Entfessle das volle Potenzial der Plattform
Adaptavist bietet Atlassian Managed Services für John Lewis Partnership
Alles begann im Jahr 2013, als Adaptavist eine umfassende Plattform für Atlassian-Tools entworfen und eingeführt hat – seitdem ist eine langjährige Beziehung zu John Lewis Partnership (JLP) entstanden, einem der führenden Einzelhandelskonzerne des Vereinigten Königreichs.
Heute unterstützt die Plattform über 2.000 Benutzer in den Technik- und Wirtschaftsteams von JLP und ist das Rückgrat eines vollumfänglichen Managed Services, der von Adaptavist bereitgestellt wird. Der Service umfasst das tägliche Backend-Management, SLA-gestützten Support zur Vermeidung von Leistungsproblemen und eine kontinuierliche Wartung, um sicherzustellen, dass die Tools skalieren und die sich ändernden Geschäftsanforderungen erfüllen können. Dazu gehört die Verbesserung der nativen Jira-Funktionalität mit den Adaptavist-Apps ScriptRunner und Test Management für Jira, die JLP dabei helfen, das Beste aus seiner Atlassian-Plattform herauszuholen.
Über John Lewis Partnership
John Lewis Partnership besitzt und betreibt zwei der beliebtesten Einzelhandelsmarken im Vereinigten Königreich – John Lewis & Partners und Waitrose & Partners. JLP entstand vor fast einem Jahrhundert als radikale Idee und ist heute das größte mitarbeitergeführte Unternehmen im Vereinigten Königreich. Es hat 83.900 Mitarbeiter, die alle Partner des Unternehmens sind und an seinen Gewinnen teilhaben.
Das Unternehmen basiert auf starken demokratischen Prinzipien: Jeder Partner hat ein Mitspracherecht darüber, wie die Organisation geführt wird. Das Unternehmen verzeichnet einen jährlichen Bruttoumsatz von über 11,7 Mrd. GBP, betreibt 400 Geschäfte und gehört zu den führenden Onlineanbietern. Seine Geschäftsstrategie konzentriert sich auf Differenzierung und nicht auf Skalierung, wobei man auf Investitionen in Innovation und Teilhaber-geführte Services setzt.
Die Anforderungen auf einen Blick
Ein kompetenter Partner
für die Implementierung und das laufende Management einer kompletten Atlassian-Tool-Suite
Sehr hohe Systemauslastung
unterstützt durch zuverlässige SLAs, Supportfähigkeit und eine robuste Notfallwiederherstellung
Laufende Beratung
zur Sicherstellung, dass die Tools skalieren und die sich ändernden Geschäftsanforderungen erfüllen können
Ablösung monolithischer Altsysteme
Testtools mit moderner, Jira-kompatibler Technologie
Fähigkeit zur Automatisierung
komplexere Jira-Konfigurationen zur Verwaltung von Benutzeranforderungen
Die Lösung
Eine maßgeschneiderte Managed-Services-Plattform, die ein umfassendes Supportpaket, Adaptavist-Apps und Beratung bietet, um eine langfristige Skalierung und Optimierung der Tools zu gewährleisten.
Die Herausforderung
Vor der Zusammenarbeit mit Adaptavist verwendete John Lewis Partnership (JLP) Cloud-Versionen von Jira und das agile Tool Greenhopper, das von externen Unternehmen, die an johnlewis.com arbeiten, eingeführt wurde. Aufgrund von Änderungen rund um Greenhopper beschloss das Team, auf Jira Server umzusteigen. Dies warf jedoch eine Vielzahl von Fragen auf.
„Wir mussten alle möglichen Überlegungen anstellen“, erklärt Claire Nelson, Partner & Methods and Tools Technical Lead für John Lewis Partnership. „Wo würden sich die Server befinden? Welche internen Teams würden sie verwalten? Welche Vorteile hätten wir, wenn sich ein Experte um unsere Tools kümmert?“
Dies veranlasste das Team, einen strategischen Partner für die Verwaltung des neuen Systems zu finden – einen, der Hosting-, Support- und Beratungsexpertise für die gesamte Atlassian-Suite bieten kann. JLP wollte außerdem mehr Kontrolle über seine Atlassian-Apps und Service Level Agreements (SLAs) und wollte einen Partner, der ihnen helfen könnte, den maximalen Nutzen aus den Tools zu ziehen.
Das Team bezog drei Atlassian-akkreditierte Partner in die engere Auswahl ein, wobei Adaptavist aufgrund seiner Leidenschaft für die Atlassian-Tools und seiner engen Verbindungen zum Atlassian-Team zum Spitzenkandidat wurde.
Und damit war eine Partnerschaft geboren.
