Otto modi per perfezionare la gestione lean del portafoglio

Il Lean Portfolio Management (LPM) è un’estensione della metodologia lean e rappresenta l’applicazione di pratiche agile su un ampio portafoglio di obiettivi aziendali. L’obiettivo principale è ridurre al minimo gli sprechi e le spese imprudenti, aiutando le organizzazioni a massimizzare l’efficienza e il valore aggiunto.

Come quasi sempre nella vita, con LPM raccogli ciò che semini. È importante aggiustare il tiro nei processi LPM perché possano dare il meglio di sé. In questo blog esploreremo i modi migliori per farlo.

Per una panoramica della gestione lean del portafoglio, leggi il nostro blog: Come iniziare con la gestione lean del portafoglio. Per esplorare le differenze tra un portfolio strategico e un portfolio di progetti, fai clic qui.

1. Adotta pratiche agile e lean

La gestione LPM si basa su pratiche agile e lean, che sfruttano sia l’efficienza che la reattività. L’adozione di metodologie agile come Scrum e Kanban consente ai team di creare valore con frequenza, rispondere ai feedback e adattarsi rapidamente alle circostanze mutevoli.

2. Usa Kanban per visualizzare e gestire le dipendenze

Le dipendenze possono influire sulla qualità, sulla velocità e sulla portata del tuo lavoro, creando colli di bottiglia o ritardi se non gestite correttamente. Kanban può intervenire per aiutarti a visualizzare e gestire le dipendenze. Il suo sistema basato sul flusso aiuta i team a visualizzare e comprendere i propri workflow, a ottimizzare l’efficienza e a migliorare continuamente. Attraverso bacheche e grafici Kanban condivisi, le parti interessate comprendono meglio dove inserire le proprie priorità nel quadro generale. Inoltre, è più facile gestire le aspettative degli stakeholder quando questi hanno una comprensione totale del carico di lavoro e possono vedere l’importanza della richiesta di altre risorse. Grazie al suo eccezionale livello di visibilità, Kanban viene adottato da molte organizzazioni per aiutarle ad abbracciare i principi lean e agile ed è sempre più diffuso in diverse aree del settore.

3. Applica la governance lean

La LPM incorpora strutture di governance leggere che potenziano i team e promuovono il processo decisionale decentralizzato, consentendo risposte più rapide, semplificando il processo decisionale, riducendo le spese generali burocratiche e incoraggiando una cultura di proprietà e responsabilità.

4. Stabilisci l’agilità in tutto il portafoglio

Il successo del portafoglio sarà uguale a quello del suo team più debole. I leader devono creare una cultura solida e agile con tutti i team in tutto il portafoglio. Un portafoglio ampio richiede che i principi agile utilizzati a livello di team vengano scalati, seguiti e condivisi a livello di organizzazione.

5. Usa i limiti Work In Progress (WIP)

Impostare un limite WIP ti fa risparmiare tempo e denaro. Un limite WIP imposta la quantità massima di lavoro in ogni workflow. Limitare la quantità di lavoro in corso rende più facile identificare l’inefficienza nel workflow di un team. Supponiamo che vengano inseriti troppi articoli nella coda WIP. In quel caso, i team possono trovarsi ad affrontare un numero schiacciante di elementi, che possono portare a conseguenze negative come colli di bottiglia e morale basso. Con un limite WIP, puoi gestire la mole di lavoro presente in ogni momento del processo. Lavorare con una quantità gestibile di progetti alla volta rende più facile assegnare le priorità e i team possono rimuovere quelli non più necessari dal backlog.

6. Sposa la diversità del team

Ogni team all’interno di un’organizzazione dovrebbe capire la visione e gli obiettivi aziendali generali, e lavorare per raggiungerli. Tuttavia, i singoli team dovrebbero essere incoraggiati a sviluppare i propri metodi di ottimizzazione dei processi e di consegna. Ad esempio, i team agile hanno culture di lancio diverse: i team Scrum spesso rilasciano software alla fine di ogni sprint, mentre i team Kanban praticano lanci continui. A livello di portafoglio, i team possono avere workflow e processi diversi, anche quando entrambi i reparti sono uniti nel seguire principi agile. La diversità conferisce ai grandi portafogli agile il dono della conoscenza condivisa, facendo sì che questa si muova di più e con maggiore fluidità.

7. Favorisci la collaborazione e la comunicazione

Le organizzazioni che sono riuscite ad avere una comunicazione di successo in tutto il portafoglio condividono le conoscenze, rompono le barriere tra i silos organizzativi e tengono tutti i settori aggiornati sui contesti. Fai sì che gli obiettivi, i progressi e gli ostacoli siano trasparenti per tutti, in modo da rafforzare questa cultura. Ciò alimenta il rispetto tra membri del team e colleghi al di fuori del team, indipendentemente dal ruolo di ognuno nell’organizzazione.

8. Stabilisci metriche e cicli di feedback

Se vuoi misurare il successo e le prestazioni del portafoglio, le metriche di business e di flusso pertinenti sono fondamentali: possono aiutarti a valutare i progressi, a prendere decisioni basate sui dati e a individuare le aree in cui è possibile migliorare. Per iniziare, puoi impostare cicli di feedback e meccanismi di revisione regolari.

Non è possibile implementare l’LPM in un’organizzazione in modo rapido o senza una pianificazione significativa. Tutte le parti interessate in tutte le aree aziendali devono impegnarsi a rispettare il concetto, impegnandosi a investire nell’approccio per mirare al successo. Ma Adaptavist può aiutarti a migliorare la visibilità, l’allineamento strategico e l’adattabilità aziendale per accelerare la tua trasformazione digitale.

Per sapere di più sull’LPM con Jira Align, guarda il nostro webinar, Masterclass sulla gestione lean del portafoglio, con la nostra esperta in agile Tina Behers.