Adottare una mentalità agile per promuovere una cultura di apertura, collaborazione e autonomia

Dalla sua fondazione otto anni fa, Solutionpath ha consolidato la sua posizione di leader innovativo nel settore in rapida crescita dell’Engagement Analytics. Durante questo periodo di costante crescita ed espansione della clientela, il rapido cambiamento che stava vivendo ha iniziato a influire sulla sua capacità di scalare. L’azienda doveva esplorare nuovi metodi di lavorare per accelerare l’operatività.

“... quando ci si avventura in una nuova area complessa come stiamo facendo noi, a volte il ritmo del cambiamento può sembrare frenetico. In qualità di leader, è essenziale adottare un approccio pratico durante il processo di espansione ma è altrettanto importante permettere al proprio team di rispondere con prontezza e sicurezza”, afferma Richard Gascoigne, CEO di Solutionpath.

Costruire team autonomi e collaborativi

Per far crescere l’azienda in modo efficace, la priorità assoluta di Richard era quella di potenziare il coinvolgimento e la collaborazione in tutta l’organizzazione. In breve, si è reso conto che ciò che all’inizio aveva contribuito al successo di Solutionpath non sarebbe stato sufficiente per il futuro: era giunto il momento di elaborare un nuovo piano strategico.

“... la mancanza di autonomia stava cominciando a incidere sul morale, sulla creatività e, infine, sulla capacità del team di conseguire risultati”, spiega Richard

Per Richard, il dilemma era trovare un equilibrio tra la conformità alla governance e agli standard internazionali che richiedevano un approccio più strutturato (la cascata tradizionale) e la libertà di lavorare autonomamente e prendere decisioni indipendenti (mentalità agile).

Concentrarsi su ciò che è giusto, non su chi ha ragione

Come CEO, Richard è ben consapevole che all’interno di qualsiasi organizzazione la voce più forte o più “senior” è generalmente la prima a essere ascoltata. E, in qualità di leader, aveva iniziato a notare che le conversazioni e le discussioni di tutto il team di Solutionpath erano diventate più caute e controllate. Ha cercato di gestire questo problema con sensibilità per favorire un ambiente più inclusivo in cui tutte le prospettive venissero accolte e tutte le voci ascoltate.

Per iniziare, Solutionpath ha chiesto ad Adaptavist di condurre una serie di “virtuali” sessioni di mentoring agile con il team. L’obiettivo delle sessioni era esplorare alcuni dei problemi che l’azienda stava affrontando e identificare modi concreti per migliorare la comunicazione e la collaborazione.

Per Solutionpath, le sessioni non rappresentavano una soluzione immediata per il cambiamento, ma segnavano piuttosto l’inizio del percorso di trasformazione, “...le sessioni di mentoring con Adaptavist hanno rappresentato l’opportunità perfetta per allineare il team su obiettivi comuni e per identificare insieme le azioni necessarie per trasformarci in un’organizzazione più interfunzionale e autonoma”, spiega Richard.

Adaptavist ha avviato le sessioni di mentoring eseguendo una ricerca approfondita sulle sfide organizzative che Solutionpath stava affrontando, mappando i social network (tramite l’analisi del network organizzativo) e raccogliendo dati sui trigger motivazionali (controllo e autonomia) per comprendere come i team stavano collaborando e interagendo tra loro.

Successivamente, Adaptavist ha lavorato con il team di Solutionpath per completare un esercizio di mappatura del flusso di valore, in cui hanno esplorato congiuntamente come il valore era attualmente fornito ai clienti, individuando le criticità che si stavano presentando. È emerso chiaramente che il processo di onboarding del cliente era un’area che poteva essere migliorata.

"Piuttosto che discuterne come un unico grande gruppo, abbiamo diviso il team più ampio in piccoli gruppi di lavoro per ottenere risultati migliori. Successivamente, abbiamo riunito il gruppo per confrontare e contrapporre le varie percezioni del processo attuale e per trovare insieme un percorso per il futuro“, spiega Jon Kern, Agile Transformation Consultant, Adaptavist.