Der Ansatz
Die Zusammenarbeit begann mit einer Reihe von Workshops, bei denen die Anforderungen von JLP identifiziert wurden. Durch einen offenen, transparenten Ansatz stellte Adaptavist sicher, dass die Stakeholder ein klares Verständnis für die zu erstellende Plattform und deren Nutzen für ihre Teams hatten.
„Eine wichtige Voraussetzung für uns war eine minimale Betriebsunterbrechung“, erläutert Claire. „Wir wollten, dass die Leute am Montag des Launches hereinkommen und anfangen zu arbeiten, ohne eine Änderung zu bemerken. Alle Filter, Dashboard-Favoriten und Profilinformationen sollten genau so aussehen, wie die Benutzer sie zum Feierabend am Freitag hinterlassen hatten. Das war sehr wichtig.“ Es war auch, wie Claire betont, „ein unglaublich hoch gestecktes Ziel“.
Neben dem Aufbau der Plattform hat Adaptavist das Profil jedes einzelnen Benutzers abgebildet, um die strengen Anforderungen von JLP bezüglich der Informationssicherheit zu erfüllen. „Die Menge an Arbeit, die dort hineingeflossen ist, ist ein weiteres Beispiel, bei dem Adaptavist gezeigt hat, wie großartig das Unternehmen ist. Es wurden viele Hintergrundstrukturen angepasst, im Grunde ohne erkennbaren Gewinn, und es war sehr kompliziert“, fährt Claire fort.
Doch diese Arbeit hat sich gelohnt – am Tag des Launches wechselten rund 500 Benutzer reibungslos auf die neue Plattform. Hier konnten sie schnell und einfach Informationen austauschen, auf die gesamte Suite der Atlassian-Apps zugreifen und ihre Arbeit jederzeit und von überall aus effizient erledigen.
Eine nahtlose Zusammenarbeit ist ein wichtiger Vorteil für die Benutzer, so Claire: „Sie können alles damit tun – es ist eine großartige Möglichkeit, Wissen zu teilen und Arbeit zu erledigen, auch wenn sie nicht neben den Arbeitskollegen sitzen.“ Die Plattform hostet außerdem alle Betriebsprozesse von JLP und stellt so sicher, dass alle Benutzer in den Unternehmen und Abteilungen standardisierte Protokolle leicht finden und einhalten können.
Um eine hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten, gibt es ein SLA von 99,9 % Uptime – und dieses Ziel wird regelmäßig überprüft, um Konsistenz zu gewährleisten. Das gesamte System wird auch mit einer robusten Notfallwiederherstellungslösung gesichert, was JLP Sicherheit gibt.
Seit dem Ausrollen wurden alle anderen Jira-Cloud-Instanzen in der neuen Plattform zusammengeführt, von der Claire sagt, dass sie sich zu einem „Partnerschaftsübergreifenden Tool mit mehr als 2.000 Benutzern“ in den IT-Abteilungen von John Lewis & Partners und Waitrose & Partners entwickelt hat, genauso sowie in anderen Geschäftsbereichen.
„Jedes dieser Teams hat unterschiedliche Anforderungen“, erklärt sie, „daher nutzen wir Adaptavist und seine Erfahrung, um sicherzustellen, dass wir die Teams unterstützen und sie die Tools so produktiv wie möglich nutzen können.“
Angesichts dieser weitreichenden Nutzung ist es wichtig, dass sich die Tools nahtlos ineinander integrieren lassen und gleichzeitig für alle einfach zu bedienen sind. Um dies zu ermöglichen, kümmert sich Adaptavist weiterhin um das tägliche Plattformmanagement und bietet einen qualitativ hochwertigen Service, bei dem Probleme selbstständig erkannt und Fragen am selben Tag beantwortet werden, an dem sie aufkommen, unabhängig von der SLA-Priorität.
„Der Support von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen ist ein großer Mehrwert“, stellt Claire fest. „Spezialisierte Teams und eine geringe Fluktuation bedeuten, dass wir, wenn ein Problem mehr als einmal auftritt, Kontinuität haben und nicht alte Tickets durchsuchen müssen. Das Team kennt das System in- und auswendig, sodass es genau weiß, wo es suchen muss, wenn es ein Problem gibt.
„Wenn du 2.000 Benutzer glücklich machen willst, gibt es immer Menschen, die eine sofortige Lösung benötigen“, fährt sie fort.
