Libera tutta la potenza della piattaforma
Adaptavist fornisce servizi gestiti di Atlassian per John Lewis Partnership
A partire dalla progettazione e dal lancio di una piattaforma completa per gli strumenti Atlassian nel 2013, Adaptavist ha costruito una relazione di lunga data con John Lewis Partnership (JLP), uno dei principali gruppi di vendita al dettaglio del Regno Unito.
Oggi, questa piattaforma supporta oltre 2.000 utenti tra i team tecnici e aziendali della Partnership ed è la spina dorsale di un servizio completamente gestito fornito da Adaptavist. Il servizio comprende la gestione quotidiana del back-end, l’assistenza supportata dagli SLA per evitare problemi di prestazioni e la manutenzione continua per garantire che gli strumenti possano scalare e soddisfare le esigenze aziendali in evoluzione. Ciò include il miglioramento della funzionalità nativa di Jira con le app Adaptavist ScriptRunner e Test Management for Jira, che aiutano John Lewis Partnership a ottenere il massimo dalla piattaforma Atlassian.
Informazioni su John Lewis Partnership
John Lewis Partnership possiede e gestisce due dei marchi di vendita al dettaglio più amati della Gran Bretagna: John Lewis & Partners e Waitrose & Partners. Iniziata come un’idea radicale quasi un secolo fa, la Partnership è ora la più grande azienda di proprietà dei dipendenti nel Regno Unito, con 83.900 dipendenti che sono tutti partner dell’azienda e ne condividono i profitti.
La Partnership opera secondo solidi principi democratici, il che significa che ogni Partner ha voce in capitolo sul modo in cui viene gestita l’organizzazione. L’azienda ha un fatturato lordo annuo di oltre 11,7 miliardi di sterline, 400 punti vendita e un’attività online leader nel settore. La sua strategia commerciale si concentra sulla differenziazione piuttosto che sulla scalabilità, attraverso investimenti nell’innovazione e nel servizio guidato dai partner.
Sintesi dei requisiti
Un partner capace
per fornire l’implementazione e la gestione continua di una suite completa di strumenti Atlassian
Utilizzo del sistema molto elevato
sostenuto da SLA (Service Level Agreement) affidabili, capacità di supporto e una solida fornitura di disaster recovery
Consulenza continua
per garantire che gli strumenti possano scalare e soddisfare le esigenze aziendali in evoluzione
Sostituzione dell’eredità monolitica
strumenti di test con tecnologia moderna e compatibili con Jira
La capacità di automatizzare
richieste di configurazione Jira più complesse per gestire le esigenze degli utenti
La soluzione
Una piattaforma gestita su misura, supportata da un pacchetto completo di assistenza, applicazioni Adaptavist e consulenza per garantire la scalabilità e l’ottimizzazione a lungo termine degli strumenti.
La sfida
Prima di impegnarsi con Adaptavist, John Lewis Partnership (JLP) utilizzava versioni cloud di Jira e lo strumento agile Greenhopper, che era stato introdotto da società esterne che lavoravano su johnlewis.com. A causa dei cambiamenti di Greenhopper, il team ha deciso di passare a Jira Server. La prospettiva di cambiare, tuttavia, ha sollevato una serie di domande.
“Abbiamo valutato moltissimi aspetti”, spiega Claire Nelson, Partner & Methods and Tools Technical Lead per John Lewis Partnership. “Dove possiamo mettere i server? Quali team interni li gestirebbero? A quali vantaggi potremmo accedere affidando i nostri strumenti a un esperto?”
Ciò ha spinto il team a cercare un partner strategico per gestire il nuovo sistema, uno che potesse offrire esperienza in hosting, supporto e consulenza su tutta la suite Atlassian. JLP desiderava anche un maggiore controllo sia sulle sue app Atlassian che sugli SLA e voleva un partner che potesse aiutarlo a trarre il massimo vantaggio dagli strumenti.
Il team ha selezionato tre partner accreditati Atlassian, con Adaptavist che è emerso come capofila grazie alla sua passione per il set di strumenti Atlassian e agli stretti legami con il team Atlassian.