Una volta che il team di Solutionpath ha esaminato in dettaglio il processo di onboarding dei clienti, Adaptavist ha chiesto di immaginarne la versione ideale. Di dimenticare qualsiasi playbook esistente e liberarsi da qualsiasi idea preconcetta su come le cose dovrebbero essere fatte. I pensieri del team sono stati quindi utilizzati per delineare un nuovo processo più efficiente, che avrebbe garantito un’esperienza positiva per tutti, compreso il cliente.

Per Solutionpath, la collaborazione con Adaptavist non si è mai limitata alla ricerca di un progetto per gestire un workshop agile. È stata piuttosto un momento per identificare la nuova direzione strategica dell’organizzazione e fornire al team le strategie necessarie per affrontare con successo le sfide quotidiane.

“I team autonomi e auto-organizzati hanno maggiori possibilità di trovare soddisfazione in un lavoro che sia gioioso e significativo. È questo il percorso che abbiamo il privilegio di condividere con i nostri amici di Solutionpath, supportandoli nello sviluppo delle competenze, degli strumenti e della mentalità necessari per progredire verso il futuro”, spiega John Turley, Digital Transformation Consultant at Adaptavist.

Iniziare una conversazione nel modo giusto

“... in qualità di leader, si ha a disposizione una serie di strumenti per gestire situazioni diverse. Ma ho notato che avevo la tendenza a scegliere sempre la stessa chiave regolabile (o chiave inglese) perché è quell’unico strumento che fa tutto, giusto? Attraverso il nostro lavoro con Adaptavist, ho capito quanto sia importante scegliere il giusto strumento per stimolare le persone a pensare in modi nuovi e diversi...” spiega Richard.

“... molti di noi di Solutionpath sono amici intimi oltre a essere colleghi, quindi è inevitabile gestire con sensibilità le conversazioni spinose o le riunioni difficili con queste persone. Il nostro lavoro con Adaptavist ci ha insegnato a gestire conversazioni difficili in modo che le persone si sentano a loro agio, concentrandoci sulla risoluzione dei problemi invece che sullo stabile le colpe”, aggiunge Richard.

Dare a tutti la stessa voce

Indipendentemente dalla posizione all’interno della complessa struttura di Solutionpath, Richard crede che tutti debbano avere la possibilità di esprimere le proprie opinioni e la stessa opportunità di contribuire.

“... gli esercizi del workshop hanno portato i partecipanti a ripensare al proprio approccio alle conversazioni, spingendoli a non dare per scontato di sapere già la risposta, ma piuttosto ad aprirsi al dialogo e alla discussione. Stiamo osservando anche l’emergere di un pensiero indipendente e di una maggiore autonomia in tutta l’organizzazione. I singoli collaboratori stanno apportando un contributo significativo che va oltre le loro mansioni. Ad esempio, alcuni dei nostri team di vendita partecipano attivamente alle discussioni sulla tecnologia e viceversa. Stiamo osservando un effetto a catena positivo del cambiamento che è emerso in seguito ai workshop”, spiega Richard

“... ovviamente, l’effetto immediato del nostro lavoro con Adaptavist si attenuerà con il tempo. Tuttavia questo non è stato un esercizio isolato per noi, bensì un percorso iterativo e continuo. Continueremo a riflettere sui nostri traguardi, a come abbiamo portato al successo il nostro team e i nostri clienti e su cosa dobbiamo concentrarci in futuro,” afferma Richard.

Il viaggio del cambiamento continua

Per Solutionpath l’opportunità di lavorare in collaborazione con Adaptavist e di affidarsi alla consulenza e al coaching di esperti del team durante l’intero processo è stata fondamentale,“...Le parole non sono sufficienti a spiegare l’impegno profuso: aver avuto la possibilità di entrare in contatto in maniera diretta e aperta con John Turley e Jon Kern, gli esperti di trasformazione di Adaptavist, ha giocato un ruolo decisivo. La loro guida e la loro esperienza ci hanno aiutato a fare un passo indietro e a esaminare davvero le aree della nostra attività che dovevamo migliorare...” afferma Richard.