Adaptavist beantwortet stets die Fragen und überprüft alles so lange, bis der Benutzer sagt: „Ja, ich bin glücklich.“
Claire Nelson
Methods and Tools Technical Lead
Ein pragmatischer Ansatz
Das JLP-Team erhält jeden Monat einen detaillierten Bericht über die geöffneten und geschlossenen Tickets und trifft sich zweimal im Jahr, um einen Fahrplan für sechs Monate zu erstellen. Eine Retrospektive, in der untersucht wird, wie sich die Teams von JLP in dieser Zeit entwickelt haben, trägt dazu bei, dass die Tools die Anforderungen der Benutzer auch weiterhin erfüllen, und hebt gleichzeitig Bereiche hervor, in denen eine kontinuierliche Optimierung erforderlich ist. So sind bedarfsorientierte Projekte entstanden, einschließlich einer Migration auf einen Server mit höherer Spezifikation für Jira als Reaktion auf wachsende Benutzerzahlen.
Das JLP-Team erhält jeden Monat einen detaillierten Bericht über die geöffneten und geschlossenen Tickets und trifft sich zweimal im Jahr, um einen Fahrplan für sechs Monate zu erstellen. Eine Retrospektive, in der untersucht wird, wie sich die Teams von JLP in dieser Zeit entwickelt haben, trägt dazu bei, dass die Tools die Anforderungen der Benutzer auch weiterhin erfüllen, und hebt gleichzeitig Bereiche hervor, in denen eine kontinuierliche Optimierung erforderlich ist. So sind bedarfsorientierte Projekte entstanden, einschließlich einer Migration auf einen Server mit höherer Spezifikation für Jira als Reaktion auf wachsende Benutzerzahlen.
„Das Team erklärt uns immer genau, wie wir Anfragen nahtlos bearbeiten können, ohne dass unsere Benutzer dadurch eingeschränkt werden“, sagt Claire. „Es war ein völlig reibungsloser Übergang zum neuen Server.“
Ein weiteres aktuelles Projekt ist die Implementierung der Single-Sign-On-App „Umbrella SSO“ von Adaptavist für einen zentralen Log-in, die die Anmeldung vereinheitlicht und den Verwaltungsaufwand reduziert hat. „Es hilft uns auch sicherzustellen, dass das Offboarding den Compliance-Anforderungen entspricht. Das ist ein wichtiger Faktor für das Unternehmen“, erklärt sie.
Über die Standardfunktionen hinaus
Da sich die Nutzung der Atlassian-Software ständig weiterentwickelt, bietet Adaptavist kontinuierliche Beratung und Unterstützung, damit JLP sicherstellen kann, dass die Benutzer jeden Tag den besten Nutzen aus der Plattform ziehen.
Dazu gehörte auch die Abwendung von alten Standalone-Tools hin zu Apps, die sich in Jira integrieren lassen und es Teams ermöglichen, noch nahtloser zu arbeiten. Mit dem Übergang zum Atlassian Marketplace, stellte das Team fest: „Adaptavist-Apps stechen wirklich aus der Masse hervor“.
Ein Schwerpunkt war das Testmanagement, das sich zuvor auf teure Tools mit zunehmend veralteter Funktionalität stützte.
„Wir hatten einige, früher beliebte Tools wie das Quality Center, aber für die Vorteile, die sie boten, waren sie teuer. Wir brauchten etwas Moderneres und Kosteneffizienteres“, sagt Hector Lira, Test Lead bei John Lewis Partnership.
„Wir sind übergangsweise zu TestRail gewechselt. Das Tool hatte einige dringend nötige Funktionen, war aber immer noch nicht genug – wir brauchten ein Tool, das vollständig in Jira integriert war. An diesem Punkt sind wir auf Adaptavist Test Management für Jira (TM4J) gestoßen.“
Das Team prüfte TM4J und eine direkte Gegenüberstellung zeigte, dass die Funktionen vergleichbar waren, die Lösung aber den zusätzlichen Vorteil einer vollständigen Integration mit Jira bot. Nach einer erfolgreichen Einführung wurde TestRail nun außer Betrieb genommen, wobei alle Assets auf TM4J migriert wurden. Auch die Nutzung des Quality Centers wird beendet.
„Die vollständige Integration in Jira bedeutet, dass kein separater Log-in erforderlich ist – dies minimiert den Aufwand für die Nutzerverwaltung sehr“, sagt Hector. Weitere Highlights für das Team sind die benutzerfreundliche Oberfläche für eine einfache Testerstellung, die Möglichkeit, Testfälle aus vorhandenen Tools zu importieren, und eine bessere Sichtbarkeit der Testaktivitäten und -ergebnisse in allen Teams.
JLP profitiert auch von der kontinuierlichen Beteiligung bei der Entwicklung der App: „Wir finden es großartig, dass Adaptavist immer schnell reagiert und offen für Vorschläge ist, um das Produkt kontinuierlich zu verbessern. Wir können offene Gespräche führen und freuen uns, an Bord zu sein, wenn ihr eure Roadmap testet“, fährt Hector fort.
Es ist großartig, Zeit mit dem Team verbringen zu können, um sicherzustellen, dass wir das Tool richtig verwenden und die Funktionen optimal nutzen können.
