Standardizzare i processi senza rinunciare alla produttività

Danny Coleman

5 marzo 2024

8 min di lettura

Persone che lavorano in luoghi diversi con strumenti differenti

Danny Coleman

5 marzo 2024

8 min di lettura

Mentre l'email rimane uno strumento fondamentale sul posto di lavoro, il nostro report "La produttività non è un luogo" indica che grazie alla preferenza, alla facilità d'uso e alla sicurezza, gli strumenti di messaggistica istantanea stanno a poco a poco diventando predominanti. È evidente che gli strumenti di gestione del lavoro si stanno diffondendo nelle organizzazioni e la maggior parte delle aziende li utilizza e investe su di essi per facilitare la collaborazione e la comunicazione.

Quando ci si basa sulla tecnologia, un approccio comune consiste nell'adozione di una strategia best-of-breed, scegliendo strumenti per soddisfare le proprie esigenze e in seguito standardizzandoli in tutta l'organizzazione. Questo approccio ha molti vantaggi, ma non è sempre la soluzione. Gli strumenti di gestione del lavoro mirano ad aiutare te e i tuoi team ad aumentare la produttività, il che non significa automaticamente standardizzare il tuo set di strumenti. Non esiste una soluzione unica valida in tutti i casi, il che significa che il tuo approccio dovrebbe essere personalizzato in base alla tua organizzazione.

In questo blog, sfidiamo lo status quo sulla standardizzazione degli strumenti. Esaminiamo i vantaggi e le sfide e chiediamo: "Perché dovresti effettuare una standardizzazione?" Entriamo nel vivo dell'argomento.

I vantaggi della standardizzazione degli strumenti

Se scegli di effettuare una standardizzazione, potrai approfittare di molti vantaggi. Prendiamo in esame alcuni dei benefici principali.

Collaborazione efficace: la standardizzazione aiuta i team a lavorare in modo efficiente con altre squadre. Facilita la comunicazione e la collaborazione all'interno dello stesso strumento senza che le parti debbano passare o adattarsi a un altro sistema, il che significa che puoi caricare documenti e chattare senza uscire da una determinata piattaforma. Risulta anche più facile per coloro che lavorano in modalità remota o ibrida tenere traccia delle conversazioni visto che avvengono nello stesso spazio digitale.
Facile condivisione delle informazioni: permette di creare un modo standard e ripetibile di condividere dati all'interno di un team e con altre squadre, poiché tutti utilizzano gli stessi strumenti, processi e workflow.
Commutazione di contesto ridotta: i team non hanno bisogno di cambiare strumenti, ma possono trovare tutto su un'unica piattaforma, il che aumenta la loro capacità di concentrarsi sul lavoro.
Costi semplificati: i sistemi complessi possono essere costosi da gestire e mantenere e, maggiore è il numero di strumenti tra cui devi destreggiarti, più spenderai in licenze, formazione e assistenza. Non puoi sfruttare le autorizzazioni aziendali quando solo poche persone utilizzano un determinato strumento. La standardizzazione ottimizza il modo in cui utilizzi il software per cui stai pagando, semplifica la fatturazione e l'approvvigionamento e presenta costi di aggiornamento inferiori.
Maggiore visibilità: con tutti i team che utilizzano gli stessi strumenti, il lavoro di monitoraggio e tracciamento risulta semplice, facilitando la raccolta di informazioni pratiche e di valore e l'accesso all'analisi e ai report dei dati. L'allineamento dei processi garantisce che tutti si impegnino per la definizione di una strategia comune prima di implementare uno strumento di gestione del lavoro. Il nostro recente caso di successo del team di marketing fornisce ulteriori spiegazioni.

Le sfide della standardizzazione degli strumenti

Per garantire una prospettiva bilanciata, è essenziale prendere in considerazione gli svantaggi della standardizzazione. Analizziamo alcune delle sfide critiche.

Limitazione della creatività: imporre e standardizzare gli strumenti preclude la libertà di scelta, il che può limitare la creatività e l'innovazione dei tuoi team.
Mancata considerazione dei requisiti specifici dei diversi team: ciascun dipartimento opera in modo diverso, pertanto ha delle esigenze particolari. Privandoli della possibilità di scegliere, rischi di ignorare le preferenze dei singoli team, che potrebbero avere opinioni diverse sugli strumenti che vorrebbero utilizzare. Questo può portare a soluzioni temporanee o a una riduzione dell'efficienza se gli strumenti non soddisfano le loro esigenze.
Investimento iniziale elevato: la tecnologia è indiscutibilmente costosa. La standardizzazione può richiedere un investimento considerevole, da fare in anticipo o in corso d'opera. Potresti dover pagare la licenza, l'abbonamento, la manutenzione o la personalizzazione dello strumento e sostenere ulteriori costi di formazione, integrazione o migrazione. Tuttavia, è importante considerare anche i risparmi sulle spese. Per alcune aziende, la standardizzazione di uno strumento permetterà di risparmiare denaro.
Interruzione del processo: gli strumenti di gestione del lavoro sono pieni di funzionalità per garantire che i tuoi progetti vengano portati avanti senza intoppi. Tuttavia, un cambio di strumento di solito comporta un'interruzione a breve termine dei workflow e dei processi ed è importante ricordare che gli strumenti favoriscono processi consolidati. Prima, però, devono essere poste le basi.

Strumenti per la gestione del lavoro

Gli strumenti di gestione del lavoro tra cui scegliere sono numerosi, quindi a volte risulta difficile orientarsi nella scelta.. Attraverso una combinazione delle nostre competenze e partnership con fornitori tecnologici leader a livello mondiale, possiamo guidarti per trovare le migliori soluzioni che soddisfino le tue esigenze.

A fare al caso tuo potrebbe essere uno strumento come monday.com, che mette a disposizione fantastiche funzionalità di integrazione, permettendoti di lavorare con gli strumenti che preferisci, o Jira di Atlassian, che colma il gap tra aspetti tecnici e commerciali, consentendo a tutti i membri di un'organizzazione di collaborare utilizzando gli strumenti Atlassian.

Considerazioni finali

Quando si tratta di strumenti di gestione del lavoro, l'obiettivo principale è la produttività: quale approccio consentirà ai tuoi team di ottenere il massimo risultato grazie al loro lavoro quotidiano? Tienilo a mente quando valuti se la standardizzazione sia l'approccio giusto per la tua organizzazione. È anche importante tenere conto della cultura, degli obiettivi e dei processi e valutare quale soluzione sia più appropriata. Non esiste una soluzione unica valida in tutti i casi, il che significa che la tua decisione di standardizzare dovrebbe essere personalizzata in base alla tua organizzazione.

Hai altre domande sulla standardizzazione degli strumenti di gestione del lavoro?

Sappiamo che ogni organizzazione è un caso a parte, quindi ti invitiamo a esporre le tue esigenze. I nostri esperti possono aiutarti a decidere quando la standardizzazione è adatta e quando invece potrebbe non funzionare, indipendentemente dal team di cui fai parte. Possiamo guidarti perché tu prenda la decisione giusta e trovi gli strumenti ideali per il lavoro.

Parlaci della gestione del lavoro

Scritto da

Danny Coleman

Business Information Services Manager

In qualità di Business Information Services Manager, Danny si concentra sull'espansione dei servizi di monday.com. La sua leadership, incentrata sul miglioramento delle procedure aziendali e delle dinamiche di gruppo pone in evidenza l'eccellenza operativa, l'autenticità e la trasparenza, con l'obiettivo di influire positivamente sull'esperienza lavorativa del suo team.