E così è nata una partnership.
L’approccio
La collaborazione è iniziata con una serie di workshop strutturati per identificare i requisiti di JLP. Adottando un approccio aperto e trasparente, Adaptavist ha fatto in modo che le parti interessate avessero una chiara comprensione della piattaforma in fase di costruzione e di come avrebbe avvantaggiato i loro team.
“Un requisito chiave per noi era l’interruzione minima dell’attività”, spiega Claire. “Volevamo che le persone arrivassero al lancio lunedì e iniziassero a lavorare senza notare nulla di diverso. Tutti i filtri, i preferiti della dashboard e le informazioni del profilo sarebbero dovuti apparire esattamente come gli utenti li avevano lasciati quando erano usciti il venerdì. Per noi era molto importante.” È stato anche, come sottolinea Claire, “un lavoro incredibilmente difficile da portare a termine.”
Oltre a costruire la piattaforma, Adaptavist ha mappato il profilo di ogni singolo utente al fine di soddisfare i rigorosi requisiti di sicurezza delle informazioni di JLP. “La quantità di lavoro svolto è un altro esempio in cui Adaptavist ha dimostrato la sua efficienza. È stato svolto un sacco di lavoro di pulizia in background, praticamente senza alcun guadagno, ed è stato molto complicato”, continua Claire.
Ma questo lavoro ha dato i suoi frutti: il giorno del lancio circa 500 utenti sono passati senza intoppi alla nuova piattaforma. Qui hanno potuto condividere informazioni in modo semplice e rapido, accedere all’intera gamma di app Atlassian e completare il lavoro in modo efficiente da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
La collaborazione senza soluzione di continuità è un vantaggio fondamentale per gli utenti, come spiega Claire: “Puoi caricare qualsiasi cosa: è un ottimo modo per condividere conoscenze e portare a termine il lavoro quando non sei fisicamente vicino alla persona con cui stai lavorando”. La piattaforma supporta anche tutti i processi operativi di JLP, assicurando che tutti gli utenti di varie aziende e reparti possano facilmente trovare e seguire protocolli standardizzati.
Per garantire un’elevata disponibilità, è stato implementato uno SLA con un uptime del 99,9%, un obiettivo che viene regolarmente monitorato per garantirne la costanza. L’intero sistema è inoltre supportato da un’affidabile soluzione di disaster recovery, che garantisce a JLP la massima tranquillità.
Dal roll-out, tutte le altre istanze di Jira Cloud sono state integrate nella nuova piattaforma, che, secondo Claire, si è trasformata in “uno strumento di pan-partnership con oltre 2.000 utenti” tra i team IT di John Lewis & Partners e Waitrose & Partners e altri dipartimenti aziendali.
“Ognuno di questi team ha esigenze diverse”, spiega, “per questo ci affidiamo ad Adaptavist e alla sua esperienza per garantire loro il massimo supporto nell’uso produttivo degli strumenti.”
Data la vasta adozione, è essenziale che gli strumenti si integrino perfettamente tra di loro, mantenendo al contempo un’interfaccia semplice per tutti gli utenti. A supporto di ciò, Adaptavist continua a gestire quotidianamente la piattaforma, fornendo un servizio di alta qualità che garantisce la risoluzione tempestiva di problemi e domande il giorno stesso in cui vengono sollevati, indipendentemente dalla loro priorità nello SLA.
“L’accesso al supporto da parte di tutti i membri dell’organizzazione è un enorme valore aggiunto”, osserva Claire. “Team dedicati e basso turnover significano che se un problema si ripresenta, abbiamo continuità e non dobbiamo andare a rispulciare vecchi ticket. Il team conosce a fondo il sistema, quindi ogni volta che si verifica un problema, sa esattamente dove andare a cercare.
“Quando si cerca di soddisfare le esigenze di 2.000 utenti, ci saranno sempre persone che hanno bisogno di risolvere un problema all’istante”, continua.
Adaptavist risponderà sempre alle domande e fornirà supporto continuo fino a quando l’utente non avrà detto: “Sì, sono soddisfatto”.
