Wie Adaptavist Jira in das öffentliche Fördermittelsystem der Stadt Reykjavik integriert hat
Eine Kundenreferenz darüber, wie Adaptavist geholfen hat, Jira in das öffentliche Fördersystem der Stadt Reykjavíkzu integrieren, um es genauer und zeitsparender zu machen und um die Kommunikation zu erleichtern.
Über den Kunden
Die Stadt Reykjavik ist die lokale Regierungsbehörde für Islands Hauptstadt. Die Webseite bietet den Bewohnern der Stadt Zugang zu Portalen für Verwaltung, Wohnen, Bildung, finanzielle Unterstützung und andere hilfreiche Informationen zu öffentlichen Dienstleistungen. Die Stadt arbeitet daran, das Leben der seiner Einwohner zu verbessern, das Gemeinschaftsgefühl zu fördern und eine nachhaltige Entwicklung zu fördern, um Reykjavik zu einer lebenswerteren Stadt zu machen.
Branche: Öffentlicher Sektor
Lösung: Jira Service Management
Die Herausforderung
Die Stadt Reykjavik wollte ihr System zur Beantragung öffentlicher Zuschüsse modernisieren und verbessern. Antragsteller reichen ihre Anträge über das System ein und die Daten gehen an Fördermittelspezialisten. Die vorhandene veraltete Version bestand aus einer Excel-Tabelle. Das Team sah sich gezwungen, viele Aufgaben, die sie automatisieren wollten, manuell zu wiederholen. Die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler erhöhte sich gleichzeitig. Die Tabelle konnte keinen klaren Überblick über die Förderanträge oder die verschiedenen Branchen geben. So dauerte es länger, sie manuell zu sortieren und zu bearbeiten.
Andere Abteilungen der Stadt Reykjavik verwendeten bereits den My Pages Builder für ihre Front-End-Entwicklung, daher wollte das Fördermittel-Team den Builder für die einfache Integration im gesamten Unternehmen verwenden. Es wurde ein spezielles Tool für das Backend benötigt, um Excel als Anwendung zu ersetzen.
Die Lösung
Die Jira-Experten von Adaptavist passten Jira Service Management an, um die Bedürfnisse der Stadt Reykjavik bestmöglich zu erfüllen. Es gab mehrere Fördermittelspezialisten, die unterschiedliche Vorstellungen hatten, so dass der technische Leiter von Adaptavist die unterschiedlichen Erwartungen und Konzepte in einer einzigen Lösung zusammenführen musste.
Die Fristen waren knapp und es gab nur wenig Zeit für das Projekt, sodass Adaptavist die Arbeit schnell abschließen musste. Unser technischer Leiter traf sich täglich statt wöchentlich mit dem Team und priorisierte das Projekt, um die Entwicklung zu beschleunigen. Es galt sicherzustellen, dass alle im Team die täglichen Aufgaben im Griff hatten und zu überprüfen, ob der Klient mit dem Projektfortschritt zufrieden war.
Die Ergebnisse
Das in My Pages integrierte Jira Service Management bot der Stadt Reykjavík folgende Vorteile:
- Eine API stellt sicher, dass alle vom Antragsteller übermittelten Informationen automatisch innerhalb der richtig zugewiesenen, benutzerdefinierten Felder in Jira eingehen.
- Fördermittelspezialisten konnten die Antragsteller direkt über Jira kontaktieren.
- Man erhielt einen wertvollen und klaren Überblick über alle Branchen der Förderantragsteller und sparte Zeit für die manuelle Verarbeitung dieser Daten.
- Der gesamte Verlauf der Antragsteller und die damit verbundenen Anträge konnten an einem einzigen Ort gespeichert und schnell abgerufen werden, was für den öffentlichen Sektor von größter Bedeutung ist.
- So wurde die Datenqualität verbessert, die Arbeit wurde einfacher und das Team konnte sich darauf verlassen, dass die Daten korrekt waren.
Fazit
Das umfassende Fachwissen von Adaptavist und der Einsatz von Jira führten dazu, dass das Integrationsprojekt schnell voranschritt und auf einem hohen Niveau abgeschlossen wurde. Jetzt ist das öffentliche Antragsverfahren für Fördermittel der Stadt Reykjavik transparenter, bietet einen zugänglichen Überblick und macht die Kontaktaufnahme mit den Antragstellern reibungslos.
Adaptavist hat die Erwartungen der Stadt Reykjavik mit engagiertem Projektmanagement und täglicher Kommunikation übertroffen. Der Erfolg des Kunden mit Jira hat sie dazu inspiriert, den Einsatz des Tools zu erweitern. Die geringe Lernkurve und Benutzerfreundlichkeit machen das Training unkompliziert. Viele Mitarbeiter nutzen das Produkt inzwischen und integrieren es in verschiedene Projekte.
Die Stadt Reykjavik lobt Adaptavist für den proaktiven Ansatz, die Auswahl der besten Talente für das Projekt, die täglichen Treffen mit dem Implementierungsteam, die kontinuierliche Information der Stakeholder und die Schaffung einer extrem erfolgreichen Lösung. Sie würden Adaptavist als den ultimativen Atlassian-Spezialisten empfehlen.
Video ansehen
Schau dir das Video an, um zu erfahren, wie der Projektmanager der Stadt Reykjavik, Salvör, und die digitale Leiterin, Lara, über die Zusammenarbeit mit Adaptavist an ihrem System zur Beantragung öffentlicher Zuschüsse sprechen.