Sun Life migra su Atlassian Cloud per potenziare la trasformazione digitale
Basato sul caso di successo di Atlassian qui.
Il colosso delle assicurazioni Sun Life è sinonimo di innovazione e progresso nel settore. Dalla sua fondazione nel 1865 in Canada, l’organizzazione si è evoluta, passando da una compagnia assicurativa a un conglomerato di servizi finanziari globali integrati.
Grazie alla convinzione che il successo continuo dipenda dal guardare al futuro, Sun Life è ora sulla buona strada per reinventarsi, adottando la trasformazione digitale per migliorare le operazioni interne e fornire ai propri clienti un’esperienza superiore.
Come parte di questa trasformazione, Sun Life ha eseguito una migrazione meticolosamente pianificata e senza intoppi su Atlassian Cloud, in collaborazione con Adaptavist, che l’ha aiutata a rafforzare la collaborazione, ad aumentare l’agilità e ad avere una migliore strumentazione per accompagnare la crescita futura.
La sfida
Sun Life ha la missione di aiutare i propri clienti a raggiungere la sicurezza finanziaria a lungo termine e a vivere una vita più sana. I progressi verso questa missione hanno richiesto una trasformazione digitale e un aggiornamento dei loro sistemi interni in modo da poter migliorare l’efficienza operativa e offrire ai clienti un’esperienza eccezionale.
Il team utilizzava versioni server-based del software di Jira e Confluence dal 2008 e, in seguito, è passata ad Atlassian Data Center su AWS. Tuttavia, durante questa operazione di trasformazione digitale, l’organizzazione ha anche dato il via a un cambiamento di mentalità, riorganizzando il team con strumenti basati su cloud per rafforzare la collaborazione, aumentare l’agilità ed essere più reattivi alle nuove realtà dei clienti.
La migrazione su Atlassian Cloud per modernizzare il proprio ambiente applicativo (Jira e Confluence) è stata una conseguenza logica. In questo modo, è stato possibile semplificare i loro sistemi interni per centralizzare le informazioni, incrementare la velocità e le prestazioni per i loro team e fornire una scalabilità continua per supportare la crescita futura.
In qualità di Technical Product Owner di Confluence Cloud presso Sun Life, Cynthia Brind’Amour e il suo team sono stati alla guida del percorso di migrazione verso il cloud dell’azienda.
Mentre Cynthia valutava lo stato dei sistemi di Sun Life, ha scoperto che i team si affidavano a una serie di strumenti per svolgere il proprio lavoro. Il problema era che, utilizzando strumenti scollegati, era difficile mantenere la visibilità su dove risiedevano le informazioni.
Sebbene Confluence e Jira fossero strumenti popolari tra i team IT e Ops, era comune che alcuni membri del team avessero ciascuno i propri workflow e software (Lotus Notes, Sharepoint, Microsoft Excel, Microsoft Project, ecc.).
È risultato evidente al team che la piattaforma di Sun Life doveva essere rivista insieme ai loro processi. Il passaggio ad Atlassian Cloud permette di centralizzare le informazioni da silos diversi in un’unica piattaforma coesa e di aumentare la collaborazione e l’efficienza del team.
In che modo Adaptavist ha facilitato una migrazione senza interruzioni di Confluence Cloud
Adaptavist ha iniziato effettuando una valutazione completa delle istanze Confluence esistenti di Sun Life insieme ai processi e ai workflow associati. Una volta completata la valutazione, ha elaborato una strategia di migrazione graduale per ridurre al minimo i rischi e garantire una migrazione agevole verso il nuovo ambiente.
Come parte di questo approccio, la migrazione dei dati è stata suddivisa in cinque fasi/ondate chiaramente definite. Durante ogni ondata, della durata di due settimane, gruppi di siti sono stati migrati dal loro ambiente Data Center ad Atlassian Cloud.
Ogni incremento o aggiornamento del nuovo ambiente è stato sottoposto a test approfonditi per identificare e risolvere eventuali problemi/difficoltà prima dell’inizio della fase successiva. Adaptavist ha creato nuove istanze nella propria sandbox durante ogni ondata e le ha spostate nella sandbox di Sun Life come demo per gli utenti, la rimediazione, i test e la migrazione finale.