Claire Nelson
Methods and Tools Technical Lead
Un approccio pragmatico Il team JLP riceve ogni mese un dettagliato rapporto sui ticket aperti e chiusi e si riunisce due volte l’anno per definire una tabella di marcia semestrale. Una retrospettiva che analizza il progresso dei team di JLP in questo periodo di tempo ci aiuta a garantire che gli strumenti continuino a soddisfare le esigenze degli utenti, evidenziando al contempo le aree che necessitano di un’ottimizzazione costante. Questo ha portato a progetti basati sulla domanda, tra cui la migrazione a un server con specifiche più elevate per Jira per gestire l’aumento del numero di utenti.
“Il team ci spiega sempre come gestire le richieste in un modo continuo, senza interferire con le attività dei nostri utenti”, afferma Claire. “La transizione verso il nuovo server è stata assolutamente fluida.”
Un altro progetto recente è stato quello dell’implementazione dell’applicazione Single Sign-On (SSO) Umbrella di Adaptavist per consentire accessi centralizzati, che ha semplificato l’accesso e ridotto il carico di lavoro amministrativo. “Ci aiuta anche a garantire che l’offboarding soddisfi le esigenze di conformità, il che è fondamentale per l’azienda”, spiega.
Andare oltre l’out-of-the-box
Poiché l’utilizzo del software Atlassian ha continuato a evolversi, Adaptavist fornisce consulenza e supporto costanti per aiutare JLP a garantire che gli utenti ottengano il massimo dalla piattaforma ogni giorno.
Ciò ha incluso la transizione da vecchi strumenti standalone ad app che si integrano con Jira e consentono ai team di lavorare in modo più fluido. Analizzando l’Atlassian Marketplace, il team ha scoperto che “le app Adaptavist si distinguono nettamente dalle altre”.
Uno degli obiettivi chiave era la gestione dei test, che si basava su strumenti costosi con funzionalità sempre più obsolete.
“Utilizzavamo strumenti un tempo popolari come il Quality Center, ma avevano un costo sproporzionato rispetto ai vantaggi che offrivano. Avevamo bisogno di qualcosa di più moderno ed economico”, afferma Hector Lira, Test Lead per John Lewis Partnership.
“Siamo passati a TestRail come soluzione ponte e, sebbene ci abbia fornito alcune delle funzionalità di cui avevamo un disperato bisogno, non era ancora sufficiente: quello che ci serviva era uno strumento completamente integrato con Jira. Ed è qui che abbiamo scoperto Adaptavist Test Management for Jira (TM4J).”
Il team ha valutato TM4J, confrontandone direttamente le funzionalità che risultavano paragonabili con l’aggiunta del beneficio della completa integrazione con Jira. Dopo un’implementazione di successo, TestRail è stato disattivato e tutte le risorse sono state trasferite su TM4J. Anche l’utilizzo del Quality Center è stato interrotto.
“Con la completa integrazione in Jira, non è necessario alcun accesso separato e questo riduce al minimo il sovraccarico amministrativo per gli utenti”, afferma Hector. Altri aspetti fondamentali per il team sono l’interfaccia intuitiva che facilita la creazione dei test, la capacità di importare casi di test da strumenti già in uso e una migliorata visibilità delle attività di test e dei relativi risultati tra i vari team.
JLP trae vantaggio anche dal costante coinvolgimento durante lo sviluppo dell’app: “Apprezziamo che Adaptavist sia reattiva e disposta ad accogliere suggerimenti per migliorare continuamente il prodotto. Riusciamo ad avere un dialogo aperto e siamo felici di collaborare mentre voi testate la vostra tabella di marcia”, continua Hector.
È fantastico poter trascorrere del tempo con il team per assicurarci di utilizzare lo strumento correttamente e sfruttare al meglio tutte le sue funzionalità.
Claire Nelson
Methods and Tools Technical Lead
L’aumento della complessità dell’automazione, unito al numero sempre maggiore e diversificato di utenti che utilizzano la piattaforma e richiedono personalizzazioni, è diventato un’altra sfida per il team.