Claire Nelson
Methods and Tools Technical Lead
Die Macht der Automatisierung und die wachsende Anzahl unterschiedlicher Plattformbenutzer, welche eine wachsende Nachfrage nach Individualisierung mit sich brachte, entwickelte sich zu einer weiteren Herausforderung für das Team.
„Wir haben erst die Standard-Workflows von Jira verwendet. Diese Lösung war zwar sofort einsatzbereit, aber sehr eingeschränkt. Dadurch konnten die Leute den eigentlichen Vorteil von Jira nicht erkennen, nämlich eine passende Lösung für alle – denn die Leute wollten clevere Workflows und intelligentere E-Mail-Benachrichtigungen“, erläutert Claire.
Mit zunehmenden Anfragen nach individueller Anpassungen suchte das Team auf dem Marketplace nach Möglichkeiten zur Automatisierung. Es entschied sich für ScriptRunner, da es „die meilenweit beste Option war“. Die App wurde integriert und auf eine, wie Hector es beschreibt, „wirklich natürliche, organische Weise“ akzeptiert.
Mit Adaptavist ScriptRunner konnten Benutzer im gesamten Unternehmen von JLP Projekte schnell und einfach anpassen und so verstehen, wie das neue System für sie funktionieren kann, sodass sie einen großen Nutzen aus den Tools ziehen können. Zusätzliche Funktionen in den Filtern helfen Teams zudem, produktiver zu sein, denn damit ist es einfacher, wichtige Informationen aus Tickets zu extrahieren.
„Der Support dafür ist auch super und die Dokumentation fantastisch“, fährt Claire fort. „Als Benutzer der Adaptavist-App genießen wir vollumfängliche Upgrades, das gibt uns wirklich Sicherheit.“
Die kontinuierliche Unterstützung durch das ScriptRunner-Team war entscheidend dafür, dass JLP die App weiterhin in vollem Umfang nutzen konnte, wie Claire darlegt: „Wir haben kürzlich bemerkt, dass wir viele vorhandene Funktionen verwendeten, aber viele auch nicht. Es ist großartig, Zeit mit dem Team verbringen zu können, um sicherzustellen, dass wir das Tool richtig verwenden und die Funktionen optimal nutzen können.“
Die Ergebnisse
Nahezu 100 % Verfügbarkeit für Benutzer
Der Zugriff auf Hilfestellung zur Verwaltung von Systemproblemen und -verbesserungen sowie eine kontinuierliche Überwachung stellten eine nahezu 100-prozentige Verfügbarkeit für die Benutzer sicher, so Claire. „Das bedeutet auch, dass wir den Benutzern ihre benötigten Funktionen schneller zur Verfügung stellen und ihnen helfen können, das Beste aus ihren Tools herauszuholen sowie die Dinge so zu erledigen, wie es für sie funktioniert.“
Laufende Beratung
stellt sicher, dass JLP seine Tools während der Weiterentwicklung des Unternehmens stetig optimiert und dabei immer einen Schritt voraus ist – einschließlich der Vereinheitlichung und Verschärfung der Zugriffsrechte und der Sicherheitsaspekte.
Jira-Admins
etwa 20 erweiterte Konfigurationsanforderungen pro Woche mit den Automatisierungsfunktionen von ScriptRunner. Das Testing ist mit dem Hinzufügen von Test Management für Jira einfacher und transparenter geworden, wodurch Hindernisse beseitigt und Teams dabei unterstützt werden, schneller zu veröffentlichen. „Die Apps von Adaptavist haben uns auch dabei geholfen, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen beim ersten Mal die richtigen Teams erreichen“, erzählt Claire. „Da keine dauernden Sicherheitskontrollen mehr erforderlich sind, sparen Teams Zeit und werden effizienter.“
Ein neuer Ansatz für die Zusammenarbeit
Ein weiterer einzigartiger Vorteil für das JLP-Team ist der wechselseitige Charakter der Zusammenarbeit. „Wir haben ein offenes Verhältnis mit einer Kommunikation, die in beide Richtungen funktioniert. Adaptavist gibt Ratschläge, zeigt Verbesserungsmöglichkeiten und Best Practices auf und hört uns wiederum zu, wenn wir Feedback geben und zu Produkt-Roadmaps beitragen. Das hat wirklich Vertrauen aufgebaut. Der Erfolg der Kollaboration hängt von der Ehrlichkeit beider Seiten ab.“ , fasst Claire zusammen. In Zukunft möchte JLP mehr Prozesse rund um die tägliche Verwaltung der Plattform hinzufügen und das Potenzial der Automatisierung weiter ausloten – während gleichzeitig weiterhin Technologien betrieben werden, die Teams im gesamten Unternehmen gerne nutzen.
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