Wissensaustausch leicht gemacht: Die Rolle des Intranets im Arbeitsalltag
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Wissensaustausch leicht gemacht: Die Rolle des Intranets im Arbeitsalltag
Boris Stojkovic
12. Februar 2025
7 Min. Lesezeit
Boris Stojkovic
12. Februar 2025
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Alle Informationen an einem Ort
Schließung von Informationslücken
Wissensaustausch neu gedacht
Unternehmenskultur stärken
Optimierung von Arbeitsprozessen
Für viele von uns sind Remote Work und Hybrid Work heute die Norm. Dementsprechend ist es wichtiger denn je, ein gutes Aufgabenmanagement zu haben und Wissen zu teilen. Dafür benötigen wir die passenden Tools, die uns bei unseren täglichen Abläufen unterstützen und eine einfachere Zusammenarbeit ermöglichen. Intranets haben sich als leistungsstarke Lösungen erwiesen, um Teams zu vernetzen, zu informieren und zu motivieren – unabhängig davon, wo sie sich befinden.
Bevor wir uns jedoch mit den Details von Intranets befassen, sollten wir zunächst verstehen, welchen Platz sie im Gesamtkontext des Work Management einnehmen. Dies umfasst vier Hauptbereiche: Projektmanagement, Zielmanagement, Kommunikation und Wissensmanagement. Projektmanagement bedeutet, dass Teams zusammenarbeiten, um Projekte voranzutreiben und gemeinsam mehr zu erreichen als allein. Das Goal Management stellt die Übereinstimmung zwischen den persönlichen Zielen der Teammitglieder und den Führungszielen sicher und schafft so einen einheitlichen Ansatz. Die Kommunikation stellt sicher, dass alle Teams miteinander interagieren können und schafft Raum für eine Kommunikation in beide Richtungen, sowohl Top-down als auch Bottom-up. Beim Wissensmanagement, auf das wir uns in dieser Blogreihe konzentrieren werden, wird eine zentrale Informationsquelle eingerichtet. So wissen alle Beteiligten, welche Ressourcen sie für ihre Arbeit benötigen.
In diesem ersten Blog unserer Serie über das Wissensmanagement untersuchen wir, warum Intranets für die Erleichterung von Remote Work und die effektive Verwaltung von Wissen unentbehrlich sind.
1. Alle Informationen an einem Ort
Das Intranet, oft auch als „Unternehmenszentrale“ oder „Unternehmensportal“ bezeichnet, ist ein internes Netzwerk, das nur für Mitglieder der Organisation zugänglich ist. Es bietet einen zentralen Zugang zu Informationen und Ressourcen, verbessert die Kommunikation und fördert die Zusammenarbeit der Teammitglieder.
Dabei waren ältere Intranets oft schwierig zu bedienen und Informationen waren schnell veraltet. Das kommt dir vielleicht bekannt vor – aber stell dir jetzt vor, wie es wäre, alle benötigten Informationen jederzeit zur Hand zu haben. Genau das bietet ein gut durchdachtes Intranet. Es ist eine zentrale Anlaufstelle, über die Mitarbeitende Unternehmensrichtlinien, aktuelle Projektinformationen und wichtige Ankündigungen leicht finden können. Eine moderne Intranetlösung ist funktional, hat ein ansprechendes Design und ist benutzerfreundlich. Diese Verbesserungen stärken das Vertrauen in die bereitgestellten Informationen und ermutigen die Mitarbeitenden, sich aktiv mit der Plattform auseinanderzusetzen.
Intranets reduzieren also den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen und helfen so den Angestellten, konzentriert und produktiv zu bleiben. Tools wie Confluence von Atlassian unterstützen durch robuste Suchfunktionen und anpassbare Bereiche (z. B. für Teams) und erleichtern es, Informationen effizient zu organisieren und abzurufen.
2. Schließung von Informationslücken
Eine reibungslose Kommunikation kann schwierig sein, wenn Teams über den ganzen Globus verteilt sind. Intranets schaffen hier Abhilfe mit integrierten Tools wie Chats, Foren, Videokonferenzen und Echtzeit-Bearbeitung für die Zusammenarbeit – all das macht es einfach, in Kontakt zu bleiben. Ob beim Brainstorming mit einer Kollegin oder um Feedback zu einem Projekt zu erhalten – diese Tools helfen dabei, die Kommunikationswege aufrechtzuerhalten und gewährleisten eine nahtlose Zusammenarbeit.
3. Wissensaustausch neu gedacht
Wissen ist Macht, und mit einem Intranet könnt ihr diese Macht ganz einfach in eurem Unternehmen teilen. Dank Funktionen wie Wikis und Diskussionsforen können Angestellte ihre Erkenntnisse und Erfahrungen dokumentieren, sodass wertvolles Wissen nicht verloren geht. Eine gute Intranetlösung bietet auch eine Vielzahl von Templates, die es allen erleichtern, Inhalte konsistent und effizient zu erstellen und zu teilen. Dieser Austausch ist unverzichtbar, damit Teams voneinander lernen und gemeinsam wachsen können.
4. Unternehmenskultur stärken
Die größte Herausforderung bei Remote Work ist eindeutig die Aufrechterhaltung einer starken Unternehmenskultur. Intranets spielen hier eine wichtige Rolle, indem sie virtuelle Räume für soziale Interaktion, Bekanntmachungen des Teams und auch Anerkennung schaffen. Sie tragen dazu bei, dass sich alle einbezogen und als Teil der Gemeinschaft fühlen. Sie feiern den Erfolg eines Teammitglieds oder teilen unternehmensweite Neuigkeiten.
5. Optimierung von Arbeitsprozessen
Intranets dienen nicht nur der Kommunikation, sondern helfen auch, Arbeitsabläufe zu optimieren – durch die Integration mit anderen Business-Tools. Mitarbeiter können Aufgaben effizienter verwalten, ohne zwischen verschiedenen Tools und Plattformen wechseln zu müssen. Confluence beispielsweise – im Forrester Wave™: Knowledge Management Solutions, Q4 2024 als "Leader" ausgezeichnet – bietet eine flexible Umgebung, in der Teams mühelos Inhalte erstellen, organisieren und gemeinsam bearbeiten können. Durch die nahtlose Integration mit Tools wie Jira, Rovo, Loom und Confluence ist es ideal für die Verwaltung von Projekten und die Förderung der Zusammenarbeit.
KI-Tools wie Atlassian Intelligence ermöglichen eine weitere Steigerung der Produktivität, indem sie intelligente Vorschläge unterbreiten, Routineaufgaben automatisieren und hilfreiche Erkenntnisse für Teams bereitstellen – damit diese fundierte Entscheidungen treffen können. Dieses Maß an Integration kommt sowohl Remote- als auch internationalen Teams zugute, da sie so ihre Arbeit leicht im Griff behalten.
Intranets sind für das Wissensmanagement fundamental. Durch sie bleiben wir in Verbindung, sind informiert, engagiert und können die Herausforderungen der Arbeit aus der Ferne meistern. Ein gutes Intranet ist der Schlüssel, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Teams einfachen Zugang zu dem Wissen zu verschaffen, mit dem sie ihre Arbeit erledigen können.
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Verfasst von
Consulting Team Lead Work Management
Work Management