“Stavamo utilizzando i flussi di lavoro predefiniti di Jira, ma questa funzionalità preconfigurata era del tutto inutile. Questo impediva alle persone di vedere il vero vantaggio di Jira, dato che era molto standardizzata, mentre le persone volevano flussi di lavoro intelligenti e notifiche email più avanzate”, spiega Claire.
Con l’aumento delle richieste di personalizzazioni, il team si è rivolto al Marketplace per integrare funzionalità di automazione. Ha optato per ScriptRunner perché “si è nettamente distinto come l’opzione migliore”. L’app è stata integrata e da allora è stata adottata attraverso un processo che Hector descrive come “molto naturale e strutturato”.
Permettendo una personalizzazione rapida e semplice dei progetti, Adaptavist ScriptRunner ha aiutato gli utenti di tutta la Partnership a capire come il nuovo sistema possa essere adattato alle loro esigenze specifiche, massimizzando i benefici offerti dagli strumenti. Le funzionalità aggiuntive nei filtri aiutano i team anche ad aumentare la produttività, semplificando l’estrazione delle informazioni essenziali dai ticket.
“È anche ben supportato, con una documentazione fantastica”, continua Claire. “Come utenti dell’app Adaptavist, riceviamo un supporto completo attraverso gli aggiornamenti, il che ci garantisce la massima tranquillità”.
Il supporto costante del team di ScriptRunner è stato fondamentale per garantire che la Partnership continuasse a utilizzare l’app al massimo delle sue potenzialità, come spiega Claire: “Di recente ci siamo resi conto che c’erano molte funzionalità che stavamo utilizzando, ma anche molte altre che non stavamo sfruttando. È fantastico poter trascorrere del tempo con il team per verificare che stiamo utilizzando lo strumento correttamente e sfruttiamo al meglio tutte le sue funzionalità”.
I risultati
Tempo di attività quasi del 100% per gli utenti
L’accesso alle linee guida per la gestione dei problemi e dei miglioramenti del sistema, insieme al monitoraggio continuo, assicura un tempo di attività quasi del 100% per gli utenti, come spiega Claire. “Questo significa anche che possiamo fornire agli utenti un accesso rapido alle funzionalità di cui hanno bisogno, aiutandoli a massimizzare l’utilizzo dei loro strumenti e a gestire le loro attività nel modo che meglio si adatta alle loro esigenze.”
Consulenza continua
Garantisce che JLP ottimizzi costantemente i suoi strumenti e mantenga un vantaggio competitivo mentre l’azienda continua a evolversi, includendo l’ottimizzazione e il potenziamento dei diritti di accesso e della sicurezza.
Amministratori di Jira
ogni settimana gestiamo circa 20 richieste di configurazione avanzata utilizzando le capacità di automazione di ScriptRunner. Inoltre, l’implementazione di Test Management for Jira ha semplificato e reso più trasparenti i test, rimuovendo gli ostacoli e consentendo ai team di procedere più rapidamente. “Le app di Adaptavist ci hanno anche aiutato a garantire che tutte le informazioni richieste raggiungessero i team giusti al primo tentativo”, aggiunge Claire. “Eliminando la necessità di verifiche multiple, i team risparmiano tempo e diventano più efficienti.”
Nuovo approccio alla collaborazione
Un altro vantaggio unico per il team JLP è la natura reciproca della collaborazione. “Abbiamo instaurato un rapporto di comunicazione sincera e bidirezionale. Adaptavist condivide con noi consigli, suggerimenti per migliorare le prestazioni e best practice e, a sua volta, ci ascolta quando forniamo feedback e contribuiamo alla definizione delle roadmap dei prodotti. È questo che significa costruire un rapporto di fiducia. Il successo della partnership dipende dall’onestà di entrambe le parti”, conclude Claire. Guardando al futuro, JLP è pronta a implementare nuovi processi per la gestione quotidiana della piattaforma ed esplorare ulteriormente il potenziale dell’automazione, il tutto continuando a gestire la tecnologia che i team di tutta la Partnership amano utilizzare.