Come avviare il Lean Portfolio Management (gestione del portfolio Lean)

Sei passaggi per avviare il Lean Portfolio Management

1. Crea il team perfetto
   Le persone giuste con le giuste competenze e conoscenze sono essenziali per un LPM di successo. I manager del portfolio dovrebbero essere molto bravi a raccogliere dati, monitorare le prestazioni del progetto e influenzare i responsabili della gestione delle priorità.
   
2. Finanziamento sicuro
   Come immaginerai, ci sono costi associati alla messa in atto della strategia aziendale. Trovare finanziamenti di solito significa lavorare con le risorse esistenti e capire se un'attività rientra nel budget (in caso di eventuali discrepanze, dovrai modificare il progetto). Identifica le attività più costose che hanno la massima priorità per i portatori di interesse e stabilisci il budget per allocare i finanziamenti.
   
3. Definisci la tua strategia
   Il passo successivo consiste nella creazione della tua struttura operativa, che stabilirà il tuo approccio al progetto. Quale sarà la prima area su cui lavorerai? Tutti i membri del team lavoreranno su parti diverse o sullo stesso progetto? Ricorda i cinque principi della metodologia Lean, descritti sopra, e identifica le pratiche inefficienti nel tuo metodo originario di gestione del portfolio.
   
4. Stabilisci un workflow Lean
   Il passo successivo consiste nella definizione di un workflow Lean eliminando le inefficienze e tutto ciò che ostacola il processo di gestione del portfolio. Identifica gli errori passati, poi prova ad adottare un approccio diverso. Ad esempio, invece di far lavorare tutto il team a singoli progetti, attività o aree, potresti assegnare ruoli diversi ai membri della squadra per velocizzare l'esecuzione dell'operazione. Puoi stabilire un sistema pull per ricevere una notifica quando ogni fase del processo è completa, oppure provare a utilizzare un software di gestione del portfolio, strumenti Kanban o diagrammi di Gantt per visualizzare le diverse fasi del processo di gestione del portfolio.
   
5. Ottimizza il tuo workflow
   L'implementazione delle iniziative Lean è un grande cambiamento, quindi probabilmente dovrai aggiungere aggiornamenti e apportare modifiche. È buona norma affrontare il processo con una mentalità flessibile incentrata sul miglioramento continuo.
   
6. Festeggia il tuo successo
   Vale la pena celebrare la messa in atto della tua strategia aziendale e l'implementazione dei principi Lean, anche se le cose non vanno secondo i piani. Gli eventuali errori commessi possono essere lezioni da utilizzare per ottimizzare e perfezionare il processo per la prossima occasione.

Sfide comuni

• Allineamento: quando i diversi livelli della tua organizzazione sono disgiunti, è più difficile comunicare la strategia o raggiungere gli obiettivi stabiliti.
• Prevedibilità: quando i team disgiunti lavorano con gap nei dati necessari per guidarli, i rilasci diventano più complessi e i KPIs possono essere trascurati.
• Governance: le organizzazioni affrontano le sfide con agilità quando le metriche, i report e il monitoraggio sono scarsamente regolamentati.

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