss auf die Jira-Cloud-Migration
Nach der Abwicklung der Confluence-Cloud-Migration verlagerte das Adaptavist-Team den Fokus auf Jira. In diesem Fall arbeitete es eng mit Paul McNally, Jira Cloud Technical Product Owner bei Sun Life, und seinem Team zusammen.
Nachdem Paul und sein Team grünes Licht von der Führungsetage erhalten hatten, bestand der erste Schritt darin, das aktuelle Umfeld zu bewerten. Adaptavist schlug Sun Life vor, die Migration als Gelegenheit zu nutzen, um zu verstehen, was die Teams tatsächlich brauchten (im Vergleich zu dem, was sie im Laufe der Zeit einfach angenommen hatten).
Die Workflows wurden standardisiert, um die Datenkomplexität vor der Migration auf ein Minimum zu reduzieren. Das Ziel war es, den gesamten Migrationsprozess reibungsloser und schneller zu gestalten, das Risiko längerer Ausfallzeiten zu reduzieren und eine bessere Leistung und Produktivität nach Abschluss der Migration sicherzustellen.
Ähnlich wie bei Confluence wurde die Migration in verschiedene Phasen bzw. Wellen unterteilt. Dann wurden die Benutzer befragt, um zu verstehen, wie die Jira Cloud am besten für die spezifischen Anforderungen eingerichtet werden konnte. Es wurde genügend Zeit für gründliche Tests eingeplant, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung war, und um alle Probleme zu beheben, die beim Testen aufgedeckt wurden.
Um die Projekte schnell und präzise zu migrieren, wurde der Jira Cloud Migration Assistant verwendet. Dies stellte sicher, dass alle Daten und die Benutzerhistorie erhalten blieben, sobald sie in der neuen Umgebung gelandet waren.
Als die Teams nach Abschluss ihrer Migration zur Arbeit kamen, bemerkten sie keinen großen Unterschied, außer einem neuen Link. Das war ein großer Gewinn. Die Leute waren froh, dass ihre gesamte Historie noch vorhanden war und die Schlüssel gleich geblieben sind.
Paul McNally
Jira Cloud Technical Product Owner bei Sun Life
Höhere Effizienz und verbesserte Zusammenarbeit mit der Atlassian Cloud
Seit der Migration der Atlassian-Lösungen in die Cloud in Zusammenarbeit mit Adaptavist bemerkte Sun Life tägliche Verbesserungen bei der Teamarbeit. Durch den einfachen Zugriff auf Jira- und Confluence-Projekte und Bereiche in der Cloud-Umgebung fällt es Teams im gesamten Unternehmen leichter, zusammenzuarbeiten und Strategien sowie Innovationen zu entwickeln. Sie können intelligenter und schneller arbeiten und sich infolge dessen auf hohe strategische Ziele konzentrieren.
Die Migration zur Jira Cloud hat bereits zu einer Zeitersparnis geführt, die ausreicht, um 94 % der Lizenzkosten zu decken. Die Confluence Cloud hat zu einer Steigerung der Arbeitseffizienz um 80 % geführt. Insgesamt liegt die Zufriedenheit mit der Atlassian Cloud laut Nutzerberichten bei beeindruckenden 97 %.
Diese verbesserte Effizienz und Konnektivität werden einen wichtigen Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation von Sun Life darstellen. Eine agilere, kollaborativere Arbeitsumgebung wird die Grundlage für eine erhöhte geschäftliche Agilität schaffen, die es dem Unternehmen ermöglicht, schneller auf dynamische Kundenanforderungen zu reagieren und seinen Wettbewerbsvorteil langfristig zu erhalten.
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