Questo ha permesso a tutti i membri del team del cliente di familiarizzare gradualmente con il nuovo ambiente, minimizzando confusione e rischi. Qualsiasi problema è stato risolto prima che potesse avere un impatto su più aree dell’organizzazione.
La migrazione è stata completata in un breve lasso di tempo, con ridotte interruzioni per i team. Cynthia riferisce: “Ho fatto quattro migrazioni a Sun Life. Questa è stata la più riuscita. È stato bello sentire le persone che avevano assistito alle altre migrazioni dire: “Questa è avvenuta senza alcuna interruzione”.
Pianificazione, preparazione test accurati hanno avuto un impatto enorme sulla migrazione di Jira Cloud
Dopo aver terminato la migrazione di Confluence Cloud, il team Adaptavist ha spostato l’attenzione su Jira. In questo caso, la squadra ha collaborato a stretto contatto con Paul McNally, Jira Cloud Technical Product Owner presso Sun Life, e con il suo team.
Una volta che Paul e il suo team hanno ottenuto l’approvazione della leadership, il primo passo è stato valutare il loro ambiente attuale. Adaptavist ha incoraggiato Sun Life a considerare la migrazione come un’opportunità per capire quello di cui i loro team avevano effettivamente bisogno (rispetto alle soluzioni che avevano naturalmente adottato nel tempo).
I workflow sono stati standardizzati per ridurre al minimo la complessità dei dati prima della migrazione. L’obiettivo era quello di rendere l’intero processo di migrazione più agevole e veloce, ridurre il rischio di tempi di inattività prolungati e garantire prestazioni e produttività migliori una volta completata la migrazione.
Analogamente all’approccio con Confluence, la migrazione è stata suddivisa in fasi/ondate distinte e quindi gli utenti sono stati interpellati per capire come configurare al meglio Jira Cloud per soddisfare le loro esigenze specifiche. È stato dedicato un tempo sufficiente a test rigorosi per assicurarsi che tutto fosse in ordine e per risolvere eventuali problemi rilevati dai test.
È stata utilizzata l’app Assistente migrazione Jira Cloud per migrare i progetti in modo rapido e accurato. Questo ha fatto sì che tutti i dati e la cronologia degli utenti fossero conservati una volta spostati nel nuovo ambiente.
Quando i team sono ritornati, dopo il completamento della migrazione, non hanno notato molta differenza se non un nuovo collegamento, e questa è davvero una grande vittoria. Le persone sono state felici che tutta il loro storico fosse ancora lì e che le chiavi fossero le stesse.
Paul McNally
Jira Cloud Technical Product Owner presso Sun Life
Efficienza e collaborazione alle stelle con Atlassian Cloud
Da quando ha migrato le proprie soluzioni Atlassian sul cloud in collaborazione con Adaptavist, Sun Life ha iniziato a notare miglioramenti quotidiani nel modo in cui i team lavorano. Grazie a un facile accesso ai progetti e agli spazi di Jira e Confluence nell’ambiente cloud, i team di tutta l’organizzazione trovano più facile collaborare, elaborare strategie e innovare. Riescono a lavorare in maniera più intelligente e veloce, il che consente loro di spostare l’attenzione verso obiettivi strategici di alto livello.
La migrazione su Jira Cloud ha già portato a un risparmio di tempo sufficiente a coprire il 94% dei costi di licenza, mentre Confluence Cloud ha portato a un aumento dell’80% nell’efficienza del lavoro. Nel complesso, gli utenti hanno riportato una percentuale significativa del 97% di soddisfazione con Atlassian Cloud.
Il miglioramento di efficienza e relazioni rappresenteranno un passo importante nel percorso di trasformazione digitale di Sun Life. Un ambiente di lavoro più agile e collaborativo getterà le basi per una maggiore agilità aziendale, consentendo loro di rispondere in modo più agile alle richieste dinamiche dei clienti e mantenere il loro vantaggio competitivo nel lungo periodo.
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