Sun Life migra a Atlassian Cloud para impulsar la transformación digital
Basado en el caso de éxito de Atlassian aquí.
El gigante de los seguros Sun Life es sinónimo de innovación y progreso en la industria. Desde su creación en 1865 en Canadá, la organización ha pasado de ser una compañía de seguros a un conglomerado global integrado de servicios financieros.
Basándose en su creencia de que la clave del éxito permanente es mirar hacia el futuro, Sun Life está en pleno proceso de reinvención, y ha decido apostar por la transformación digital para mejorar las operaciones internas y proporcionar una experiencia superior al cliente.
Como parte de esta transformación, Sun Life llevó a cabo una migración meticulosamente planificada y fluida a Atlassian Cloud de la mano de Adaptavist, que les ayudó a reforzar la colaboración, aumentar la agilidad y a dotarse de los medios necesarios para afrontar el crecimiento futuro.
El reto
La misión de Sun Life consiste en asesorar a sus clientes para que consigan una estabilidad financiera de por vida y lleven una vida más saludable. Avanzar hacia este objetivo requería una transformación digital y una actualización de sus sistemas internos para poder mejorar la eficiencia operativa y ofrecer una experiencia excepcional al cliente.
El equipo había utilizado el software de Confluence y Jira basado en servidor desde 2008, y más tarde se actualizó a Atlassian Data Center en AWS. Sin embargo, cuando la empresa se embarcó en la transformación digital, decidió cambiar la dinámica general y proporcionó al equipo herramientas establecidas en la nube para promover la colaboración, aumentar la agilidad y responder mejor a las nuevas realidades de los clientes.
La migración a Atlassian Cloud para modernizar su entorno de aplicaciones (Jira y Confluence) era el paso más razonable. De este modo, podrían simplificar sus sistemas internos para centralizar la información, ofrecer una mayor velocidad y rendimiento a sus equipos y proporcionar una escalabilidad perfecta para respaldar el crecimiento futuro.
Como propietaria técnica del producto Cloud de Confluence en Sun Life, Cynthia Brind'Amour y su equipo estuvieron a la vanguardia del proceso de migración a la nube de la empresa.
Cuando Cynthia evaluó el estado de los sistemas de Sun Life, descubrió que los equipos dependían de diversas herramientas para realizar su trabajo. El problema era que, al usar herramientas desconectadas, resultaba difícil mantener la visibilidad precisamente donde residía la información.
Aunque Confluence y Jira eran herramientas populares entre los equipos de IT y Operaciones, era habitual que algunos miembros del equipo tuvieran cada uno sus propios flujos de trabajo y softwares (Lotus Notes, Sharepoint, Microsoft Excel, Microsoft Project, etc.).
El equipo tenía claro que había que revisar la plataforma de Sun Life y sus procesos. El cambio a Atlassian Cloud centralizaría la información de barreras dispares en una plataforma cohesionada y aumentaría la colaboración y la eficiencia del equipo.
Cómo facilitó Adaptavist una migración fluida a Confluence Cloud
Adaptavist comenzó realizando una evaluación exhaustiva de las instancias de Confluence existentes en Sun Life, junto con los procesos y flujos de trabajo asociados. Una vez concluida la evaluación, elaboró una estrategia de migración por fases para minimizar el riesgo y garantizar una migración fluida al nuevo entorno.
Como parte de este enfoque, la migración de datos se dividió en cinco fases/tandas claramente definidas. Durante cada fase, que duró dos semanas, se migraron grupos de sitios desde su entorno de Data Center a Atlassian Cloud.
Cada incremento o actualización del nuevo entorno se sometió a pruebas exhaustivas para identificar y resolver cualquier problema o reto antes de iniciar la siguiente fase. Adaptavist creó nuevas instancias en su sandbox durante cada fase y las trasladó al sandbox de Sun Life para presentarlas a los usuarios, llevar a cabo correcciones, pruebas y la migración final.
De este modo, todos los miembros de su equipo pudieron adaptarse gradualmente al nuevo entorno, con el mínimo de confusión o riesgo. Cualquier problema que surgiera se resolvía antes de que pudiera afectar a más áreas de la organización.
La migración se completó en un plazo breve, sin apenas interrumpir el trabajo de los equipos. Cynthia afirma: "He llevado a cabo cuatro migraciones en Sun Life. Esta fue la que tuvo mayor éxito. Fue muy agradable oír a la gente que había participado en las anteriores decir: 'Esta vez, todo ha salido perfecto'".
La planificación, preparación y pruebas exhaustivas tuvieron un gran impacto en la migración a Jira Cloud
Tras finalizar la migración al Cloud de Confluence, el equipo de Adaptavist se centró en Jira. En este caso, colaboraron estrechamente con Paul McNally, Responsable de Producto de Jira Cloud en Sun Life, y su equipo.
Una vez que Paul y su equipo obtuvieron la aprobación de la dirección, el primer paso fue evaluar su entorno actual. Adaptavist animó a Sun Life a aprovechar la migración como una oportunidad para comprender lo que sus equipos necesitaban realmente (en comparación con lo que habían adoptado de forma natural con el tiempo).
Los flujos de trabajo se normalizaron para reducir al mínimo la complejidad de los datos antes de la migración. El objetivo era agilizar y facilitar todo el proceso de migración, reducir el riesgo de tiempos de inactividad prolongados y garantizar un mejor rendimiento y productividad una vez completada la migración.
Al igual que en el caso de Confluence, la migración se dividió en distintas fases o tandas. A continuación, se encuestó a los usuarios para conocer la mejor forma de configurar Jira Cloud para satisfacer sus necesidades específicas. Se dedicó tiempo suficiente a realizar pruebas rigurosas para asegurarse de que todo estuviera en orden y solucionar cualquier problema que las pruebas detectaran.
Se utilizó la aplicación Asistente de Migración a Jira Cloud para migrar proyectos de forma rápida y precisa. Así se garantizaba que todos los datos y el historial de los usuarios se mantuvieran una vez que terminasen en el nuevo entorno.
Cuando llegaron los equipos tras completar la migración, no notaron mucha diferencia aparte de un nuevo enlace, lo que ha sido una gran victoria. La gente se alegró de ver que el historial y las claves no habían cambiado.
Paul McNally
Responsable de Producto de Jira Cloud en Sun Life
La eficiencia y la colaboración se disparan con Atlassian Cloud
Desde que migró sus soluciones de Atlassian a la nube en colaboración con Adaptavist, Sun Life comenzó a notar mejoras diarias en la forma de trabajar de los equipos. Gracias al fácil acceso a los proyectos y espacios de Jira y Confluence en el entorno de la nube, los equipos de toda la organización tienen más facilidades para colaborar, elaborar estrategias e innovar. Pueden trabajar de forma más eficaz y rápida, lo que les permite centrarse en objetivos estratégicos de alto nivel.
La migración a Jira Cloud ya ha supuesto un ahorro de tiempo suficiente para cubrir el 94 % de los costes de licencia, mientras que el Cloud de Confluence se ha traducido en un aumento del 80 % en la eficiencia del trabajo. En conjuntos, los usuarios han declarado una satisfacción masiva del 97 % con Atlassian Cloud.
Estas eficiencias y relaciones mejoradas supondrán un paso importante en el proceso de transformación digital de Sun Life. Un entorno de trabajo más ágil y colaborativo sentará las bases para una mayor agilidad empresarial, lo que les permitirá responder con mayor agilidad a las demandas dinámicas de los clientes y mantener su ventaja competitiva a largo plazo.
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